Роботодавець не видав PIT-11: як подати декларацію без документа?

Людина працювала в Польщі майже весь рік, а наприкінці лютого не отримала від роботодавця PIT-11. Бухгалтерія не відповідає, агенція змінила адресу, а колишній керівник каже, що «все має бути в системі».

До завершення строку подання декларації залишається кілька днів. Виникає спокуса нічого не подавати й чекати, поки роботодавець нарешті надішле документ.

Це помилка. Відсутність PIT-11 не скасовує доходу та не звільняє працівника від річного розрахунку. Спочатку потрібно з’ясувати, чи роботодавець не передав копію лише працівникові, чи взагалі не повідомив про дохід податкову.

Коли роботодавець повинен передати PIT-11

За загальним правилом роботодавець або інший польський платник передає PIT-11:

• до податкової — до кінця січня наступного року;
• працівникові — до кінця лютого наступного року.

Якщо останній день строку припадає на суботу або офіційне свято, документ можна передати в найближчий робочий день.

Наприклад, у кампанії за 2025 рік 31 січня та 28 лютого 2026 року припали на суботу. Тому роботодавці мали передати PIT-11 податковій до 2 лютого, а працівникам — до 2 березня.

Паперовий лист — лише один зі способів передання. PIT-11 може чекати:

• в електронному кабінеті працівника;
• у робочій або приватній електронній пошті;
• у повідомленні від бухгалтерської програми;
• у відділенні пошти;
• в особистому кабінеті агенції працевлаштування.

Перед конфліктом із роботодавцем перегляньте папку зі спамом, стару робочу пошту й кадрову платформу. Після звільнення доступ до корпоративного кабінету іноді закривається, хоча документ уже був туди завантажений.

Спочатку відкрийте «Dane źródłowe»

Найважливіша перевірка виконується через e-Urząd Skarbowy. Після входу відкрийте Twój e-PIT, виберіть потрібний рік і перейдіть до розділу «Dane źródłowe».

Там відображаються PIT-11 та інші інформації, які платники передали Krajowa Administracja Skarbowa. Дані оновлюються вночі, тому документ, надісланий роботодавцем із запізненням, може з’явитися наступного дня.

Можливі дві ситуації.

PIT-11 є в «Dane źródłowe». Це означає, що податкова отримала документ, хоча роботодавець не передав працівникові його копію. Дані вже можуть бути використані у підготовленій декларації.

PIT-11 немає також у «Dane źródłowe». Роботодавець міг не надіслати його, подати з неправильним PESEL або зробити це настільки пізно, що система ще не обробила документ.

Як працює підготовлена декларація та де шукати вихідні документи, пояснено в матеріалі про те, як українцю перевірити й подати Twój e-PIT.

Якщо PIT-11 є в системі, але копії немає

Коли дохід видно в «Dane źródłowe», не потрібно відтворювати його за банківськими переказами. Порівняйте дані джерела з договором, розрахунковими листами та підготовленою декларацією.

Зверніть увагу на:

• назву і NIP платника;
• PESEL працівника;
• вид доходу;
• przychód;
• koszty uzyskania przychodów;
• соціальні внески;
• утриманий авансовий податок;
• доходи, звільнені від оподаткування.

Якщо значення виглядають правдоподібно, декларацію можна подати на їхній основі. Одночасно попросіть роботодавця передати вам копію PIT-11 для особистого архіву.

Документ ще може знадобитися під час коригування, перевірки податкової, оформлення кредиту або підтвердження доходів в іншій країні.

Окрему інструкцію щодо звірки сум містить стаття про те, як знайти помилки в PIT-11 перед поданням декларації.

Переконайтеся, що ви мали отримати саме PIT-11

Не кожна людина, яка працювала в Польщі, обов’язково отримує PIT-11. Іноді очікують не той документ.

Українець, який працював за umowa o pracę у польського роботодавця, зазвичай отримує PIT-11 і подає PIT-37. Те саме часто стосується umowa zlecenia, якщо польська компанія утримувала авансовий податок за загальними правилами.

Однак податковий нерезидент, із доходу якого польська компанія утримала 20% фіксованого податку, може отримати IFT-1R. За певних обставин такий дохід не включається до польської річної декларації.

Якщо робота виконувалася для іноземного роботодавця без польського платника або за цивільним договором із приватною особою, PIT-11 також може не бути. Тоді працівник самостійно визначає дохід і зазвичай використовує PIT-36.

Відсутність документа не визначає форму декларації. Значення має те, хто виплачував гроші, де виконувалася робота, чи був польський платник і який податок фактично застосовувався.

Українцям у складнішій ситуації варто звірити її з офіційним податковим довідником для громадян України. У ньому окремо розглядаються польські та іноземні роботодавці, PIT-37, PIT-36 й IFT-1R.

Напишіть роботодавцеві, а не обмежуйтеся дзвінком

Телефонна розмова не залишає доказу. Надішліть короткий лист до бухгалтерії, відділу кадрів і на офіційну адресу компанії.

Temat: Brak informacji PIT-11 za rok [rok]

Dzień dobry,

do dnia dzisiejszego nie otrzymałem(-am) informacji PIT-11 za rok [rok]. Dokument nie jest również widoczny w zakładce „Dane źródłowe” w usłudze Twój e-PIT.

Proszę o potwierdzenie, czy informacja PIT-11 została przekazana do urzędu skarbowego, oraz o przesłanie mi jej kopii.

Proszę również o sprawdzenie, czy w dokumencie wskazano prawidłowy numer PESEL: [numer PESEL].

Z poważaniem,
[imię i nazwisko]
[numer pracownika, jeśli był nadany]

Якщо PIT-11 є в державній системі, але вам не видали копію, змініть відповідне речення в листі. Попросіть лише передати документ та пояснити спосіб його попереднього надсилання.

Збережіть лист і відповідь. Вони підтвердять, що ви намагалися отримати документ до закінчення строку розрахунку.

Які документи зібрати замість PIT-11

Якщо роботодавець не реагує, починайте відновлювати дані. Не відкладайте цю роботу до останнього дня квітня.

Найкориснішими будуть:

• umowa o pracę, umowa zlecenia або інший договір;
• додатки про зміну ставки й робочого часу;
• paski wynagrodzeń за кожний місяць;
• річний або місячний звіт із кадрового кабінету;
• банківські перекази;
• довідка про доходи, видана бухгалтерією;
• інформація про страхування і внески з eZUS;
• листи про премії, лікарняні й остаточний розрахунок після звільнення.

Коли частини документів немає, попросіть бухгалтерію хоча б надати zestawienie wynagrodzeń — річний підсумок зарплати, внесків і авансового податку. Така таблиця не замінює обов’язкового PIT-11, але допомагає правильно скласти декларацію.

Чому банківських переказів недостатньо

На рахунок надходить зарплата netto. У декларації потрібно показати не лише отриману «на руки» суму, а принаймні дохід до утримань, податкові витрати, соціальні внески та авансовий податок.

Один переказ у розмірі 4 100 злотих не пояснює, чи зарплата brutto становила 5 300, 5 500 або іншу суму. Результат залежить від виду договору, PIT-2, пільг, внесків, лікарняних та інших обставин.

Не намагайтеся просто помножити netto на випадковий коефіцієнт із калькулятора зарплати. Навіть правильний калькулятор не знає, які заяви працівник подавав роботодавцеві й що відбувалося в окремих місяцях.

Банківська історія потрібна для перевірки дат і факту виплати. Основні податкові значення краще брати з розрахункових листів або річного бухгалтерського підсумку.

Рахуйте виплати за датою отримання

До річного доходу потрапляють гроші, отримані або надані працівникові в розпорядження протягом конкретного податкового року.

Наприклад, людина працювала до кінця грудня, але останню зарплату отримала 10 січня. Ця виплата переважно належить уже до нового податкового року, хоча робота виконувалася в грудні.

Водночас премія за попередній квартал, виплачена в листопаді, потрапляє до доходу того року, в якому її фактично надали працівникові.

Зробіть власний календар виплат. Для кожного місяця запишіть:

• дату переказу;
• зарплату brutto з розрахункового листа;
• оподатковуваний przychód;
• соціальні внески працівника;
• витрати отримання доходу;
• утриману zaliczkę na podatek;
• netto, яке надійшло на рахунок.

Остання колонка потрібна для контролю. Якщо brutto, внески, податок і netto не складаються в зрозумілий розрахунок, дані потрібно уточнювати, а не переносити до декларації навмання.

Як визначити przychód і koszty

Для umowa o pracę відправною точкою буде оподатковуваний прихід, показаний у розрахункових листах. Це не завжди проста сума договірних ставок: до неї можуть входити премії, доплати та інші оподатковувані виплати.

Потім застосовуються koszty uzyskania przychodów. Для одного трудового відношення за 2025 рік стандартний річний максимум становив 3 000 злотих. Для працівника, який проживав в іншому населеному пункті, ніж місце роботи, за виконання умов міг застосовуватися максимум 3 600 злотих.

При кількох роботодавцях діють окремі загальні ліміти. Не можна без перевірки додати максимальні витрати від кожної фірми.

За umowa zlecenia часто застосовуються витрати 20% від доходу, зменшеного на соціальні внески, які стосуються цієї виплати. Однак пільги, авторські права та інші обставини можуть змінити розрахунок.

Якщо немає розрахункових листів, а роботодавець не надає жодних даних, безпечніше звернутися до Krajowa Informacja Skarbowa або податкового консультанта. Неточний прихід може вплинути не лише на податок, а й на право на пільги.

Як з’ясувати соціальні внески

В eZUS можна побачити платника, періоди страхування, підстави та інформацію про внески. Це допомагає перевірити, чи роботодавець узагалі реєстрував працівника.

Не переносіть до декларації всю суму витрат роботодавця на ZUS. Частину внесків фінансує компанія, а частину — працівник. Для податкового розрахунку значення має саме належна до врахування частина внесків працівника.

Якщо в eZUS немає роботодавця, з яким була підписана umowa o pracę, проблема виходить за межі PIT-11. Порядок перевірки описаний у статті про те, як з’ясувати, чи роботодавець легально оформив українця.

Як подати декларацію через Twój e-PIT без документа

Відкрийте підготовлену декларацію й подивіться, чи врахований спірний роботодавець. Якщо PIT-11 не передано державі, цього доходу, найімовірніше, не буде й у річному розрахунку.

Відсутній дохід потрібно додати вручну до відповідної категорії. Для звичайної роботи у польського платника це може бути:

• stosunek pracy — трудові відносини;
• działalność wykonywana osobiście — зокрема відповідні umowy zlecenia;
• prawa autorskie або інша категорія, якщо саме такою була правова підстава виплати.

Не обирайте категорію за назвою, яка просто здається найближчою. Договір і фактичний характер виплати повинні відповідати обраному розділу.

Внесіть відновлені значення przychód, koszty, składki społeczne та pobrane zaliczki. Перегляньте підсумок і порівняйте його з власною таблицею.

Після надсилання завантажте UPO. Збереження чернетки без UPO не підтверджує подання декларації.

PIT-37 чи PIT-36 без PIT-11

Якщо польський роботодавець був зобов’язаний діяти як платник, але не виконав обов’язку передати PIT-11, це саме по собі не перетворює звичайний трудовий дохід на PIT-36. Для доходів через польського платника найчастіше використовується PIT-37.

PIT-36 може знадобитися, коли дохід отримано без посередництва платника. Наприклад, від іноземного роботодавця без польського закладу або за цивільним договором із приватною особою.

Коли людина має одночасно доходи, що належать до PIT-37, і доходи, які потрібно показати в PIT-36, вона подає один PIT-36 з усіма відповідними сумами.

Якщо ви не впевнені у формі, не орієнтуйтеся лише на те, яку декларацію автоматично показав сервіс. Twój e-PIT не бачить доходів, про які державі ніхто не повідомив.

Що робити, якщо роботодавець утримував податок

У розрахунковому листі зазвичай видно позицію zaliczka na podatek. Це сума, яку роботодавець утримав під час виплати зарплати.

Якщо PIT-11 немає, але авансовий податок показаний у кожному розрахунковому листі, зберіть ці значення за рік. Не підміняйте їх приблизною сумою, отриманою з онлайн-калькулятора.

Відсутність PIT-11 може супроводжуватися іншою проблемою: роботодавець утримував гроші із зарплати, але не виконував своїх обов’язків перед державою. Таку ситуацію потрібно письмово повідомити податковій, додавши копії документів про нарахування.

Коли невідомо, чи податок справді утримували, краще отримати індивідуальне пояснення в податковій. Самостійно записана непідтверджена zaliczka може створити штучне повернення податку.

Куди повідомити про відсутність PIT-11

Офіційна інструкція KAS дозволяє повідомити про невиконання роботодавцем обов’язку:

• письмово до податкової за місцем проживання;
• за цілодобовим телефоном 800 060 000;
• електронною поштою на powiadomKAS@mf.gov.pl;
• через електронну форму Krajowego Telefonu Interwencyjnego KAS.

У повідомленні вкажіть назву роботодавця, NIP, період роботи, свої дані, дату звернення до бухгалтерії та те, що PIT-11 немає також у «Dane źródłowe».

Додайте копію договору і листування, але не надсилайте пароль, банківські коди або дані доступу до державних сервісів.

Невиконання обов’язку передати PIT-11 може спричинити для платника податково-кримінальну відповідальність. Проте повідомлення до KAS не подає декларацію замість працівника. Це дві окремі дії.

Як подати декларацію, якщо роботодавець уже закрив фірму

Ліквідація або банкрутство компанії не стирає отриманої зарплати. Роботодавець, який припиняє діяльність протягом року, повинен подати відповідні податкові документи до дня завершення діяльності.

Спочатку перевірте «Dane źródłowe». Підприємство могло виконати обов’язок перед податковою до закриття, хоча працівник не отримав копії.

Якщо документа немає, використовуйте договори, розрахункові листи, банківські перекази та eZUS. Додаткові документи можуть зберігатися в бухгалтерській компанії, яка обслуговувала колишнього роботодавця, у ліквідатора або керуючого банкрутством.

Не відкладайте розрахунок лише тому, що компанія більше не відповідає на старий номер телефону.

Як діяти після отримання запізнілого PIT-11

Порівняйте PIT-11 з декларацією, яку подали на підставі власних документів. Не дивіться лише на загальну суму доходу. Зіставте також витрати, соціальні внески, звільнені доходи та авансовий податок.

Якщо результат однаковий, подавати коригування лише через появу документа не потрібно. Збережіть PIT-11 у податковому архіві.

Коли значення відрізняються, спочатку встановіть причину. Помилитися міг як роботодавець, так і працівник, який відновлював розрахунок без повних даних.

Якщо річна декларація потребує зміни, подайте korekta zeznania. У Twój e-PIT виправлені роботодавцем суми можуть не перенестися до коригування автоматично — їх потрібно внести самостійно. Після надсилання збережіть нове UPO.

Якщо строк подання декларації вже минув

Не чекайте наступного року. Перевірте, чи система автоматично прийняла PIT-37, та відкрийте його зміст.

Автоматично подана декларація могла не містити доходу від роботодавця, який не передав PIT-11. У такому разі потрібно подати коригування з відсутніми сумами.

Якщо жодної декларації не подано, надішліть її якнайшвидше. Можливі наслідки прострочення залежать від обставин, тому додатковий порядок варто уточнити в податковій або Krajowa Informacja Skarbowa.

Короткі цитати автора

Відсутній PIT-11 не означає відсутній дохід.

Спочатку з’ясуйте, чи документа немає у працівника, чи його немає також у польської податкової.

Зарплата netto з банківського рахунку не замінює податкового розрахунку.

Скарга на роботодавця не продовжує строк подання річної декларації.

Поширені запитання

Чи можна подати PIT-37 без PIT-11?

Так. Якщо документ не переданий, декларацію складають за наявними договорами, розрахунковими листами, переказами й даними eZUS. Відсутність PIT-11 не звільняє від розрахунку.

Чи достатньо даних у Twój e-PIT?

Якщо PIT-11 є в «Dane źródłowe» та суми відповідають вашим документам, їх можна використати. Якщо платника в системі немає, підготовлена декларація може бути неповною.

Роботодавець обіцяє видати PIT-11 після 30 квітня. Чи можна чекати?

Ні. Обіцянка роботодавця не продовжує строк подання декларації. Розрахуйтеся на підставі доступних даних, а після отримання PIT-11 порівняйте суми й за необхідності подайте коригування.

Чи можна порахувати річний дохід за банківськими переказами?

Перекази допомагають підтвердити дати й суми netto, але не показують окремо прихід, соціальні внески, витрати й авансовий податок. Потрібні також розрахункові листи або бухгалтерська довідка.

Чому замість PIT-11 роботодавець видав IFT-1R?

IFT-1R може видаватися податковому нерезиденту, з доходу якого утримували фіксований податок. Порядок розрахунку залежить від резидентства, виду договору та тривалості перебування в Польщі.

Чи потрібно повідомляти податкову про роботодавця?

Якщо після завершення строку PIT-11 немає у вас і в «Dane źródłowe», про це можна повідомити податкову, KAS або скористатися спеціальною формою. Одночасно потрібно подати власну річну декларацію.

Що робити, коли PIT-11 з’явився після подання декларації?

Порівняйте всі значення. Якщо відрізняється дохід, витрати, внески або податок, подайте korekta zeznania й отримайте нове UPO.

Читайте також

• PIT-11 від роботодавця: як перевірити помилки перед поданням декларації?
• Twój e-PIT для українця: як перевірити й подати декларацію?
• Як перевірити, чи роботодавець легально оформив українця в Польщі?
• Які документи повинен мати українець у Польщі?
• Повернення з Польщі в Україну: які справи потрібно завершити?

Денис Галандзовський
український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном