Як польська податкова перевіряє, скільки днів українець перебував у Польщі?

У паспорті немає всіх штампів, поїздки до Німеччини та Чехії проходили без прикордонного контролю, а старі автобусні квитки давно видалені з електронної пошти. Чи означає це, що польська податкова не зможе встановити, скільки часу людина провела у країні?

Не зовсім. Urząd Skarbowy не обмежується однією базою або паспортом. Якщо кількість днів впливає на податкове резидентство чи оподаткування зарплати, службовець може порівняти дані Straż Graniczna, транспортні документи, банківські операції, інформацію роботодавців та пояснення самого платника.

Водночас у податковому кабінеті немає загальнодоступного автоматичного лічильника, який безпомилково показує готову цифру. Особливо коли людина подорожувала всередині Шенгенської зони. Тому власний календар перебування та збережені документи мають практичне значення.

Коротка відповідь: звідки податкова бере інформацію

Польська податкова може перевіряти кількість днів за сукупністю доказів:

• записами про перетин зовнішнього кордону Шенгенської зони;
• штампами у паспорті;
• авіаквитками, посадковими талонами, квитками на автобус або поїзд;
• рахунками за житло, готелі, пальне та платні дороги;
• банківськими операціями;
• документами роботодавця та відрядженнями;
• реєстраційними й адресними даними;
• інформацією про сім’ю, школу дитини та фактичне місце проживання;
• сертифікатами податкового резидентства;
• поясненнями, календарем і документами, які надасть сам платник.

Жоден окремий доказ не завжди дає повну картину. Запис Straż Graniczna може показати в’їзд з України, але не зафіксувати подальшу поїздку з Польщі до Німеччини. Банківська операція у Варшаві підтверджує певний зв’язок із Польщею, але не доводить, що власник картки перебував тут увесь місяць.

Чи податкова автоматично перевіряє кожного українця

Подання звичайної декларації PIT не означає, що службовець одразу почне вручну рахувати всі поїздки платника. Більшість декларацій обробляється без детального дослідження календаря перебування.

Питання про 183 дні частіше виникає, коли податковий статус безпосередньо впливає на суму податку. Наприклад:

• людина заявляє, що є податковим резидентом України, хоча тривалий час живе у Польщі;
• у декларації не показані закордонні доходи, але адміністрація отримала інформацію про іноземні рахунки;
• платник працював у Польщі на українську або іншу іноземну компанію;
• адреси у PIT, ZUS та інших реєстрах не збігаються;
• людина просить видати польський сертифікат податкового резидентства;
• роботодавець застосував правила для нерезидента;
• податкова проводить czynności sprawdzające, контроль або податкове провадження.

Перевірка також може початися через кілька років після подання PIT, якщо з’явиться нова інформація про доходи або рахунки.

Як зазвичай починається перевірка

Найчастіше спочатку людина отримує не рішення про порушення, а запит на пояснення. У польському листі можуть використовуватися формулювання:

• wezwanie do złożenia wyjaśnień — виклик надати пояснення;
• wezwanie do przedłożenia dokumentów — вимога подати документи;
• czynności sprawdzające — перевірочні дії;
• ustalenie miejsca zamieszkania dla celów podatkowych — встановлення місця проживання для податкових цілей.

Urząd Skarbowy може попросити:

• зазначити всі дати в’їзду та виїзду за конкретний рік;
• подати копії сторінок паспорта;
• показати квитки та бронювання;
• надати сертифікат податкового резидентства України;
• пояснити, де проживали чоловік, дружина або діти;
• повідомити, з якої країни виконувалася робота;
• надати договір із роботодавцем і документи про виплати;
• пояснити відсутність закордонних доходів у польській декларації.

У листі буде встановлений строк для відповіді. Його не варто ігнорувати, навіть якщо частини запитуваних документів уже немає. Краще своєчасно подати наявні матеріали та пояснити, які відомості ще очікуються.

Чи може Urząd Skarbowy використати будь-який доказ

Польська податкова процедура не встановлює короткого закритого переліку допустимих доказів. За статтею 180 Ordynacji podatkowej доказом може бути все, що допомагає з’ясувати справу і не суперечить закону.

Це можуть бути документи, податкові декларації, інформація інших установ, показання свідків, пояснення платника та матеріали, отримані під час перевірки. Офіційний текст відповідних положень доступний у системі польських нормативних актів ELI.

Податковий орган повинен зібрати й оцінити матеріали справи в сукупності. Водночас платник зацікавлений надати документи, які підтверджують саме його версію подій. Фраза «податкова сама повинна все знайти» у такій ситуації є поганою стратегією.

Податкова перевіряє не одну чарівну базу, а логіку всієї історії: де людина жила, працювала, витрачала гроші й куди поверталася після поїздок.

Що показують дані Straż Graniczna

Записи прикордонної служби є одним із найсильніших доказів, коли людина перетинала зовнішній кордон Польщі або Шенгенської зони.

У даних можуть бути зафіксовані:

• дата перетину кордону;
• напрямок — в’їзд або виїзд;
• документ, використаний під час контролю;
• пункт пропуску;
• інші відомості, внесені під час прикордонної перевірки.

Податкова в межах відповідної процедури може звертатися до інших державних установ за інформацією, необхідною для розгляду справи. Однак це не означає, що кожний податковий інспектор постійно бачить усі перетини кордону кожної людини.

Сам платник також може звернутися до Straż Graniczna щодо даних, які стосуються його особи. Такий витяг корисно отримати заздалегідь, якщо кількість днів знаходиться близько до межі.

Чому витяг із Straż Graniczna може бути неповним

Польща входить до Шенгенської зони. На кордонах із Німеччиною, Чехією, Словаччиною та Литвою за звичайних умов немає систематичної реєстрації кожного мандрівника.

Тому людина могла:

• виїхати автомобілем із Польщі до Німеччини;
• полетіти з Варшави до Іспанії внутрішнім рейсом Шенгену;
• провести тиждень у Чехії;
• повернутися до Польщі без штампа та окремого запису про перетин кордону.

Відсутність такого запису не доводить, що людина весь час залишалася у Польщі. Але тоді саме їй потрібно показати інші переконливі документи: квитки, готель, платні дороги, платежі або підтвердження відрядження.

Податкова також може побачити, що у прикордонній базі зафіксований в’їзд з України, але наступний виїзд через зовнішній кордон відбувся лише через багато місяців. Без доказів поїздок усередині Шенгену це створює враження безперервного перебування у Польщі.

Як податкова оцінює паспорт

Копії паспорта часто просять на початковому етапі, але штампи не є безпомилковим календарем.

Можливі ситуації:

• частина поїздок відбувалася за іншим паспортом;
• людина користувалася кількома документами;
• штамп погано читається;
• поїздка всередині Шенгену не залишила штампа;
• дату в паспорті поставили на кордоні іншої країни Шенгену, а не Польщі;
• після заміни паспорта старий документ не зберігся.

Якщо використовувалися два паспорти, потрібно повідомити про це податкову та, за можливості, надати копії обох. Замовчування другого документа може виглядати гірше, ніж відверте пояснення.

Чи бачить податкова авіаквитки та поїздки автобусом

Податкова не обов’язково отримує повний список усіх квитків автоматично. Проте вона може попросити платника надати транспортні документи або використати інформацію, законно отриману в межах провадження.

Корисними доказами є:

• електронний квиток;
• посадковий талон;
• підтвердження реєстрації на рейс;
• рахунок від перевізника;
• лист про зміну або скасування рейсу;
• бронювання місця в автобусі чи поїзді;
• багажна квитанція.

Саме бронювання ще не доводить, що поїздка відбулася. Переконливішою буде комбінація: використаний посадковий талон, оплата готелю та банківська операція у країні призначення.

Чи перевіряють банківські операції

Банківські дані можуть використовуватися в податковій справі, але це не означає, що службовець без процедури відкриває повну історію кожної картки.

У передбачених законом випадках податковий орган може отримувати інформацію про рахунки та їхні обороти. Крім того, сам платник може подати виписку, щоб підтвердити свою присутність за кордоном.

Наприклад, у календарі зазначено, що людина від 3 до 12 серпня перебувала у Хорватії. Цю версію можуть підтримувати:

• оплата хорватського готелю;
• покупки у місцевих магазинах;
• зняття готівки у хорватському банкоматі;
• рахунок за оренду автомобіля;
• оплата платної дороги.

Але платіж карткою не є абсолютним доказом. Карткою могла скористатися інша людина, а деякі операції проводяться онлайн. Тому виписку краще поєднувати з транспортними документами.

Чи бачить Польща рахунки в українських банках

Польща бере участь у міжнародному автоматичному обміні податковою інформацією CRS. Механізм дозволяє податковим адміністраціям отримувати від інших країн відомості про фінансові рахунки осіб, які ідентифіковані як їхні податкові резиденти.

Польське Міністерство фінансів пояснює роботу системи на сторінці про автоматичний обмін інформацією CRS. Україна також приєдналася до міжнародного обміну даними про фінансові рахунки.

CRS не є системою стеження за подорожами й не показує точну геолокацію людини щодня. Але інформація про український рахунок, залишок або фінансовий дохід може поставити інше питання: чому ці кошти не були відображені у польській декларації, якщо власник рахунку був польським резидентом.

Після цього кількість днів та центр життєвих інтересів можуть стати частиною перевірки.

Що можуть показати дані роботодавця

Польська податкова отримує інформацію від польських роботодавців і платників, зокрема PIT-11. У документах можуть бути зазначені:

• період отримання доходу;
• ідентифікатор PESEL або NIP;
• адреса платника;
• сума зарплати;
• утримані авансові платежі;
• застосовані податкові пільги.

Документи про відрядження, табелі роботи, погодження дистанційної праці та листування з роботодавцем можуть показати, з якої країни працівник фактично виконував свої обов’язки.

Наприклад, людина стверджує, що два місяці жила в Україні, але протягом цього часу щодня відвідувала польський офіс за системою контролю доступу. Податкова може поставити додаткові запитання щодо такої суперечності.

З іншого боку, сам факт польського працевлаштування не доводить фізичну присутність у Польщі кожного дня. Працівник міг перебувати у відпустці, працювати дистанційно з іншої країни або бути у відрядженні.

Навіщо перевіряють житло, сім’ю та школу дитини

Ця інформація потрібна не стільки для арифметичного підрахунку днів, скільки для встановлення центру життєвих інтересів.

Людина може провести у Польщі лише 150 днів, але вже перенести сюди постійне життя. Податкова може аналізувати:

• де постійно живе сім’я;
• де навчаються неповнолітні діти;
• чи орендоване житло на тривалий строк;
• де знаходиться основне робоче місце;
• у якій країні ведеться підприємницька діяльність;
• де людина користується медичними та побутовими послугами;
• до якої країни вона регулярно повертається після подорожей.

Тому відповідь «я був у Польщі менше 183 днів» не завжди закриває питання податкового резидентства. Детальні правила пояснені у статті про податкове резидентство українця в Польщі.

Чи можуть використати телефон і геолокацію

Податкова не отримує автоматично повну GPS-історію приватного телефону лише через подання PIT. Однак цифрові дані можуть стати доказами, якщо платник сам їх надасть або вони будуть законно отримані в межах відповідної процедури.

Людина може використати:

• рахунки мобільного оператора з інформацією про роумінг;
• історію геолокації Google або Apple;
• фотографії з датою та місцем;
• історію замовлень таксі;
• доставки за іноземною адресою;
• записи календаря та електронної пошти.

Скриншот однієї точки на карті слабший за повний послідовний звіт. Якщо геолокацію можна редагувати або вимикати, податкова оцінюватиме її разом з іншими матеріалами.

Що важливіше: один офіційний документ чи багато дрібних доказів

Найкраща ситуація — коли офіційні та приватні документи не суперечать одне одному.

Кілька незалежних доказів за ту саму дату формують набагато сильнішу позицію. Наприклад: квиток до Праги, оплата чеського готелю та платежі в місцевих магазинах.

Як правильно відповісти на запит податкової

Не варто надсилати сотню несистематизованих фотографій і сподіватися, що службовець сам складе календар. Краще підготувати коротку зрозумілу відповідь.

1. Складіть хронологію

Дні в’їзду та виїзду рахуються польськими, якщо людина хоча б частину дня перебувала у Польщі. Детальний порядок підрахунку описаний у статті 183 дні в Польщі: як правильно рахувати перебування для податків.

2. Пронумеруйте документи

Наприклад:

• додаток №1 — копія паспорта;
• додаток №2 — дані Straż Graniczna;
• додаток №3 — квитки до Німеччини;
• додаток №4 — банківські операції;
• додаток №5 — підтвердження роботодавця.

3. Поясніть прогалини

Якщо квиток не зберігся, так і напишіть. Натомість додайте рахунок за готель, операції карткою або інший матеріал. Не потрібно вигадувати документ або впевнено називати дату, якої ви не пам’ятаєте.

4. Розділіть два питання

Окремо покажіть:

• кількість днів фізичної присутності;
• обставини, які визначають центр особистих та економічних інтересів.

Навіть без перевищення 183 днів податкова може запитати, чому людина не вважає Польщу центром свого життя.

5. Збережіть підтвердження відправлення

Відповідь можна подати способом, зазначеним у листі, зокрема через e-Urząd Skarbowy. Після електронного надсилання збережіть підтвердження. Офіційний сервіс підтримує двосторонню е-кореспонденцію з KAS.

Що буде, якщо докази суперечать одне одному

Припустимо, людина вказала, що від 1 до 20 серпня була в Україні. Водночас її паспорт показує в’їзд до Польщі 10 серпня, а 12 серпня вона особисто підписала документ у польській установі.

Податкова попросить пояснити розбіжність. Можливо, в таблиці допущена звичайна помилка. Можливо, документ підписував представник. Або людина справді повернулася раніше, ніж пам’ятала.

Проблемою є не сама помилка, а спроба зберегти версію, яка очевидно не відповідає документам. Краще виправити календар і коротко пояснити причину розбіжності.

Чи достатньо власної заяви

Пояснення платника є доказом, але його переконливість залежить від обставин. Якщо календар послідовний і не суперечить офіційним даним, пояснення може мати вагу.

Якщо ж людина заявляє про чотиримісячне проживання за кордоном, але не має жодного квитка, платежу, житла, роумінгу або іншого підтвердження, податкова може поставитися до такої заяви критично.

Польська податкова процедура допускає також заяви під відповідальністю за неправдиві свідчення, коли закон не вимагає підтвердження певного факту спеціальним офіційним документом. Подавати завідомо неправдиві пояснення небезпечно.

Чи потрібно зберігати докази після подання PIT

Так. Видаляти календар і квитки одразу після прийняття декларації не варто.

Загальний строк давності податкового зобов’язання становить п’ять років від кінця календарного року, у якому сплив строк сплати податку. Цей період у деяких ситуаціях може зупинятися або перериватися.

Наприклад, PIT за 2025 рік подається і сплачується у 2026 році. За звичайного перебігу строку матеріали, пов’язані з таким розрахунком, доцільно зберігати щонайменше до завершення 2031 року.

Найкраще зберігати електронну папку з такими файлами:

• річний календар перебування;
• копії паспортів;
• виписка Straż Graniczna;
• квитки та посадкові талони;
• сертифікати податкового резидентства;
• договори з роботодавцями;
• підтвердження подання PIT та UPO;
• листи, отримані від податкової;
• копії відповідей на ці листи.

Що робити, якщо самостійно виявили більше ніж 183 дні

Не варто чекати, поки податкова сама знайде невідповідність. Спочатку потрібно з’ясувати, які саме наслідки виникли.

Перевищення межі може означати необхідність:

• переглянути податкове резидентство;
• додати до PIT доходи з-за кордону;
• виправити PIT-37 на PIT-36;
• задекларувати зарплату від українського роботодавця;
• доплатити податок та відсотки;
• подати коригування декларації.

Наслідки залежать не лише від кількості днів, а й від виду доходу та міжнародної Конвенції. Наприклад, під час дистанційної роботи з Польщі на українську компанію перевищення межі може вплинути на зарплату від першого дня роботи у Польщі.

Якщо помилка вже потрапила до поданої декларації, доцільно розрахувати правильну суму до коригування, а не надсилати кілька непідготовлених версій PIT поспіль.

Короткі цитати автора

Відсутність штампа не доводить відсутність поїздки. Але без інших документів таку поїздку буде важче захистити перед податковою.

Найкращий доказ 183 днів — не один скриншот, а послідовна хронологія, у якій квитки, кордон і платежі не суперечать одне одному.

Податкова може побачити закордонний рахунок, але рахунок не показує, де людина спала кожної ночі. Фінансові дані та календар перебування відповідають на різні питання.

Поширені запитання

Чи бачить польська податкова всі мої перетини кордону?

Вона може отримувати необхідні дані в межах відповідної процедури, але записи Straż Graniczna не обов’язково охоплюють усі поїздки. Пересування всередині Шенгенської зони часто не залишає звичайного прикордонного запису.

Чи може податкова перевірити поїздку до Німеччини автомобілем?

Окремого штампа може не бути. Поїздку можна підтвердити рахунками за пальне, платні дороги, готель, паркування, банківськими операціями та іншими матеріалами.

Чи є в податкової автоматичний лічильник 183 днів?

Платнику не надається готовий офіційний лічильник, який охоплює всі види подорожей. Кількість днів встановлюється за доступними реєстрами та доказами.

Чи достатньо показати паспорт?

Не завжди. Паспорт може не містити поїздок усередині Шенгену або даних із другого документа. Краще підготувати додаткові докази.

Чи може Urząd Skarbowy попросити банківську виписку?

Так, банківські дані можуть бути потрібні для перевірки доходів або обставин справи. Платник також може сам використати виписку як додатковий доказ перебування за кордоном.

Чи доводить платіж карткою моє місцезнаходження?

Він підтримує цю версію, але не є безумовним доказом. Карткою могла скористатися інша особа, а операція могла бути проведена онлайн.

Чи бачить Польща українські рахунки?

Польща та Україна беруть участь у міжнародному обміні податковою інформацією CRS. Дані можуть передаватися, якщо рахунок визначено як підзвітний. CRS не показує щоденну геолокацію, але може виявити іноземний рахунок або фінансовий дохід.

Чи може школа дитини підтвердити моє перебування у Польщі?

Навчання дитини показує сімейний зв’язок із Польщею та може впливати на визначення центру особистих інтересів. Але воно не доводить фізичну присутність батька або матері кожного дня.

Що робити, якщо старі квитки не збереглися?

Відновіть поїздки за банківськими операціями, електронною поштою, бронюваннями, роумінгом, фотографіями та прикордонними даними. У відповіді податковій чесно поясніть відсутність окремих документів.

Чи потрібно відповідати на звичайний лист податкової?

Якщо це офіційне wezwanie, потрібно дотриматися зазначеного строку. За сумнівів перевірте лист у e-Urząd Skarbowy або зв’яжіться з установою за офіційним номером.

Чи можна виправити PIT до початку контролю?

Так, декларації можна коригувати. Але спочатку потрібно правильно визначити резидентство, форму PIT, суму доходу, податок і можливі відсотки.

Читайте також

• 183 дні в Польщі: як правильно рахувати перебування для податків?
• Податкове резидентство українця в Польщі: які доходи декларувати?
• Дистанційна робота з Польщі на українську компанію: де платити податок?
• Як задекларувати в Польщі доходи з України?

Денис Галандзовський
український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном