EÜR — це не список усіх виставлених рахунків і не залишок на бізнес-картці 31 грудня. Einnahmenüberschussrechnung показує податковий результат як різницю між операційними надходженнями та витратами. Для більшості невеликих Gewerbe і Freiberufler це простіше за баланс, але простота працює лише за регулярного обліку.
Правову основу містить § 4 абз. 3 Einkommensteuergesetz: той, хто не зобов’язаний вести книги та складати річні баланси й добровільно цього не робить, може визначати прибуток як перевищення Betriebseinnahmen над Betriebsausgaben. Отже, спершу перевіряють право на EÜR, а вже потім будують таблицю.
Чотири дати одного замовлення
Для кожної операції варто бачити не одну, а чотири дати. День виконання пояснює зміст послуги; Rechnungsdatum показує, коли створено документ; Zahlungseingang фіксує фактичне надходження; податковий період визначає, до якого року потрапляє сума. У звичайній EÜR головним є принцип Zufluss і Abfluss — реальний рух грошей.
| Подія | Приклад | Роль в обліку |
|---|---|---|
| Послугу завершено | 20 грудня | Підтверджує предмет і Leistungszeitraum |
| Рахунок виставлено | 22 грудня | Створює вимогу до клієнта |
| Клієнт заплатив | 8 січня | Зазвичай формує дохід нового року |
| Комісія списана | 8 січня | Окрема бізнес-витрата, якщо вона обґрунтована |
Із цього правила є спеціальні винятки, зокрема для регулярних платежів біля межі року, тому оренду програмного забезпечення або іншу періодичну суму не варто автоматично переносити лише за датою банку. Незвичні платежі наприкінці грудня перевіряють окремо.
Робочий реєстр має відтворювати документ
У таблиці або бухгалтерській програмі кожен рядок пов’язують із первинним доказом. Мінімально потрібні дата руху коштів, номер документа, контрагент, короткий зміст, нетто, ПДВ, брутто, категорія та спосіб оплати. Для іноземної валюти додають початкову суму, курс, джерело курсу й результат у євро.
Особистий переказ на бізнес-рахунок не є виручкою лише через те, що збільшив баланс. Це Einlage. Так само переказ власникові для приватних потреб є Entnahme, а не автоматично Betriebsausgabe. Змішування цих рухів із продажами спотворює прибуток і ускладнює звірку.
- Доходи: оплата клієнта, отриманий аванс, відшкодування бізнес-витрати, продаж робочого активу.
- Витрати: професійні сервіси, матеріали, страхування бізнесу, зв’язок у діловій частці, послуги консультанта.
- Не готова витрата: приватна покупка, штраф, непідтверджена готівка або повна ціна довгострокового активу без перевірки амортизації.
- Окремі рухи: вкладення власника, вилучення, повернення позики та податки, які не всі однаково зменшують прибуток.
Аванс клієнта і Vorauszahlung Finanzamt — різні речі
Отриманий від замовника аванс за майбутню роботу за касовим принципом зазвичай уже є операційним надходженням. Він потребує документа, правильного обліку ПДВ і подальшого зарахування у фінальному рахунку. Поворотна застава або гроші, прийняті від імені іншої особи, можуть мати іншу природу; назва переказу не вирішує питання без договору.
Einkommensteuer-Vorauszahlungen — це платежі фізичної особи наперед за очікуваним річним податком. Вони не є звичайною Betriebsausgabe в EÜR. Finanzamt установлює квартальні аванси за § 37 EStG, а після річної декларації зараховує їх у підсумкове зобов’язання. Якщо прибуток помітно зменшився, можна обґрунтовано просити коригування, але до нового Bescheid чинна сума не зникає.
Великі покупки не завжди списуються одразу
Ноутбук, камера, інструмент або меблі можуть бути Anlagevermögen. Тоді ціна, дата придбання та строк використання потрапляють до окремого реєстру, а витрата розподіляється через Abschreibung. Для певних малоцінних активів закон допускає негайне списання або Sammelposten, але межі й умови перевіряють для конкретного року.
Коли річ використовується і приватно, і для бізнесу, потрібен зрозумілий метод розподілу. Фраза «потрібно для роботи» не доводить стовідсоткове професійне використання смартфона чи домашнього інтернету. Натомість короткий журнал або стабільна розрахункова частка пояснює суму краще, ніж округлення наприкінці року.
Місячне закриття замість річної реконструкції
- Звірити всі банківські й готівкові рухи з реєстром та позначити невідомі платежі.
- Прикріпити рахунок або інший доказ до кожного запису, не змінюючи оригінальний електронний файл.
- Розділити нетто і ПДВ, якщо підприємець працює в режимі Regelbesteuerung.
- Окремо переглянути приватну частку, активи, аванси, повернення та транзитні суми.
- Порівняти оборот із виставленими рахунками, а витрати — з випискою й касою.
Такий цикл дозволяє рано помітити неоплачений Rechnung, подвійне внесення, пропущену комісію або неправильний податковий код. Підсумок місяця не є декларацією, зате перетворює річне подання на перевірку вже впорядкованих даних.
Подання EÜR не скасовує інших декларацій
Anlage EÜR передають електронно разом із відповідним пакетом річної декларації через офіційні форми ELSTER. Gewerbe може додатково мати Gewerbesteuererklärung, а платник ПДВ — Umsatzsteuererklärung і поточні Voranmeldungen. EÜR визначає прибуток, але не замінює ці обов’язки.
Після подання зберігають не лише PDF-перегляд, а й відправлений набір, Transferprotokoll, Bescheid і робочу деталізацію. Якщо цифру змінювали під час підготовки, корисна коротка примітка з причиною; інакше наступного року та сама операція може бути врахована вдруге.
Строки зберігання залежать від виду документа
§ 147 Abgabenordnung передбачає різні строки: зокрема, бухгалтерські записи й звітність — десять років, Buchungsbelege — вісім, інші зазначені ділові документи — шість. Відлік зазвичай починається із завершення календарного року, в якому створено відповідний документ або зроблено останній запис.
Електронний документ має залишатися доступним, читабельним і придатним для перевірки. Пересилання всіх чеків бухгалтеру не звільняє власника бізнесу від організації власного архіву. Особливо важливо не видаляти XML e‑рахунка після збереження його красивої візуалізації.
Щорічна перевірка архіву має включати тестове відкриття резервної копії та експорт даних із сервісів, доступ до яких може завершитися разом із підпискою.
Коли таблиці вже недостатньо
Ознаками складнішої справи є працівники, склад товарів, значні активи, кілька валют і платформ, операції з пов’язаними особами, міжнародний ПДВ або наближення до обов’язку вести бухгалтерські книги. Тоді структуру даних краще узгодити на початку року, а не перед дедлайном.
Консультант швидше відповість на конкретне питання, якщо отримає експорт реєстру, виписки, список активів і перелік незрозумілих операцій. Коробка невідсортованих файлів не є EÜR, навіть якщо загальна сума доходу відома.
Можна читати далі
- ELSTER: реєстрація та перша декларація
- Податкова декларація в Німеччині
- Український ФОП і обов’язки в Німеччині
Денис Галандзовський — український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном.