Після введення електронної адреси роботодавця MOS повинен автоматично надіслати йому посилання на Załącznik nr 1. Якщо листа немає, не потрібно одразу створювати нову заяву або просити компанію підготувати паперовий документ.
Спочатку перевірте адресу, усі папки поштової скриньки, вільне місце та корпоративний антиспам. Саме ці причини Urząd do Spraw Cudzoziemców називає серед найпоширеніших. Якщо лист так і не з’явився, технічну помилку потрібно повідомити на адресу si@udsc.gov.pl.
Відкладати перевірку небезпечно. Без заповненого та підписаного Załącznik nr 1 система не дозволить працівникові відправити заяву на карту побиту.
Коли повинен надійти лист із MOS
Посилання надсилається на адресу, яку іноземець указав під час заповнення заяви. В офіційному FAQ нового порталу MOS зазначено, що повідомлення відправляється одразу після проходження відповідного етапу.
Роботодавець отримує не готовий PDF, а доступ до електронного формуляра. Там потрібно вказати умови працевлаштування, перевірити заяви роботодавця, підписати додаток і відправити його через систему.
Посилання діє 30 днів. Після правильного заповнення та підписання додаток автоматично приєднається до заяви працівника.
Сам працівник отримає повідомлення:
Wniosek jest już możliwy do złożenia.
Лише після цього можна завершити перевірку заяви, підписати її та відправити до воєводського управління.
Перевірте електронну адресу в заяві
Одна неправильна літера достатня, щоб лист пішов не туди. Особливо часто помилки трапляються в довгих корпоративних адресах або доменах, які відрізняються від назви компанії.
Порівняйте адресу в MOS з адресою, яку роботодавець надав письмово. Не перевіряйте її з пам’яті.
Зверніть увагу на:
- зайві пробіли на початку або в кінці;
- крапки, дефіси та нижні підкреслення;
- закінчення домену, наприклад .pl або .com;
- плутанину між літерами та цифрами;
- стару адресу працівника відділу кадрів;
- автоматичну заміну символів телефоном.
Якщо виявили помилку до відправлення заяви, поверніться до чернетки та виправте дані роботодавця. Коли після зміни адреси система не створює нового повідомлення, це вже слід описати технічній підтримці.
Що має перевірити роботодавець у пошті
Звичайного погляду на папку «Вхідні» недостатньо. Корпоративні сервери часто автоматично затримують листи з посиланнями або переносять їх до карантину.
Попросіть роботодавця перевірити:
- Spam, Wiadomości-śmieci та Oferty;
- корпоративний карантин повідомлень;
- правила автоматичного сортування пошти;
- заблоковані повідомлення із зовнішніми посиланнями;
- вільне місце у поштовій скриньці;
- перенаправлення зі старої адреси на нову.
У пошуку пошти варто використати слова «MOS», «Załącznik nr 1» та «cudzoziemcy». Якщо це корпоративна скринька, відділ IT може перевірити журнал вхідних повідомлень і побачити, чи був лист відхилений сервером.
Офіційне Q&A для роботодавців називає серед можливих причин неправильну адресу, переповнену скриньку та антиспам-захист. Тому відповідь «у вхідних нічого немає» ще не доводить, що MOS не відправив повідомлення.
На чию адресу потрібно надсилати посилання
Необов’язково, щоб лист отримав саме директор компанії. Його може спочатку прийняти працівник відділу кадрів або бухгалтер. Офіційна інструкція дозволяє передавати отримане посилання іншій особі.
Водночас підписати додаток повинен той, хто має відповідні повноваження. Це може бути:
- власник jednoosobowa działalność gospodarcza;
- член правління, уповноважений за даними KRS;
- кілька представників компанії за спільної репрезентації;
- повірений із належною довіреністю.
Посилання можна переслати всередині компанії. Але логін, пароль або код підтвердження від Profil Zaufany передавати іншим людям не можна.
Що робити за спільної репрезентації компанії
Якщо за правилами KRS компанію представляють дві людини разом, одного підпису може бути недостатньо. У такій ситуації в заяві можна зазначити більше однієї електронної адреси.
За роз’ясненням Urzędu do Spraw Cudzoziemców, посилання потрібно окремо надіслати кожній особі, яка бере участь у спільній репрезентації. Представники самостійно заповнюють і підписують свої частини.
Тому відсутність листа в директора ще не завжди є помилкою. Спочатку перевірте, чию адресу фактично внесли до MOS і скільки підписантів вимагає KRS.
Куди повідомити про ненадходження посилання
Якщо адреса правильна, скринька працює, а антиспам нічого не заблокував, потрібно звернутися до технічної підтримки Urzędu do Spraw Cudzoziemców.
Для проблем із посиланнями на Załącznik nr 1 офіційно вказана адреса:
У зверненні опишіть проблему так, щоб технічний працівник міг знайти конкретну спробу відправлення. Одного речення «посилання не прийшло» може бути недостатньо.
Варто повідомити:
- ім’я та прізвище заявника;
- номер або ідентифікатор чернетки, якщо він відображається;
- електронну адресу роботодавця, введену в MOS;
- дату та приблизний час відправлення посилання;
- назву роботодавця;
- опис уже виконаних перевірок;
- знімок екрана зі статусом заяви або помилкою.
Не додавайте пароль, коди SMS, дані банківського входу або інформацію для авторизації через login.gov.pl. Технічній підтримці вони не потрібні.
Зразок листа до технічної підтримки MOS
Temat: Brak wiadomości z linkiem do Załącznika nr 1 w MOS
Dzień dobry,
podczas wypełniania wniosku w systemie MOS wskazałem adres e-mail pracodawcy: [adres]. Wiadomość z linkiem do Załącznika nr 1 nie została doręczona.
Pracodawca sprawdził skrzynkę odbiorczą, folder spam, kwarantannę oraz dostępne miejsce. Adres e-mail został zweryfikowany i jest prawidłowy.
Link został wygenerowany dnia [data] około godziny [godzina].
Dane wniosku:
Imię i nazwisko: [imię i nazwisko]
Identyfikator wniosku: [numer, jeśli jest widoczny]
Nazwa pracodawcy: [nazwa firmy]Proszę o sprawdzenie problemu z dostarczeniem wiadomości.
Якщо проблема виникла одразу в кількох працівників тієї самої компанії, варто зазначити це в листі. Це може вказувати на блокування повідомлень корпоративним сервером.
Роботодавець відкрив посилання, але не закінчив формуляр
Załącznik nr 1 не можна частково заповнити, зберегти й продовжити наступного дня. Офіційна інструкція попереджає, що незавершені дані не зберігаються.
Перед відкриттям форми роботодавцеві краще підготувати:
- дані компанії;
- інформацію про представника;
- вид і строк договору;
- посаду та код професії;
- розмір зарплати;
- робочий час або кількість годин;
- місце виконання роботи;
- доступ до способу електронного підпису.
Якщо роботодавець закрив сторінку посеред заповнення, доведеться почати формуляр спочатку. Саме посилання можна відкрити повторно, доки воно залишається активним і додаток не був остаточно підписаний та відправлений.
Посилання показує, що додаток уже заповнений
Така помилка може з’явитися в компанії, яка готує документи одразу для кількох іноземців. Після завершення першого додатка браузер продовжує використовувати попередню сесію і неправильно відкриває наступне посилання.
Urząd do Spraw Cudzoziemców рекомендує спочатку очистити пам’ять браузера. Можна також закрити всі вкладки MOS і спробувати відкрити посилання в іншому браузері або приватному вікні.
Якщо це не допомогло, помилку потрібно описати на si@udsc.gov.pl. До листа додайте скриншот повідомлення та зазначте, що компанія оформляє додатки для кількох працівників.
Чи можна надіслати роботодавцеві паперовий Załącznik nr 1
Для нової заяви в MOS паперова форма не замінює електронного додатка. Так само не підійде скан документа з рукописним підписом.
За офіційною інформацією для роботодавців, формуляр заповнюється онлайн і підписується через MOS. Без цієї дії працівник не може завершити подання.
Не можна також завантажити чернетку заяви та відправити її до воєводи звичайною електронною поштою або через e-Doręczenia. Така відправка не замінює подання в MOS.
Як зрозуміти, що додаток уже підписаний
Після завершення дій роботодавцем працівник повинен отримати електронне повідомлення про можливість подання заяви. Крім того, зміниться стан чернетки в особистому кабінеті.
Не покладайтеся тільки на слова роботодавця «ми все зробили». Відкрийте свою заяву і перевірте, чи MOS справді дозволяє перейти до підписання та відправлення.
Якщо система дає можливість завантажити підписаний документ, можна додатково перевірити електронний підпис роботодавця на PDF. Особливо це корисно, коли документ підписували представники компанії за складними правилами репрезентації.
Чи справді роботодавець не отримав лист
Технічні помилки трапляються. Проте іноді фраза «нічого не приходило» використовується, щоб відкласти незручну розмову про карту побиту.
Попросіть роботодавця:
- підтвердити правильність адреси;
- перевірити спам і корпоративний карантин;
- надіслати коротку відповідь після перевірки;
- назвати людину, яка відповідатиме за заповнення додатка.
Якщо підтримка підтверджує відправлення, а компанія продовжує уникати формуляра, проблема може бути вже не технічною. У такій ситуації прочитайте, що робити, коли роботодавець не хоче підписувати Załącznik nr 1.
Не плутайте строк посилання зі строком чернетки
Посилання, надіслане роботодавцеві, діє 30 днів. Робоча версія заяви в кабінеті MOS зберігається протягом 45 днів від останньої зміни.
Це два різні строки. Наявність чернетки не продовжує строк посилання для роботодавця, а активне посилання не означає, що заяву вже подали.
Якщо строк посилання закінчився і MOS не показує зрозумілої можливості сформувати нове, зверніться до технічної підтримки. Не намагайтеся відправити старий PDF іншим каналом.
Що робити, якщо закінчується легальне перебування
Не чекайте відповіді технічної підтримки мовчки, якщо до закінчення візи, безвізу або іншої підстави залишилося кілька днів. Повідомте про терміновість у темі листа та збережіть підтвердження звернення.
Чернетка в MOS не є поданою заявою. Подання підтверджують статус «przesłany» і Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Поки роботодавець не підписав додаток, отримати UPO неможливо.
Якщо виникає ризик пропустити останній день легального перебування, варто звернутися до юриста або безкоштовного консультаційного пункту. Технічне звернення показує, що ви повідомили про проблему, але саме по собі не замінює подання заяви.
Перед початком процедури корисно також перевірити загальні вимоги до карти побиту через роботу. Навіть після отримання посилання дані в додатку повинні відповідати фактичній зарплаті та договору.
Короткі цитати автора
«Якщо роботодавець не бачить листа у “Вхідних”, це ще не означає, що MOS його не відправив. Спочатку потрібно перевірити спам, карантин і корпоративні фільтри».
«Посилання на Załącznik nr 1 діє 30 днів, але жодного дня з цього строку не варто витрачати на усні обіцянки перевірити пошту пізніше».
«Чернетка заяви не легалізує перебування. Потрібні фактичне відправлення, статус “przesłany” та UPO».
Поширені запитання
Куди писати, якщо посилання з MOS не надійшло?
Urząd do Spraw Cudzoziemców рекомендує повідомляти про таку технічну проблему на адресу si@udsc.gov.pl.
Через скільки часу повинен прийти лист?
Офіційний FAQ вказує, що посилання надсилається одразу. Фактичне доставлення може затримуватися поштовим сервером або антиспам-системою.
Скільки діє посилання для роботодавця?
Посилання залишається чинним протягом 30 днів.
Чи можна переслати посилання директору або бухгалтеру?
Так, посилання дозволено передавати. Остаточний підпис повинна поставити людина, яка має право діяти від імені роботодавця.
Чи можна зберегти наполовину заповнений Załącznik nr 1?
Ні. Частково введені дані не зберігаються. Роботодавцеві краще заздалегідь підготувати інформацію та доступ до електронного підпису.
Що робити, якщо посилання відкрило чужий додаток?
Закрийте MOS, очистьте кеш браузера та відкрийте правильне посилання повторно. Якщо помилка залишається, надішліть її опис і скриншот на si@udsc.gov.pl.
Чи можна замість посилання відправити скан підписаного додатка?
Ні. Додаток, який вимагає підпису роботодавця, повинен бути електронно заповнений, підписаний і переданий через MOS.
Денис Галандзовський
український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном