Дистанційна робота з Польщі на українську компанію: де платити податок?

Зарплата надходить у гривнях на українську картку, договір укладений із компанією в Києві, а робочий день проходить за ноутбуком у Кракові. Здається, що податки в такій ситуації повинні залишатися в Україні. Проте для польської податкової важливе не лише місце реєстрації роботодавця.

Головне питання звучить інакше: де людина фізично виконує роботу. Якщо працівник місяцями працює з квартири у Польщі, його зарплата за певних умов підлягає оподаткуванню саме тут — навіть коли гроші не заходять на польський банківський рахунок.

Водночас правило не однакове для всіх. Має значення податкове резидентство, кількість днів у Польщі, вид договору та наявність у роботодавця польського представництва.

Коротка відповідь: де платити податок

Якщо ви стали податковим резидентом Польщі та дистанційно працюєте з її території за трудовим договором з українською компанією, зарплату зазвичай потрібно оподатковувати в Польщі.

Українська компанія, яка не має в Польщі підприємства або зареєстрованого платника, переважно не утримує польські авансові платежі. Працівник сам переводить дохід у злоті, розраховує аванси, переказує їх на свій податковий мікрорахунок, а після завершення року подає PIT-36.

Якщо людина залишається податковим резидентом України і перебуває в Польщі не більше 183 днів протягом календарного року, зарплата може оподатковуватися лише в Україні. Але тільки за одночасного виконання ще двох умов, про які йтиметься нижче.

Чому український роботодавець не означає український податок

При найманій праці країна оподаткування визначається не тільки адресою компанії. Важливе місце, де працівник фактично виконує свої обов’язки.

Якщо дизайнер, бухгалтер або програміст щодня працює з Варшави, то робота фізично виконується у Польщі. Український рахунок, розрахунок зарплати у гривнях, корпоративна пошта з доменом .ua або відсутність польських клієнтів цього не змінюють.

Так само не має вирішального значення, де розміщений сервер компанії або де працівник підписав договір. Податкова дивиться на реальну ситуацію, а не лише на реквізити документа.

Зарплата не стає українським доходом тільки тому, що її переказали на українську картку. Для найманого працівника критично важливо, звідки він фактично працював.

Спочатку потрібно визначити податкове резидентство

Польським податковим резидентом за внутрішніми правилами може вважатися людина, яка:

• має у Польщі центр особистих або економічних інтересів; або
• перебуває у Польщі понад 183 дні протягом податкового року.

Достатньо виконання однієї з цих умов. Тому чекати 184-го дня потрібно не завжди. Якщо людина перевезла до Польщі сім’ю, орендує тут постійне житло, навчає дітей у польській школі та фактично організувала тут своє повсякденне життя, центр її інтересів може переміститися раніше.

Україна водночас також може вважати цю людину своїм резидентом. Тоді виникає подвійне резидентство, яке розв’язують за польсько-українською Конвенцією: аналізують постійне житло, центр життєвих інтересів, звичайне місце проживання та інші обставини.

Докладніше про цей етап читайте в матеріалі про податкове резидентство українця в Польщі.

Коли дохід може залишитися оподаткованим лише в Україні

Правило «до 183 днів податок у Польщі не сплачується» часто переказують у скороченому вигляді. Насправді для зарплати за українським трудовим договором повинні одночасно виконуватися три умови:

1. працівник залишається податковим резидентом України;
2. його перебування у Польщі не перевищує сумарно 183 днів протягом календарного року;
3. зарплату виплачує роботодавець, який не є резидентом Польщі, а витрати на неї не несе польське підприємство або постійне представництво роботодавця.

Ці умови передбачені статтею 15 польсько-української Конвенції про уникнення подвійного оподаткування. Офіційне польське пояснення для громадян України також розглядає роботу в Польщі на іноземного роботодавця саме за цією логікою.

Наприклад, працівник української компанії приїхав до Польщі на чотири місяці, не переніс сюди центр життєвих інтересів, а компанія не має польського офісу. У такій ситуації зарплата може залишатися оподаткованою тільки в Україні.

Але якщо роботодавець фактично використовує польське представництво, яке несе витрати на зарплату, виняток може не спрацювати навіть до завершення 183 днів.

Що відбувається після перевищення 183 днів

Найнебезпечніша помилка — думати, що польський податок виникає тільки із зарплати, отриманої після 184-го дня.

В офіційному податковому довіднику для громадян України зазначено: якщо перебування перевищило 183 дні, дохід за трудовим договором з іноземним роботодавцем підлягає оподаткуванню в Польщі від першого дня роботи на її території.

Уявімо, що працівник приїхав у січні та планував повернутися в Україну в травні. Улітку плани змінилися, і він залишився у Польщі до кінця року. Після перевищення ліміту може з’ясуватися, що польські аванси потрібно було сплачувати вже із січневої зарплати.

Тоді доводиться перераховувати попередні місяці, доплачувати податок і перевіряти, чи виникли відсотки за прострочення. Не варто чекати кінця року, якщо вже зрозуміло, що 183 дні будуть перевищені.

Як сплачувати польський PIT, якщо роботодавець знаходиться в Україні

Іноземна компанія без польського підприємства зазвичай не виконує функції польського податкового платника. Вона не розраховує польські аванси й не видає працівникові стандартний PIT-11.

Тому обов’язок переходить до працівника.

1. Зберіть інформацію про кожну виплату

Потрібні дата отримання зарплати, сума, валюта, розрахунковий лист або довідка роботодавця. Банківська виписка підтверджує надходження коштів, але сама по собі не завжди показує, за який місяць була виплата.

2. Переведіть зарплату у злоті

Дохід в іноземній валюті переводять у злоті за середнім курсом Національного банку Польщі з останнього робочого дня, який передував отриманню або наданню зарплати у розпорядження працівника.

Це означає, що не можна просто взяти річний середній курс або курс українського банку. Для кожної виплати може застосовуватися інше значення.

3. Розрахуйте місячний дохід та аванс

Від доходу можна враховувати передбачені для трудових відносин витрати на отримання доходу, а в належних випадках — допустимі соціальні внески. Податок за шкалою у 2026 році становить 12% до відповідної межі та 32% із перевищення понад 120 000 злотих річної бази.

Однак не слід механічно копіювати розрахунок із польського зарплатного листа або самостійно застосовувати всі зменшення, пов’язані з PIT-2. Коли польського платника немає, порядок авансів має свої особливості.

4. Перекажіть аванс на податковий мікрорахунок

Аванс зазвичай сплачується до 20-го числа місяця, наступного за місяцем отримання доходу. Для грудневого доходу діє строк, пов’язаний із поданням річної декларації.

Номер рахунку можна перевірити через офіційний сервіс податкового мікрорахунку. Найманий працівник, який не веде підприємницької діяльності та не є платником VAT, переважно використовує ідентифікатор PESEL.

5. Подайте PIT-36

Після завершення року дохід без польського платника декларують у PIT-36. Декларацію подають від 15 лютого до 30 квітня наступного року.

Якщо протягом того самого року ви також працювали на польського роботодавця й отримали PIT-11, не потрібно подавати окремі PIT-37 і PIT-36. Доходи, які зазвичай потрапили б до PIT-37, включаються до одного PIT-36.

Порівняння форм є у статті PIT-36 чи PIT-37: яку декларацію подає українець.

Чому не можна чекати автоматичної декларації

Українська компанія, яка не передає дані як польський платник, не сформує для працівника PIT-11. Через це зарплата може взагалі не з’явитися у підготовленій державою декларації.

PIT-36 можна заповнити через Twój e-PIT, але дохід, витрати та аванси потрібно перевірити й за необхідності додати самостійно. Крім того, PIT-36 не приймається системою автоматично лише тому, що користувач нічого не зробив. Декларацію потрібно надіслати та завантажити UPO.

Покроковий порядок роботи із сервісом описаний у матеріалі Twój e-PIT для українця: як перевірити й подати декларацію.

Чи потрібен додаток PIT/ZG

Не обов’язково. Сам факт, що гроші виплатила українська компанія, ще не робить зарплату доходом від роботи за кордоном.

Якщо працівник увесь місяць виконував обов’язки з території Польщі, місцем роботи для податкових цілей є Польща. Такий дохід декларується як отриманий без посередництва польського платника, але додаток PIT/ZG не виникає автоматично лише через українську адресу роботодавця.

Інша ситуація — коли частина робочих днів фактично пройшла в Україні. Тоді річну зарплату може знадобитися розподілити між країнами. Українська частина за певних умов буде іноземним доходом польського резидента, для якого PIT/ZG уже може бути потрібним.

Як розподілити дохід, якщо людина працювала у двох країнах

Працівник може провести першу половину року у Львові, а потім переїхати до Вроцлава, не змінюючи роботодавця та посади. У такому разі не варто автоматично записувати всю річну зарплату до однієї країни.

Зазвичай дивляться на фактичні робочі дні. Дні роботи з України відносять до української частини, а дні роботи з Польщі — до польської. Відпустки, лікарняні, премії та виплати за попередні періоди можуть потребувати додаткового аналізу.

Для підтвердження розподілу корисно зберігати:

• календар поїздок і перетинів кордону;
• табелі робочого часу;
• письмові погодження дистанційної роботи;
• розрахункові листи роботодавця;
• квитки, договори оренди та інші докази перебування;
• банківські виписки із датами виплат.

Не плутайте два різні підрахунки. Для резидентства рахують дні перебування у країні, включно з багатьма неробочими днями. Для розподілу зарплати між державами аналізують дні фактичного виконання роботи.

Що робити, якщо податок уже утримали в Україні

Це одна з найскладніших практичних ситуацій. Українська компанія може продовжувати утримувати ПДФО та військовий збір, хоча працівник живе і працює у Польщі.

Не можна автоматично зробити висновок, що український податок завжди зменшить польський. Якщо за Конвенцією право оподатковувати конкретну зарплату належить тільки Польщі, польська податкова може не погодитися із зарахуванням суми, яку Україна утримала без належної договірної підстави.

Тоді питання повернення або коригування податку потрібно вирішувати в Україні. Якщо ж обидві держави мали право оподатковувати частину доходу, застосовується передбачений Конвенцією механізм усунення подвійного оподаткування.

Перед заповненням PIT варто розділити три речі:

• де людина була податковим резидентом;
• в якій країні фізично виконувалася робота;
• чи мала інша держава право утримати податок за Конвенцією.

Загальний порядок декларування різних українських доходів розглянутий у статті як задекларувати в Польщі доходи з України.

Якщо ви працюєте через український ФОП

До ФОП не можна автоматично застосувати правило для найманого працівника. Стаття 15 Конвенції та її виняток на 183 дні стосуються саме роботи за наймом.

Для підприємця потрібно з’ясувати:

• де він є податковим резидентом;
• де фактично та регулярно ведеться діяльність;
• чи виникло постійне місце або база діяльності у Польщі;
• чи потрібно зареєструвати польську підприємницьку діяльність;
• які правила PIT, VAT та соціального страхування застосовуються;
• чи не має співпраця ознак прихованих трудових відносин.

Українська реєстрація ФОП і сплата єдиного податку не гарантують відсутності обов’язків у Польщі. Особливо ризикованою є ситуація, коли підприємець постійно живе у Польщі, працює лише на одного замовника, користується його графіком та обладнанням і фактично виконує функції звичайного працівника.

Податок і ZUS — це різні питання

Сплата PIT не відповідає автоматично на питання про соціальні внески. Між Польщею та Україною діє окрема угода про соціальне забезпечення.

Загальне правило прив’язує страхування до країни, де фізично виконується робота. Отже, постійна дистанційна робота з Польщі може створювати обов’язки у польській системі страхування навіть тоді, коли роботодавець зареєстрований в Україні.

Для працівників, яких роботодавець належно відрядив до іншої держави, передбачений виняток. За наявності відповідного підтвердження вони можуть залишатися у системі першої країни протягом періоду відрядження, який за загальним правилом не перевищує 24 місяців.

Просто домовитися з керівником про дистанційну роботу недостатньо. Потрібно перевірити страховий статус і документальне оформлення. Основні правила наведені на сторінці ZUS про польсько-українську угоду.

Практичний приклад

Олена працює за трудовим договором з українською IT-компанією. У лютому вона переїхала до Познані, де орендувала квартиру. Її чоловік і дитина також живуть у Польщі, а дитина відвідує місцеву школу. Олена працює тільки з Познані та отримує зарплату в гривнях.

Компанія не має польського офісу й не видає PIT-11.

У такій ситуації не варто чекати 184-го дня як єдиного критерію. Сім’я та постійне життя у Польщі можуть свідчити про переміщення центру особистих інтересів. Зарплата за роботу, яка фізично виконується у Польщі, може підлягати польському PIT.

Олені потрібно перевести кожну виплату у злоті за відповідним курсом NBP, перевірити обов’язок сплати місячних авансів та подати PIT-36. Окремо вона має з’ясувати з роботодавцем питання соціального страхування.

Що перевірити вже зараз

• точну дату приїзду до Польщі;
• кількість днів перебування протягом календарного року;
• де знаходиться сім’я та постійне житло;
• який саме договір укладений з українською компанією;
• чи має роботодавець підприємство або представництво у Польщі;
• у які дні робота виконувалася з Польщі, а в які — з України;
• чи утримувався податок в Україні;
• чи були сплачені аванси у Польщі;
• яка система соціального страхування застосовується.

Якщо частина року вже минула, почніть із таблиці виплат: дата, сума у гривнях, курс NBP, сума у злотих, місце роботи в цей період, утриманий український податок і сплачений польський аванс. Такий файл значно спростить розмову з бухгалтером або Krajowa Informacja Skarbowa.

Короткі цитати автора

Для зарплатного податку важливо не те, з якої країни прийшов банківський переказ, а де людина сиділа за робочим столом.

183 дні — не чарівна межа, яка сама вирішує податкове резидентство. Центр життя може перенести обов’язки до Польщі раніше.

Відсутність PIT-11 не означає відсутності податку. Іноді вона означає лише те, що працівник повинен усе порахувати сам.

Поширені запитання

Чи потрібно платити податок у Польщі, якщо зарплата надходить на українську картку?

Так, це можливо. Банківський рахунок не визначає країну оподаткування. Важливі податкове резидентство, місце фактичної роботи та умови польсько-української Конвенції.

Чи можна не платити польський PIT до завершення 183 днів?

Не завжди. Якщо центр особистих або економічних інтересів уже знаходиться у Польщі, людина може стати її податковим резидентом раніше. Крім того, виняток для найманої праці діє лише за одночасного виконання всіх умов Конвенції.

Після 183 днів податок сплачується тільки із зарплати за наступні місяці?

Ні. Для роботи у Польщі за трудовим договором з іноземним роботодавцем офіційне польське роз’яснення передбачає оподаткування від першого дня роботи у Польщі, якщо річне перебування перевищило 183 дні.

Чи видасть українська компанія PIT-11?

Зазвичай ні, якщо вона не є польським платником і не має відповідного підприємства у Польщі. Працівник сам розраховує аванси та подає PIT-36.

Чи потрібно подавати PIT-36 і PIT-37 одночасно?

Ні. Якщо частина доходів належить до PIT-37, але є також дохід, який потрібно показати в PIT-36, усі відповідні суми об’єднують в одній декларації PIT-36.

Чи потрібен PIT/ZG через українського роботодавця?

Не через саму адресу роботодавця. Якщо робота фізично виконувалася у Польщі, дохід не стає закордонним лише тому, що його виплатила українська компанія. PIT/ZG може знадобитися для частини доходу за роботу, фактично виконану за межами Польщі.

Чи можна зарахувати в Польщі податок, утриманий в Україні?

Це залежить від того, чи мала Україна право оподатковувати конкретний дохід за Конвенцією. Якщо такого права не було, може знадобитися коригування або повернення податку в Україні, а не його автоматичне зарахування в польському PIT.

Чи поширюються ці правила на українського ФОП?

Не повністю. ФОП — це підприємницька діяльність, для якої окремо аналізують резидентство, постійне місце діяльності, реєстрацію, PIT, VAT і соціальні внески.

Читайте також

• Податкове резидентство українця в Польщі: які доходи декларувати?
• Як задекларувати в Польщі доходи з України?
• PIT-36 чи PIT-37: яку декларацію подає українець?
• Twój e-PIT для українця: як перевірити й подати декларацію?

Денис Галандзовський
український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном