Щоб підписати Załącznik nr 1 у MOS, роботодавець відкриває посилання з електронного листа, заповнює відомості про компанію та запропоновану роботу й завершує електронне підписання. Після цього працівник може перейти до подання своєї заяви. Саме повідомлення від роботодавця «додаток готовий» ще не означає, що заяву вже отримав воєвода.
Ця інструкція стосується стандартного оформлення додатка до нової заяви про тимчасове перебування і роботу. За інформацією Управління у справах іноземців, із 27 квітня 2026 року такі заяви подають через MOS, а роботодавець оформлює свій додаток онлайн. Для доповнення вже відкритої справи потрібно виконувати вказівки управління, яке її розглядає.
Домовтеся, хто готує дані та хто підписує
Працівникові зручно узгодити з відділом кадрів одну відповідальну людину: хто перевірить умови договору, кому надійде посилання і коли буде доступний підписант. Це допомагає уникнути ситуації, коли бухгалтер уже почав заповнення, але директор ще не погодив зарплату або перебуває без доступу до свого підпису.
Повноваження підписанта перевіряють до початку роботи з формою. Любуське воєводське управління нагадує: для JDG підписує власник, для компанії в KRS діють правила представництва з реєстру, а для spółka cywilna потрібні підписи учасників, якщо договір товариства не встановлює іншого порядку. Компанію також може представляти належно уповноважена особа.
Посада у відділі кадрів сама по собі не пояснює, на якій підставі людина підписує документ. Якщо діє представник за довіреністю, підготуйте підтвердження його повноважень. Не обмежуйтеся усною відповіддю «він завжди підписує такі папери».
Підготуйте документи до відкриття посилання
Покладіть поруч актуальний договір, додаткові угоди та дані роботодавця. Якщо працевлаштування ще планується, спочатку погодьте майбутні умови. Переносити у форму випадкові відомості зі старого додатка іншого працівника ризиковано: у ньому можуть залишитися інша посада, адреса чи робочий час.
Чинний зразок Załącznik nr 1, затверджений розпорядженням від 10 квітня 2026 року, передбачає дані іноземця, роботодавця, а у відповідних випадках — роботодавця-користувача, а також відомості про роботу. Для підготовки перевірте:
- ім’я, прізвище та інші ідентифікаційні дані працівника;
- назву або дані підприємця, адресу, відомості про реєстрацію, NIP і REGON — відповідно до ситуації;
- посаду, професію, основні обов’язки та місце роботи;
- вид договору, робочий час або кількість годин на тиждень;
- винагороду брутто у злотих і період, за який її зазначено;
- запланований період роботи та відповідний вид діяльності за PKD.
Розділ про роботодавця-користувача має значення, зокрема, за роботи через агенцію тимчасового працевлаштування. Дані агенції та підприємства, де фактично виконується робота, не варто механічно міняти місцями.
Відкрийте форму з листа MOS
Працівник зазначає електронну адресу роботодавця під час підготовки заяви. На неї система надсилає посилання на відповідний додаток. Роботодавцеві не потрібно входити в особистий кабінет працівника або просити його пароль. Для цього етапу використовується отримане посилання, а підписант підтверджує власну дію своїм електронним підписом.
У Q&A для роботодавців UdSC уточнює: посилання діє 30 днів, його можна передавати іншій особі, але частково заповнений додаток не зберігається для подальшого продовження. Тому дані й доступ до підпису краще підготувати заздалегідь.
Якщо посилання отримав кадровик, а підписує директор, узгодьте роботу так, щоб не довелося передавати незавершену форму. Окрема інструкція пояснює, що перевірити, коли роботодавець не отримав листа з MOS.
Заповніть дані та звірте їх із договором
Переглядайте назву кожного поля й підказку поряд із ним. Однакова цифра може означати зовсім різні умови: місячну зарплату, погодинну ставку або кількість годин. Перевірка потрібна навіть тоді, коли система прийняла значення без повідомлення про помилку.
| Що перевіряєте | Як уникнути розбіжності |
|---|---|
| Договір | Якщо сторони погодили umowa o pracę, не вибирайте umowa zlecenia лише тому, що такий варіант залишився в попередніх нотатках. |
| Винагорода | Наприклад, погоджені 6000 zł brutto на місяць звіряйте саме з місячним брутто, а не із сумою, яка надходить на банківський рахунок. Це умовний приклад запису, а не висновок про відповідність умовам дозволу. |
| Робочий час | Порівнюйте форму з чинною домовленістю, включно з останньою додатковою угодою. |
| Обов’язки | Опишіть фактичну роботу. Не копіюйте красиву назву посади, якщо за нею стоять інші завдання. |
Для професії використовуйте передбачений MOS список класифікації. UdSC не рекомендує обхід через довільне «inne». За безстрокового трудового договору вибирають відповідний тип договору та зазначають передбачуваний період роботи в межах максимального строку тимчасового дозволу — трьох років. Це вказівка до заповнення форми, а не обіцянка видати дозвіл на весь цей час.
Якщо людина переважно працює поза місцезнаходженням роботодавця в різних населених пунктах, офіційне Q&A відсилає до підказки MOS: зазначити населений пункт, де міститься роботодавець. Для роботи в одному визначеному місці не переносіть цю спеціальну підказку автоматично.
Уважно прочитайте заяви роботодавця
Наприкінці роботодавець підтверджує відомості, за які відповідає. Не позначайте відповіді поспіхом за принципом «так форма пропускає далі». Коли є сумнів щодо юридичного змісту конкретного твердження, його потрібно з’ясувати перед підписанням.
Форма враховує правовий статус роботодавця: для фізичної особи та юридичної особи передбачено різні пункти заяви. У випадку JDG Любуське управління окремо радить вибирати варіант «Imię i nazwisko» та вказувати дані підприємця відповідно до CEIDG. Неправильний вибір типу роботодавця може вивести неналежний набір заяв.
Підпишіть додаток і перевірте завершення
За офіційною інструкцією UdSC, додаток можна підписати підписом з Profil Zaufany, особистим підписом — podpis osobisty — або кваліфікованим електронним підписом. Пройдіть підписання за вказівками системи та переконайтеся, що дію завершено. Скан рукописного підпису не виконує цей електронний крок.
За спільного представництва компанії працівник має надіслати окреме посилання кожному потрібному підписантові. Кожен окремо заповнює і підписує додаток. Не слід очікувати, що перша людина збереже половину форми для другої. Довіреність передають працівникові окремо, щоб він долучив її до заяви; форма роботодавця не передбачає додавання такого вкладення.
Згідно з офіційним FAQ MOS, після завершення потрібного додатка працівник отримує повідомлення «Wniosek jest już możliwy do złożenia». Тоді він перевіряє власну заяву, підписує її та надсилає. Після відправлення слід перевірити статус «przesłany» і зберегти UPO — офіційне підтвердження отримання. Готовність до подання та саме подання — два послідовні етапи.
Поширені запитання
Чи можна доручити все бухгалтеру?
Бухгалтер може допомогти підготувати дані. Для підписання потрібні повноваження діяти від імені роботодавця. Заздалегідь визначте, хто відповідає за остаточний зміст і хто його підписує.
Роботодавець надіслав мені PDF. Чи цього досить?
Для нової заяви потрібне завершення додатка через MOS. Самостійно отриманий файл не доводить, що цей етап пройдено. Якщо PDF потрібен у подальшому листуванні з управлінням, окремо перевірте, чим скан підпису відрізняється від підписаного електронного документа.
Чи гарантує підписаний додаток позитивне рішення?
Ні. Він дозволяє завершити відповідний етап подання. Воєвода ще перевірятиме заяву, документи та підстави для дозволу. До надсилання варто усунути розбіжності, які вже видно з договору й підготовлених даних.
Можна читати далі
- Що робити, якщо роботодавець не підписує Załącznik nr 1
- Як діяти, коли посилання з MOS не надійшло
- Як перевірити електронний підпис роботодавця на PDF
Денис Галандзовський — український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном.