У KSeF фактура проходить через систему й отримує її номер. PDF, який бачить клієнт, може бути лише представленням даних; його наявність ще не показує, що необхідний документ надіслано до KSeF.
Для JDG практичні питання такі: з якої дати потрібно виставляти фактури через систему, чи доступне перехідне полегшення 2026 року та хто має доступ до вхідних документів. Відповіді потрібні і власнику, і бухгалтеру.
Дати переходу та винятки для фактур
Обов’язкове виставлення фактур запроваджено поетапно: з 1 лютого 2026 року для підприємців, чиї продажі з VAT за 2024 рік перевищили 200 млн zł, та з 1 квітня 2026 року для решти охоплених обов’язком платників. До кінця 2026 року діє перехідне полегшення для невеликих сум фактур.
Звільнення від VAT за малим оборотом не означає загального звільнення від KSeF. Система охоплює також відповідні фактури підприємців зі звільненням. Водночас існують винятки за видом операції та статусом учасника: наприклад, споживчі фактури B2C не підпадають під загальний обов’язок.
Для іноземного клієнта перевіряють обов’язок польського продавця та окремий спосіб передання покупцю документа. Те, що замовник не має польського доступу до KSeF, не є універсальною підставою обійти систему. Календар і законодавчі підстави наведені на офіційній сторінці KSeF.
Як працює межа 10 000 zł у 2026 році
До 31 грудня 2026 року можна користуватися передбаченим перехідним правилом і виставляти відповідні фактури поза KSeF, поки їхня місячна вартість продажів разом із VAT не перевищує 10 000 zł. До цього підрахунку входять саме фактури, які інакше потрібно було б виставляти в KSeF. Це не весь оборот підприємця і не залишок грошей на рахунку.
Міністерство окремо виключає з цього підрахунку споживчі фактури та документи, для яких діють інші тимчасові винятки, зокрема визначені фактури з кас. Не додавайте стару умову «не більш як 450 zł за кожну фактуру»: вона не є загальною умовою цього полегшення.
Припустімо, сума охоплених фактур за місяць становить 8 000 zł brutto, а наступна — 3 000 zł. Саме фактуру на 3 000 zł вже потрібно виставити в KSeF. Після перевищення обов’язок поширюється й на наступні відповідні фактури. Якщо наступного місяця сума зменшиться, повернутися до цього полегшення не можна.
У підрахунку враховується місяць виставлення фактури. Офіційні приклади й винятки зібрані в роз’ясненні про межу 10 000 zł. Із 1 січня 2027 року цей тимчасовий механізм закінчується, тому програму та доступ краще підготувати завчасно.
Доступ власника й бухгалтера
Оберіть підтримуваний спосіб входу до KSeF 2.0 та перевірте, що працюєте в контексті правильного NIP. Для невеликої кількості документів є безплатні інструменти Міністерства фінансів; можна також використовувати сумісну бухгалтерську програму.
Бухгалтеру надають потрібні повноваження в KSeF. Довіреність UPL-1 для підписання податкових декларацій не замінює автоматично ці права. Узгодьте, чи бухгалтер лише отримує фактури, чи також виставляє їх, і хто контролює повідомлення про помилки.
Не передавайте пароль до банку або особистий засіб підпису замість налаштування повноважень. Після завершення співпраці перевірте доступ у самій системі та інтеграції програми. Припинення договору з бухгалтерією не завжди автоматично прибирає технічні права.
Як отримати вхідну фактуру й передати її бухгалтеру
Увійдіть у KSeF у контексті NIP своєї JDG та відкрийте вхідні фактури. Доступ має власник або уповноважена особа. Звірте продавця, свій NIP, дату, предмет покупки й суми з реальною операцією.
Передайте бухгалтеру документ через узгоджену програму або завантажте структурований файл; для читання можна сформувати PDF. Збережіть зв’язок із номером KSeF, щоб той самий документ не потрапив до обліку ще раз після листа від продавця. Порядок доступу й отримання пояснено в офіційних відповідях KSeF.
Якщо фактури немає, попросіть продавця перевірити прийняття документа системою та NIP покупця. Якщо вона є, але покупка не ваша, повідомте продавця й бухгалтера. Сам факт отримання фактури не означає, що її потрібно оплачувати або включати до податкових витрат.
Виставлення: від чернетки до прийнятого документа
- Перевірте покупця, NIP, опис операції, дати, суми та податкові позначення.
- Створіть фактуру у форматі, який підтримує чинна структура KSeF.
- Надішліть файл і перевірте результат обробки.
- Збережіть номер KSeF та підтвердження прийняття, зв’язавши їх із власним номером фактури.
- Передайте клієнту документ у належний спосіб, якщо потрібне надання поза системою.
Відхилений файл не має статусу успішно прийнятої фактури в KSeF. Виправте причину відхилення й повторіть належне надсилання. Не плутайте таку технічну помилку з виправленням уже прийнятого документа: для нього зазвичай потрібна фактура-корекція.
Власний номер фактури й номер KSeF — різні реквізити. Для звірки із замовленнями бухгалтерії потрібні обидва. PDF є зручним поданням даних для людини, проте не замінює структурованого документа та підтвердження його обробки.
Як діяти без інтернету та при помилці в прийнятій фактурі
Режим offline24 дозволяє виставити фактуру за встановленими правилами поза поточним онлайн-з’єднанням і передати її до KSeF не пізніше наступного робочого дня. Це не дозвіл зберігати PDF до кінця місяця. Для відповідного надання поза системою застосовуються вимоги до QR-кодів та сертифіката.
Докладніше дивіться в матеріалі «Помилка у фактурі».
Офіційно оголошена аварія KSeF або його технічна недоступність має власні правила. Не визначайте режим лише зі слів «сайт не відкривається»: спочатку перевірте повідомлення системи та можливості вашої програми. Умови звичайного offline24 пояснені в інструкції Міністерства фінансів.
Прийняту фактуру не можна відредагувати або видалити з KSeF. Помилку виправляє продавець фактурою-корекцією, пов’язаною з первісним документом. Для помилки в ціні чи кількості коригують відповідні дані; покупець сам не переписує отриману фактуру.
Якщо через неправильний NIP фактура пішла іншому покупцю, порядок інший: продавець виставляє корекцію до нуля для помилкового документа та нову фактуру з правильним покупцем. Таку послідовність прямо описує підручник KSeF 2.0, розділи 1.6.3–1.6.4. Заміна однієї цифри в локальній копії PDF проблему не вирішить.
KSeF не подає за підприємця JPK_V7 і не перераховує автоматично PIT. Узгодьте з бухгалтером дату, до якої передаєте пояснення до документів, а також спосіб позначення особистих покупок і помилково отриманих фактур. Наявність документа в системі сама по собі не доводить право на податкове відрахування.
Можна читати далі
- Як відкрити JDG — вихідні реєстраційні питання.
- Twój e-PIT для українця — окрема процедура подання річної декларації.
Денис Галандзовський — український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном.