Наприкінці лютого працівник отримує від бухгалтерії PIT-11 і бачить у ньому суму, яка зовсім не схожа на річну зарплату. На банківський рахунок надійшло близько 48 тисяч злотих, у договорі була ставка 5 500 злотих brutto, а в одному з рядків документа записано понад 60 тисяч.
Перша реакція — роботодавець помилився. Але порівнювати одну суму з іншою без пояснення полів не можна. Банківські перекази показують зарплату netto, договір — погоджену ставку brutto, а PIT-11 розділяє дохід, витрати, внески та авансовий податок.
Справжні помилки в PIT-11 теж трапляються. Роботодавець може пропустити премію, неправильно вказати PESEL, застосувати не ті витрати, не показати частину внесків або віднести дохід до неправильного виду договору. Таку розбіжність краще знайти до надсилання річної декларації, а не після листа з податкової.
Що насправді підтверджує PIT-11
PIT-11 — це інформація, яку роботодавець або інший платник передає працівникові та податковій адміністрації. У ній показано, які доходи платник врахував протягом року, які витрати застосував, скільки соціальних внесків утримав і яку суму авансового податку переказав державі.
Це ще не річна податкова декларація. Працівник використовує дані з одного або кількох PIT-11 під час заповнення PIT-37, а за певних обставин — іншої декларації.
За загальним правилом платник передає PIT-11 податковій до кінця січня, а працівникові — до кінця лютого наступного року. Якщо останній день припадає на суботу або офіційне свято, строк переходить на найближчий робочий день.
Документ може надійти поштою, електронною поштою, через внутрішній кабінет працівника або іншим погодженим способом. Водночас відсутність паперового конверта ще не доводить, що роботодавець нічого не подав державі.
Увійдіть до Twój e-PIT і відкрийте розділ «Dane źródłowe». Там можна побачити інформації PIT-11, які надійшли до Krajowa Administracja Skarbowa. Покроковий порядок входу описаний у матеріалі про те, як перевірити й подати декларацію через Twój e-PIT.
Не починайте перевірку із зарплати netto
Сума переказів на банківський рахунок майже ніколи не дорівнюватиме przychód із PIT-11. Із зарплати brutto роботодавець утримує соціальні внески, медичний внесок і авансовий податок. Працівник отримує залишок — netto.
У PIT-11 можуть також з’явитися виплати, які не мали окремого переказу з назвою «зарплата»: премія, оплачуваний лікарняний, грошовий еквівалент, певні додаткові виплати або оподатковувані негрошові вигоди.
Значення має не місяць, за який нараховано гроші, а момент їх отримання або надання в розпорядження працівника. Зарплата за грудень, виплачена в січні наступного року, переважно потрапить уже до PIT-11 за новий рік. Через це сума дванадцяти ставок із договору іноді не збігається з річним документом.
Перш ніж писати до бухгалтерії, підготуйте:
- усі договори та додатки до них;
- щомісячні розрахункові листи — paski wynagrodzeń;
- банківські перекази від роботодавця;
- відомості про премії, лікарняні та інші виплати;
- інформацію про внески в eZUS;
- усі отримані версії PIT-11.
Самі банківські перекази не дозволяють точно відтворити PIT-11, але разом із розрахунковими листами вони допомагають знайти місяць, у якому виникла розбіжність.
Спочатку звірте особисті дані
Подивіться, чи правильно записані ім’я, прізвище, PESEL або NIP. Для більшості українських працівників, які не ведуть підприємницької діяльності й не є платниками VAT, податковим ідентифікатором буде PESEL.
Неправильна цифра в PESEL — не косметична описка. Через неї документ може не приєднатися до податкового кабінету потрібної людини, а Twój e-PIT не підтягне дохід.
Попросіть роботодавця виправити також помилку в імені або прізвищі. Особливу увагу варто приділити ситуації, коли протягом року змінився паспорт, транслітерація або прізвище після одруження.
Стара адреса має інше значення. Якщо працівник переїхав, а роботодавець залишив у PIT-11 попереднє житло, це не повинно блокувати річний розрахунок. Міністерство фінансів пояснює, що в декларації потрібно вказати адресу проживання на день її подання.
Водночас роботодавцеві все одно варто повідомити нову адресу, щоб наступні документи не надсилалися в попереднє помешкання.
Назва роботодавця може відрізнятися від назви місця роботи
Людина може щодня працювати на складі відомої торговельної мережі, а PIT-11 отримати від маловідомої агенції. Це не обов’язково помилка. Формальним роботодавцем може бути агенція тимчасової праці або інша компанія, зазначена в договорі.
Порівняйте назву платника та NIP у PIT-11 з договором і даними в eZUS. Якщо всі три документи називають різні фірми, ситуація потребує пояснення.
Окремий порядок звірки договору, повідомлення про роботу та eZUS наведено у статті про те, як перевірити легальне оформлення українця в Польщі.
Як перевірити przychód, koszty та dochód
У податкових документах ці слова не є синонімами.
Przychód — дохід до віднімання податкових витрат. Для працівника це, як правило, оподатковувана частина отриманих виплат.
Koszty uzyskania przychodów — передбачені правилами витрати, які зменшують дохід для оподаткування. Працівникові не потрібно показувати чеки на звичайні фіксовані витрати.
Dochód — різниця між przychód і koszty uzyskania przychodów. Саме тому dochód зазвичай трохи менший від przychód.
Для одного трудового відношення стандартні витрати за 2025 рік становили 250 злотих на місяць, але не більше 3 000 злотих за рік. Для працівника, який жив в іншому населеному пункті, ніж розташоване місце роботи, могли застосовуватися підвищені витрати — 300 злотих на місяць і до 3 600 злотих за рік, якщо виконувалися встановлені умови.
При кількох трудових договорах річні ліміти можуть бути іншими. Через це не потрібно механічно множити витрати з одного PIT-11 на кількість роботодавців. Остаточне обмеження застосовується під час річного розрахунку.
Для umowa zlecenia часто використовуються витрати в розмірі 20% доходу, зменшеного на соціальні внески, які стосуються цієї виплати. Офіційний порядок обчислення описаний у матеріалі Міністерства фінансів про доходи з umowa zlecenia та umowa o dzieło.
Нульові або занижені koszty можуть збільшити податок. Проте перед вимогою виправити PIT-11 потрібно з’ясувати вид договору, кількість місяців роботи, місце проживання й те, чи не відшкодовував роботодавець витрати на дорогу.
Як звірити соціальні внески
У PIT-11 показуються не всі витрати роботодавця на ZUS. Працівника цікавить частина соціальних внесків, утримана саме з його доходу та доступна для врахування в податковому розрахунку.
Тому не можна порівнювати PIT-11 із повною сумою, яку роботодавець перераховував до ZUS за працівника. Частину внесків фінансує роботодавець, а частину — застрахована людина.
У кабінеті eZUS можна відкрити «Ubezpieczenia i płatnicy» та інформацію про підстави й внески. ZUS також має окрему інструкцію про те, як з’ясувати, чи фірма зареєструвала працівника.
Місячні дані eZUS і річна сума PIT-11 можуть відрізнятися через строки виплати зарплати та звітування. Якщо різниця значна, попросіть бухгалтерію зробити розрахунок за місяцями, а не відповідати загальною фразою «у програмі все правильно».
Медичний внесок не зменшує звичайний податок працівника так, як це відбувалося багато років тому. Тому відсутність його віднімання в PIT-37 не потрібно автоматично вважати помилкою.
Авансовий податок не дорівнює остаточному податку
У PIT-11 зазначена сума zaliczki pobranej przez płatnika — авансового податку, який роботодавець утримував протягом року. Це ще не остаточний результат.
Після об’єднання доходів від усіх платників, застосування пільг і способу сімейного розрахунку може з’явитися повернення або доплата.
Наприклад, людина працювала одночасно у двох фірмах і в обох подала PIT-2, через що кожен роботодавець враховував частину неоподатковуваної суми. Наприкінці року може виникнути доплата. Самі PIT-11 при цьому іноді залишаються правильними — проблема полягає у способі розрахунку авансів протягом року.
Протилежна ситуація виникає, коли роботодавець утримував надто багато податку або не застосовував належну працівникові пільгу. Тоді переплата повертається після подання річного PIT.
Як PIT-11 показує ulgę dla młodych
Працівники до 26 років часто очікують побачити нуль у всіх дохідних полях. Насправді доходи, звільнені від оподаткування за ulgą dla młodych, мають бути показані в окремій частині PIT-11.
Річний ліміт звільнення для відповідних пільг становить 85 528 злотих. Доходи понад ліміт, виплати після досягнення 26 років або гроші з видів діяльності, на які пільга не поширюється, можуть потрапити до оподатковуваної частини.
Якщо вся зарплата молодої людини записана як звичайний оподатковуваний дохід, потрібно з’ясувати вид договору та дату виплати. Не кожний дохід людини до 26 років автоматично звільняється від PIT.
Два PIT-11 від одного роботодавця — не завжди помилка
Одна компанія може передати кілька PIT-11 за той самий рік. Наприклад, перший документ стосується трудового договору, а другий — додаткової виплати, яку обробили пізніше.
Якщо другий формуляр не позначений як korekta, він може бути додатковим документом, а не заміною першого. За правилами для платників суми в такому наступному PIT-11 не обов’язково включають значення з попереднього документа.
Тому не видаляйте першу форму лише через те, що з’явилася друга. З’ясуйте в бухгалтерії:
- чи другий документ є коригуванням;
- чи потрібно врахувати обидва PIT-11;
- які саме виплати охоплює кожна форма.
У виправленому документі має бути зазначено, що це korekta informacji. Роботодавець повинен передати коригування і працівникові, і податковій.
Які помилки не варто ігнорувати
Письмове пояснення або коригування потрібне, якщо:
- неправильно вказано PESEL чи NIP;
- пропущено частину оподатковуваної зарплати або премію;
- вписано дохід, якого працівник не отримував;
- переплутано umowa o pracę та umowa zlecenia;
- неправильно визначено оподатковуваний і звільнений дохід;
- не збігаються соціальні внески;
- авансовий податок відрізняється від утриманого в розрахункових листах;
- документ належить іншій людині;
- вказано неправильного платника або виплати іншої компанії.
Не виправляйте значення навмання лише для того, щоб отримати більше повернення. Кожна зміна повинна мати підставу в договорі, розрахунках зарплати, даних ZUS або поясненні роботодавця.
Як попросити роботодавця виправити PIT-11
Телефонної розмови з бухгалтерією недостатньо. Надішліть електронний лист або письмову заяву, в якій назвіть конкретне поле, суму з документа та суму, яку вважаєте правильною.
Не обмежуйтеся повідомленням «у PIT помилка». Бухгалтерові буде простіше відповісти, якщо до листа додані PIT-11, відповідні розрахункові листи й коротке пояснення різниці.
Temat: Prośba o weryfikację i korektę informacji PIT-11
Dzień dobry,
proszę o weryfikację informacji PIT-11 wystawionej za rok [rok]. Zauważyłem(-am) rozbieżność dotyczącą [rodzaj danych lub pozycja formularza].
W PIT-11 wskazano kwotę [kwota], natomiast z posiadanych przeze mnie pasków wynagrodzeń i potwierdzeń wypłat wynika kwota [kwota].
Proszę o wyjaśnienie sposobu obliczenia tej wartości, a w przypadku potwierdzenia błędu — o przesłanie korekty PIT-11 do urzędu skarbowego oraz przekazanie mi poprawionej informacji.
W załączeniu przesyłam dokumenty dotyczące wskazanej rozbieżności.
Z poważaniem,
[imię i nazwisko]
[PESEL lub identyfikator pracownika]
Не надсилайте в незахищеному листі скан паспорта, пароль до Profil Zaufany або дані банківської картки. Для перевірки PIT-11 бухгалтерії зазвичай достатньо імені, PESEL чи номера працівника та документів про зарплату.
Чи потрібно чекати виправленого PIT-11
Якщо до завершення строку подання декларації ще є час, доцільно спочатку отримати відповідь роботодавця. Проте очікування не продовжує строк річного розрахунку.
Коли бухгалтерія не встигає подати коригування, працівник повинен розрахуватися на підставі правильних і підтверджених даних, які має. Після отримання виправленого PIT-11 суми потрібно ще раз порівняти.
Якщо річний PIT уже надісланий, подається korekta zeznania. Міністерство фінансів попереджає, що створене у Twój e-PIT коригування може містити дані з первинної декларації. Змінені роботодавцем суми користувачеві потрібно внести до коригування самостійно.
Після надсилання korekta завантажте нове UPO. Підтвердження від початкової декларації не доводить, що податкова отримала виправлену версію.
Що робити, якщо роботодавець не реагує
Спочатку повторіть звернення письмово й установіть розумний строк для відповіді. Збережіть листування, PIT-11, договори, розрахункові листи та банківські підтвердження.
Про відсутність PIT-11 або серйозну проблему з документом можна повідомити податкову за місцем проживання. Офіційна інструкція KAS також передбачає повідомлення через телефон 800 060 000, електронну адресу powiadomKAS@mf.gov.pl або спеціальну форму. Детальний порядок опублікований у матеріалі про відсутній PIT-11 від роботодавця.
Якщо розбіжність стосується не лише податкового формуляра, а й невиплаченої зарплати, фіктивної ставки чи неправильного договору, справа може належати до компетенції Państwowa Inspekcja Pracy. Дані про реєстрацію та внески перевіряє ZUS.
Навіть повна відсутність PIT-11 не звільняє від річного розрахунку. Податкова радить відновлювати дохід за договорами, розрахунковими листами та підтвердженнями переказів, а після отримання документа порівняти суми й за потреби подати коригування.
Практичний приклад перевірки
Працівник мав ставку 5 000 злотих brutto й працював із березня до грудня. Просте множення дає 50 000 злотих. Однак зарплату за грудень роботодавець переказав лише в січні наступного року. Натомість у липні була премія 2 000 злотих.
До PIT-11 за цей рік можуть потрапити дев’ять зарплат по 5 000 злотих і премія — разом 47 000 злотих. Грудневі 5 000 з’являться в документі за наступний рік.
Якщо людина порівняє PIT-11 лише з тривалістю договору, вона вирішить, що бракує 3 000 злотих. Насправді потрібно розкласти всі виплати за датами їх фактичного отримання.
Інша ситуація: розрахункові листи та перекази підтверджують десять зарплат і премію, але роботодавець показав лише дев’ять зарплат. Тут уже є конкретна розбіжність, яку можна описати бухгалтерії та підтвердити документами.
Короткі цитати автора
PIT-11 потрібно порівнювати не з однією сумою на банківському рахунку, а з історією всіх виплат за рік.
Стара адреса рідко змінює податок. Неправильний PESEL може від’єднати документ від його справжнього власника.
Другий PIT-11 не завжди скасовує перший. Спочатку з’ясуйте, чи це коригування, чи окремий документ.
Відповідь «так порахувала програма» не пояснює розбіжності в доходах, внесках або податку.
Поширені запитання
Чи є помилкою стара адреса в PIT-11?
Стара адреса не повинна блокувати подання декларації. У річному PIT зазначається адреса проживання на день подання. Роботодавцеві варто передати нові контактні дані на майбутнє.
Чому сума в PIT-11 більша за гроші, отримані на рахунок?
Банківський переказ показує зарплату netto після внесків і податку, а PIT-11 містить суми до цих утримань. У документі також можуть бути премії, лікарняні та оподатковувані додаткові виплати.
Чи можна самостійно змінити помилкову суму у Twój e-PIT?
Технічно суму можна відредагувати, але зміна повинна спиратися на документи. Одночасно попросіть роботодавця подати коригування PIT-11, щоб дані платника й працівника не суперечили одне одному.
У Twój e-PIT є два PIT-11 від однієї фірми. Який вибрати?
Не видаляйте жоден, поки не з’ясуєте їхній статус. Один може бути коригуванням, але іноді обидва документи охоплюють різні виплати й повинні враховуватися разом.
Що робити, якщо роботодавець надіслав коригування після подання PIT-37?
Порівняйте виправлений PIT-11 з поданою декларацією. Якщо змінилися дані, які впливають на розрахунок, подайте korekta zeznania та отримайте нове UPO.
Чи можна не декларувати дохід, якщо роботодавець не видав PIT-11?
Ні. Відсутність документа не скасовує отриманий дохід. Суми потрібно відновити за договором, розрахунками зарплати, переказами та іншими доказами.
Куди звертатися через неправильні внески ZUS?
Спочатку попросіть роботодавця надати пояснення за місяцями. Дані про страхування й зареєстровані внески можна звірити в eZUS, а офіційне роз’яснення отримати безпосередньо в ZUS.
Читайте також
- Twój e-PIT для українця: як перевірити й подати декларацію?
- Як перевірити, чи роботодавець легально оформив українця в Польщі?
- Які документи повинен мати українець у Польщі?
- Повернення з Польщі в Україну: які справи потрібно завершити?
- Як створити Profil Zaufany українцю з номером PESEL?
Денис Галандзовський
український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном