Після відправлення JPK_V7 збережіть підтвердження прийняття й звірте, за який період подано файл. Помилку у фактурі або пропущений продаж система може не виявити: відповідальність за зміст обліку залишається.
Докладніше дивіться в матеріалі «Помилка у фактурі».
JPK_V7 містить реєстр VAT та деклараційну частину. Для квартального розрахунку ці частини мають різний графік. Нижче — що звіряти перед поданням і як діяти, коли помилку знайшли пізніше.
Щомісячний реєстр при місячному та квартальному VAT
За місячного розрахунку VAT застосовують JPK_V7M: реєстр і деклараційні показники передають за місяць. За належно вибраного та дозволеного квартального розрахунку застосовують JPK_V7K, але реєстрові дані все одно надсилають щомісяця.
За перший і другий місяць кварталу передається відповідна реєстрова частина. За третій — реєстр цього місяця разом із деклараційною частиною за квартал. Тому фраза «я звітую щокварталу» не означає, що до завершення кварталу можна не передавати бухгалтеру документи.
Загальний строк — до 25-го числа наступного місяця, з урахуванням вихідних і свят. Право на квартальний розрахунок потрібно перевіряти окремо: статус малої JDG не робить його автоматично доступним. Для нового активного платника можуть діяти обмеження.
Для періодів від лютого 2026 року застосовуються структури JPK_V7M(3) та JPK_V7K(3). Попередній період виправляють за структурою, яка йому відповідає. Чинні схеми та інструкції розміщені в офіційних матеріалах JPK_VAT.
Що звірити до формування файлу
Порівняйте реєстр продажів із фактично виконаними операціями, фактурами та касовими документами. Для покупок перевірте, що кожен запис має підставу для відрахування VAT і належить до правильного періоду. Дата оплати не є єдиним критерієм для всіх операцій.
- Чи не внесено одну фактуру двічі — з KSeF та з електронної пошти?
- Чи правильно враховано корекції продажів і покупок?
- Чи є імпорт послуг, закордонні продажі або інші операції, які не виглядають як звичайна польська фактура?
- Чи відокремлено особисті покупки та частини, що не дають права на відрахування?
- Чи пояснено незвичайні суми, аванси та розрахунки за попередні періоди?
Для контрольного прикладу візьмемо лише звичайні внутрішні операції: належний VAT із продажів — 2 300 zł, допустимий до відрахування VAT із покупок — 690 zł. Без перенесених сум та інших коригувань різниця становить 1 610 zł. Якщо файл показує інший результат, потрібно знайти конкретний рядок, який його змінює.
Позначення та номери: не заповнювати навмання
GTU, тип документа, позначення процедури та реквізити KSeF застосовують відповідно до змісту операції й чинної структури. Не потрібно ставити будь-який код лише тому, що програма дозволяє його вибрати. Відсутній номер KSeF також має оцінюватися з огляду на законну підставу виставлення документа поза системою.
Узгодьте з бухгалтером, які операції вашої JDG потребують додаткового опису. Наприклад, звичайний коментар «послуга» не пояснює, чи стосується вона спеціальної категорії. Якщо інформацію знаєте тільки ви, автоматичне завантаження фактур не замінить її передання.
У коректному файлі можуть бути документи поза KSeF: це залежить від періоду, винятку та виду документа. Помилково вимагати номер KSeF від кожної іноземної фактури або водночас вважати всі фактури без цього номера недійсними.
UPO та фактична сплата
Після надсилання перевірте остаточний статус обробки й отримайте UPO. Номер відправлення або екран із повідомленням «у черзі» не замінює підтвердження прийняття. Збережіть XML, UPO та короткий підсумок розрахунку за той самий період.
Попросіть бухгалтера вказати суму до сплати, строк, період і податковий символ платежу. Сам JPK_V7 не здійснює переказ із вашого рахунку. Якщо сплата вже відбулася, звірте, чи її правильно зараховано, особливо коли раніше існували недоплати.
Для підприємця, який продовжує звичайну активну діяльність, відсутність продажів у конкретному місяці зазвичай не скасовує звітності. Повне зупинення діяльності має окремі правила та винятки. Нульовий продаж і призупинена JDG — різні ситуації.
Як виправляти помилку
Спочатку визначте, що змінилося: тільки дані реєстру, тільки деклараційний підсумок чи обидві частини. Наприклад, виправлення ідентифікатора контрагента може не змінювати податок, а пропущений продаж може впливати й на реєстр, і на суму зобов’язання.
Корекція не повинна бути файлом лише з одним виправленим рядком замість повних належних даних відповідної частини. Підготуйте її за чинною інструкцією для періоду й типу JPK, перевірте підсумки та збережіть нове UPO. Первісну версію теж варто залишити в історії.
Стаття 109 закону про VAT передбачає 14 днів на корекцію реєстру від виявлення помилки чи зміни даних. Якщо податкова надіслала спеціальне wezwanie щодо помилок, які заважають перевірці операцій, діє окремий 14-денний строк від вручення для корекції або належних пояснень.
Можлива санкція 500 zł за відповідну помилку не є автоматичною платою за кожну описку у файлі: закон пов’язує її з установленою процедурою, невиконаною вимогою та рішенням органу. Для фізичної особи також є правило щодо відповідальності за той самий вчинок за податково-кримінальними нормами. Умови містить стаття 109 закону про VAT.
Якщо корекція збільшує податок, перевірте доплату та відсотки. Виправлення технічного файла не усуває автоматично наслідків прострочення платежу. Наприкінці звірте, чи та сама помилка не повторилася в сусідніх місяцях.
Якщо бухгалтер говорить також про JPK_PKPIR чи JPK_EWP, це окремі файли для прибуткового податку. Їхня періодичність і строки не збігаються автоматично з JPK_V7.
Можна читати далі
- Як відкрити JDG — основні організаційні обов’язки.
- Подання річного PIT — інша звітність, яку не замінює JPK_V7.
Денис Галандзовський — український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном.