Для частини JDG обов’язковий електронний облік прибуткового податку починається з 2026 року. Насамперед це стосується підприємців, які розраховують VAT щомісяця. Для решти, зокрема квартальних платників VAT, наступний етап починається з 2027 року. За підсумками відповідного року дані потрібно передати податковій у файлах JPK.
Якщо ви вже щомісяця надсилаєте JPK_V7, це ще не означає, що новий обов’язок виконано. Той файл стосується VAT. Для прибуткового податку передають відомості з книги доходів і витрат або іншого обліку, який веде ваша JDG.
Спершу з’ясуйте, яку книгу веде бухгалтер
Назва JPK_PD об’єднує кілька видів файлів. Власникові невеликої JDG зручніше почати з назви власного обліку, а вже потім шукати потрібний файл у програмі.
Якщо ви працюєте за податковою шкалою або лінійним податком і ведете KPiR — podatkową księgę przychodów i rozchodów, електронний файл цієї книги називається JPK_PKPIR. У ньому передають дані обліку доходів і витрат.
Для підприємницького ryczałt ведуть ewidencję przychodów. Її файл — JPK_EWP. Він має відповідати записам надходжень і застосованим ставкам. Відомості про основні засоби та нематеріальні активи для цих видів обліку охоплює структура JPK_ST.
JDG може вести й повні бухгалтерські книги — księgi rachunkowe. Для них передбачені JPK_KR_PD та JPK_ST_KR. Сам статус одноосібного підприємця не визначає структуру: потрібна відповідь, які саме книги ведуться у вашому випадку.
Перелік п’яти структур, порядок упровадження та інструменти подання зібрані на офіційній сторінці MF про JPK_PD. Це файли з визначеним набором електронних полів. Скан книги або PDF із програми не є їх заміною.
Чому дві JDG можуть почати в різні роки
Умовний приклад: двоє підприємців ведуть KPiR. Перший розраховує VAT щомісяця й подає JPK_V7M, другий користується квартальним порядком із JPK_V7K. Вид книги в них однаковий, але за загальним графіком упровадження для першого потрібен електронний облік уже за 2026 рік, для другого — за 2027-й.
Плутанину викликає те, що при квартальному VAT частину обліку JPK_V7K також передають щомісяця. Через це підприємець може відповісти «так» на запитання, чи надсилає JPK кожного місяця. Для визначення етапу впровадження потрібно дивитися на режим розрахунку VAT, а не лише на частоту відправлень.
Для решти платників PIT, яких не охоплює попередній етап, загальний початок — 2027 рік. Якщо посеред року змінювався статус VAT, з’явився обов’язок подавати місячний файл або змінювалися книги, бухгалтерові потрібні точні дати цих подій. Висновок лише за сьогоднішнім статусом може пропустити обов’язок, який уже виник.
Коли передавати готовий файл
Для KPiR і ewidencji przychodów JPK за підсумками року подають у строк, пов’язаний із річною декларацією PIT. Зокрема, для обліку за 2026 рік загальний граничний день — 30 квітня 2027 року. Це не означає, що книгу можна весь 2026 рік вести довільно, а оцифрувати лише наприкінці квітня: обов’язок охоплює саме ведення обліку у відповідному році.
Окрему увагу варто звернути на повідомлення про липневий строк. Із 1 липня 2026 року набрали чинності зміни для повних бухгалтерських книг. Для платників PIT із такими книгами строк їх передавання встановлено до 31 липня після завершення податкового року, з урахуванням загальних правил перенесення неробочих днів.
Цю зміну не можна переносити на звичайну KPiR або ewidencję przychodów. І вона не переносить автоматично строк самої річної декларації PIT. Тому в календарі мають бути окремі дати для декларації та для тих облікових файлів, які ви зобов’язані подати.
Що варто узгодити з бухгалтером до закриття року
Почніть із простого запитання: чи програма, у якій уже ведеться ваш облік, створює потрібні структури JPK_PD. Наявність у ній кнопки «JPK» ще нічого не пояснює: це може бути лише експорт VAT або іншого виду книги.
Далі домовтеся про весь шлях файла — від записів до підтвердження прийняття:
- Хто перевіряє, з якого року обов’язок поширюється на вашу JDG.
- Хто звіряє записи книги, ставки та перелік основних засобів.
- Хто створює, підписує й надсилає кожен файл.
- Де зберігатимуться подана версія та UPO.
- Хто готуватиме виправлення, якщо після подання знайдеться помилка.
Ці дії варто включити в домовленість про бухгалтерське обслуговування. Вона особливо потрібна, коли одна фірма веде поточний облік, а річне закриття ви замовляєте окремо. Інакше обидві сторони можуть очікувати, що подання виконає інша.
Для перевірки можливостей програми можна заздалегідь підготувати пробний експорт фактичних записів. Його не потрібно надсилати податковій як завершений річний файл. Мета — побачити, яких даних бракує та чи проходить файл технічну перевірку.
Які помилки в обліку краще знайти завчасно
Насамперед перегляньте дати операцій, номери документів, дані контрагентів і коригування. Якщо виправлена фактура є в пошті, але не дійшла до бухгалтера, програма експортує старі записи. Технічно справний файл може містити неправильний податковий облік.
На ryczałt окрема зона уваги — класифікація надходжень за ставками. Коли підприємець має кілька видів послуг, загальна місячна сума в банківській виписці не показує, до якої ставки належить кожна операція. Для електронного реєстру цей розподіл має бути підготовлений в обліку.
Звірте також основні засоби: придбання, введення у використання, зміни вартості, амортизацію та вибуття — у тому обсязі, якого потребує ваш режим. Сам список назв «ноутбук, автомобіль, обладнання» не дає всіх даних для відповідного реєстру.
Суми у VAT та прибутковому обліку не завжди однакові. Причиною можуть бути різні моменти визнання операції або правила врахування витрат. Розбіжність потрібно пояснити документами й нормами вашого режиму; підганяти одну книгу під іншу лише заради однакового підсумку не слід.
Підпис, відправлення та підтвердження
Підготовлений файл можна надіслати з програми, якщо вона підтримує цю функцію, або через офіційні інструменти JPK. Спосіб підпису залежить від каналу й особи, яка подає файл; серед доступних варіантів є Profil Zaufany та кваліфікований електронний підпис. Для фізичних осіб передбачено також підпис на основі авторизаційних даних за встановленими умовами.
Якщо файл підписує бухгалтер, перевірте його повноваження. Із 16 червня 2026 року UPL-1 охоплює також підписання JPK_PD. Потрібно переконатися, що уповноваження оформлено для потрібної людини й воно чинне на момент подання.
Після відправлення дочекайтеся результату обробки та збережіть UPO — підтвердження прийняття. Файл із помилкою або лише номер відправлення не закриває цю дію. Після коригування в архіві мають залишитися виправлена версія та підтвердження саме її подання.
Закриття діяльності протягом року також потрібно врахувати в плані JPK. Якщо обов’язок щодо цього обліку вже виник, ліквідація JDG не прибирає його. До завершення договору з бухгалтером узгодьте, хто подасть річні файли та відповідатиме на можливі запити про них.
Можна читати далі
- Як відкрити JDG у Польщі — базові рішення щодо підприємницької діяльності.
- Яку декларацію PIT обрати — відмінність річної форми від облікових файлів.
Денис Галандзовський — український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном.