Якщо ви надіслали документ до польської установи через ePUAP, але для цієї процедури у 2026 році потрібно було використати e-Doręczenia, документ варто подати повторно. Для цього завантажте з ePUAP оригінал повідомлення та UPO, знайдіть правильну адресу ADE установи, створіть нове повідомлення в e-Doręczenia і долучіть попередні файли.
У тексті нового повідомлення потрібно прямо написати, що це повторне подання документа, раніше відправленого через ePUAP. Після відправлення обов’язково завантажте dowód wysłania та dowód otrzymania.
Водночас спочатку перевірте, чи ePUAP справді був неправильним каналом. Для окремих процедур спеціальні правила досі можуть дозволяти ePUAP або вимагати використання іншої електронної системи.
Чому документ з ePUAP може знадобитися подати повторно
З 1 січня 2026 року e-Doręczenia стали основним каналом електронного листування між громадянами, компаніями та польськими державними установами. ePUAP залишається доступним технічно, але його використання не завжди означає, що документ був юридично ефективно поданий.
На офіційному порталі в матеріалі про зміни в електронному листуванні з 1 січня 2026 року пояснено, що e-Doręczenia є основним способом комунікації, якщо спеціальні положення не передбачають іншого каналу.
Це означає, що повідомлення через ePUAP може бути визнане неефективним, навіть якщо система технічно прийняла його та сформувала UPO.
UPO з ePUAP не потрібно видаляти. Воно підтверджує, коли ви здійснили попередню спробу подання, але за загальним правилом не замінює dowód otrzymania, сформований у системі e-Doręczenia.
Спочатку перевірте, чи повторне подання справді потрібне
Не кожен документ, відправлений через ePUAP після 1 січня 2026 року, автоматично потрібно подавати повторно. Виняток можливий, якщо конкретний закон, офіційна електронна послуга або інструкція установи прямо дозволяє використовувати ePUAP.
Перед повторним поданням перевірте:
- інструкцію на сторінці конкретної послуги;
- лист або wezwanie, на яке ви відповідали;
- інформацію на сайті установи;
- чи існує окрема система для цієї процедури;
- чи вказана в інструкції адреса ADE, ePUAP або спеціальний електронний формуляр.
Наприклад, окремі справи можуть обслуговуватися через MOS, e-Urząd Skarbowy, PUESC, eZUS або іншу спеціальну систему. У такому випадку звичайне повідомлення через e-Doręczenia також не завжди замінює передбачений формуляр.
Якщо інструкція прямо дозволяла ePUAP, збережіть UPO і не дублюйте документ без потреби. Якщо правила незрозумілі, можна запитати установу, чи попереднє подання було зареєстроване та приєднане до справи.
Як завантажити попередній документ та UPO з ePUAP
У поточній об’єднаній скриньці e-Doręczenia та ePUAP попередні відправлені повідомлення потрібно шукати у папці Wysłane.
- Увійдіть до своєї державної електронної скриньки.
- Відкрийте папку Wysłane.
- Знайдіть повідомлення, яке раніше відправили через ePUAP.
- Відкрийте деталі повідомлення.
- Натисніть «Pobierz urzędowe poświadczenie i oryginał dokumentu».
- Збережіть завантажені файли на комп’ютері.
- Окремо завантажте всі додатки, якщо вони не ввійшли до основного пакета.
Саме таку функцію описує актуальна офіційна інструкція користувача e-Doręczenia для громадянина.
Не обмежуйтеся скриншотом сторінки. Для повторного подання краще мати оригінальний документ, додатки та UPO у форматах, у яких їх сформувала система.
Які файли підготувати до повторного подання
| Файл | Для чого він потрібний |
|---|---|
| Оригінальне подання | Містить документ, який ви раніше надіслали через ePUAP |
| UPO з ePUAP | Підтверджує дату та технічний факт попередньої відправки |
| Попередні додатки | Договори, пояснення, скани, рішення та інші матеріали зі старого повідомлення |
| Нове супровідне повідомлення | Пояснює, чому документ подається повторно |
| Підтвердження проблеми | За потреби показує повідомлення установи, помилку або отриману інструкцію |
Якщо документ залишився без змін, не потрібно змінювати в ньому стару дату, щоб створити враження, ніби його підготували заново. У супровідному повідомленні достатньо зазначити дату попередньої відправки та пояснити, що документ подається повторно через правильний канал.
Якщо ви змінили зміст документа, додали нові обставини або виправили помилки, назвіть його «wersja uzupełniona» або «wersja poprawiona». Не пишіть, що це той самий документ без змін.
Як знайти правильну адресу ADE установи
Перед створенням нового повідомлення потрібно перевірити одержувача. Назва установи в e-Doręczenia може відрізнятися від звичного скорочення, а в одному місті можуть працювати кілька установ із подібними назвами.
Адресу можна перевірити через офіційний пошук адрес ADE державних установ.
Шукати одержувача можна за:
- повною назвою установи;
- містом;
- номером NIP;
- номером REGON;
- готовою адресою ADE.
Порівняйте назву, населений пункт і дані установи. Не обирайте перший результат лише тому, що він має схожу назву.
Якщо документ стосується карти побиту, перевірте, що відправляєте його саме до компетентного воєводи. Практичний порядок описаний у матеріалі про те, як надіслати документи воєводі через e-Doręczenia.
Як повторно подати документ через e-Doręczenia
- Увійдіть до своєї скриньки e-Doręczenia.
- Натисніть «Napisz wiadomość».
- Виберіть відправлення через e-Doręczenia, а не ePUAP.
- Знайдіть установу за назвою, NIP, REGON або адресою ADE.
- Перевірте повну назву одержувача.
- Вкажіть зрозумілу тему повідомлення.
- Напишіть, що повторно подаєте документ, раніше відправлений через ePUAP.
- Додайте оригінальний документ, UPO та всі потрібні додатки.
- Підпишіть саме той елемент, який є вашим офіційним поданням.
- Відправте повідомлення.
- Дочекайтеся його переміщення з Wychodzące до Wysłane.
- Завантажте dowód wysłania та dowód otrzymania.
Не використовуйте тільки функцію пересилання старого повідомлення без пояснення. Працівник установи повинен одразу зрозуміти, чого ви просите, якої справи стосується документ і чому до повідомлення додане UPO з ePUAP.
Яку тему повідомлення написати польською
Ponowne wniesienie pisma przez e-Doręczenia – wcześniejsza wysyłka przez ePUAP z dnia [data] – sygnatura [numer sprawy]
Якщо номера справи ще немає, можна використати:
Ponowne wniesienie pisma przesłanego wcześniej przez ePUAP – [imię i nazwisko]
Зразок супровідного повідомлення польською
Szanowni Państwo,
w dniu [data] przekazałem za pośrednictwem platformy ePUAP pismo dotyczące sprawy o sygnaturze [numer sprawy]. Urzędowe Poświadczenie Odbioru zostało wygenerowane dnia [data].
W związku ze zmianą zasad komunikacji elektronicznej od 1 stycznia 2026 r. ponownie wnoszę to samo pismo za pośrednictwem e-Doręczeń na adres do doręczeń elektronicznych organu.
Proszę o przyjęcie pisma i dołączenie go do akt sprawy. W załączeniu przekazuję:
1. pismo z dnia [data],
2. załączniki do pisma,
3. UPO dotyczące wcześniejszej wysyłki przez ePUAP.Proszę również o informację, czy wcześniejsze pismo zostało zarejestrowane w systemie urzędu.
Z poważaniem,
[imię i nazwisko]
[numer sprawy lub inne dane identyfikacyjne]
Не просіть установу «перенести» дату нового подання на дату з UPO. Можна попросити врахувати попередню спробу, але рішення про її юридичне значення залежить від процедури та обставин.
Що саме потрібно підписати
У e-Doręczenia є різниця між підписанням тексту повідомлення та підписанням доданого файла.
Кнопка «Podpisz treść i wyślij» підписує текст повідомлення. Вона не ставить електронний підпис на кожний PDF, який ви додали.
Тому орієнтуйтеся на те, де міститься саме подання:
- якщо заява, пояснення або оскарження повністю написані в тексті повідомлення, використайте «Podpisz treść i wyślij»;
- якщо офіційне подання міститься у PDF, підпишіть сам PDF;
- якщо повідомлення лише супроводжує вже належно підписаний документ, перевірте чинність підпису на файлі;
- якщо конкретна процедура не вимагає електронного підпису, не додавайте його лише формально, але переконайтеся, що документ дозволяє встановити особу заявника.
Для підписання додатка відкрийте меню біля завантаженого файла, виберіть «Podpisz» і скористайтеся Profil Zaufany, e-dowód або кваліфікованим підписом. Після успішної операції біля файла повинен з’явитися статус «Podpisano».
Окрема інструкція про підготовку файла доступна в матеріалі про те, як підписати PDF через Profil Zaufany.
Що робити, якщо строк ще не закінчився
Не чекайте відповіді установи щодо попереднього повідомлення з ePUAP. Якщо строк ще триває, повторно подайте документ через правильний канал до його закінчення.
У справах, які регулюються Kodeks postępowania administracyjnego, строк може вважатися дотриманим, якщо документ до його закінчення відправлено на ADE компетентної установи та отримано dowód otrzymania. Відповідне правило міститься у статті 57 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Саме тому після відправлення перевірте не лише папку Wysłane. Відкрийте повідомлення і переконайтеся, що система дозволяє завантажити підтвердження отримання.
Що робити, якщо строк уже закінчився
Повторне подання через e-Doręczenia не переносить автоматично дату подання на день, коли документ був відправлений через ePUAP. Нове повідомлення отримує власну дату та власні докази відправлення й отримання.
Якщо строк пропущений, дійте без зволікання:
- повторно подайте документ через правильний канал;
- додайте UPO з ePUAP;
- поясніть, чому ви використали неправильний канал;
- перевірте, чи можна подати prośbę o przywrócenie terminu;
- за потреби одночасно подайте таке прохання разом із пропущеним документом.
За статтею 58 Kodeksu postępowania administracyjnego строк може бути поновлений, якщо заявник обґрунтує, що пропустив його не зі своєї вини. Прохання за загальним правилом подають протягом семи днів від моменту припинення причини пропуску. Одночасно потрібно виконати саму пропущену дію.
Помилкове використання ePUAP не означає автоматично, що строк буде поновлений. Установа оцінює конкретні обставини: інструкцію, якою ви керувалися, дату відправлення, зміст UPO, отримані роз’яснення та швидкість вашої реакції після виявлення помилки.
Якщо йдеться про оскарження рішення, апеляцію або іншу процедуру з коротким строком, варто звернутися до юриста. Неправильно вибраний одержувач або канал може вплинути на допустимість оскарження.
Яке значення має UPO з ePUAP
UPO потрібно долучити до повторного повідомлення, але правильно описати його функцію.
Воно може підтверджувати:
- дату попередньої спроби відправлення;
- назву одержувача в ePUAP;
- ідентифікатор документа;
- факт технічного прийняття повідомлення системою;
- вашу добросовісну спробу виконати дію у встановлений строк.
Водночас UPO не слід називати dowód otrzymania з e-Doręczenia. Це різні документи, створені різними системами.
«UPO з ePUAP варто зберегти як доказ попередньої спроби. Але воно не повинно замінювати правильне підтвердження нового подання через e-Doręczenia».
Як перевірити, що повторне повідомлення відправлене
Одразу після натискання кнопки відправлення повідомлення може з’явитися у папці Wychodzące. Це означає, що система ще виконує операцію.
Правильно відправлене повідомлення повинно перейти до папки Wysłane. Після цього відкрийте його та перевірте:
- назву одержувача;
- адресу ADE;
- дату й час відправлення;
- статус повідомлення;
- наявність усіх додатків;
- статус підпису;
- можливість завантажити potwierdzenie wysłania;
- можливість завантажити potwierdzenie odebrania.
Якщо повідомлення довго залишається у Wychodzące, не відправляйте одразу багато однакових копій. Спочатку перевірте статус, оновіть сторінку та збережіть скриншот. Повторну спробу робіть лише після того, як переконаєтеся, що перше повідомлення не перейшло до Wysłane.
Що написати, якщо установа не бачить повторного документа
Спочатку відкрийте повідомлення у Wysłane та перевірте dowód otrzymania. Якщо підтвердження сформоване, надішліть установі його ідентифікатор, дату, час та адресу ADE одержувача.
Коротке повідомлення польською:
Szanowni Państwo,
w dniu [data] za pośrednictwem e-Doręczeń przesłałem ponownie dokument dotyczący sprawy o sygnaturze [numer].
Wiadomość została wysłana na ADE: [adres]. Dowód otrzymania został wygenerowany dnia [data] o godzinie [godzina].
Proszę o weryfikację wpływu wiadomości i dołączenie dokumentu do akt sprawy.
W załączeniu przekazuję dowód otrzymania.
Не надсилайте замість dowodu лише скриншот папки Wysłane. Офіційне підтвердження містить дані, за якими установа може знайти конкретну електронну доставку.
Найпоширеніші помилки під час повторного подання
- повторне використання ePUAP замість вибору e-Doręczenia;
- відправлення документа не тій установі;
- вибір неправильної адреси ADE;
- додавання лише UPO без самого документа;
- відправлення документа без попередніх додатків;
- відсутність номера справи у темі та тексті;
- підписання тексту повідомлення замість PDF, який є фактичним поданням;
- припущення, що дата з UPO автоматично стане датою нового подання;
- відсутність dowodu otrzymania після повторної відправки;
- очікування відповіді установи до закінчення процесуального строку.
«Повторне подання через e-Doręczenia потрібно оформити як нову зрозумілу процесуальну дію, а не як технічне пересилання старого пакета з ePUAP».
«Якщо строк ще триває, найкращий спосіб зменшити ризик полягає у негайному поданні документа на правильну ADE та збереженні dowodu otrzymania».
Поширені запитання
Чи потрібно долучати UPO з ePUAP?
Так. UPO допомагає показати дату та обставини попередньої відправки. Однак воно за загальним правилом не замінює dowodu otrzymania з e-Doręczenia.
Чи можна просто переслати старе повідомлення?
Краще створити нове повідомлення, чітко описати повторне подання та долучити оригінальний документ, додатки й UPO. Просте пересилання може не пояснювати, якої дії ви очікуєте від установи.
Чи потрібно змінювати дату на старому документі?
Ні, якщо ви повторно подаєте той самий документ. Його попередню дату можна залишити, а дату повторного подання пояснити в супровідному повідомленні.
Яка дата вважатиметься датою подання?
За загальним правилом значення матиме дата правильної доставки через e-Doręczenia, підтверджена dowodem otrzymania. Чи можна врахувати попередню дату з ePUAP, залежить від процедури та рішення установи.
Чи потрібно підписувати UPO?
Ні. UPO є системним підтвердженням. Підписувати потрібно саме подання, заяву, пояснення або інший документ, якщо підпис вимагається для відповідної процедури.
Що робити, якщо строк закінчився вчора?
Подайте документ повторно негайно. Перевірте можливість одночасного подання prośby o przywrócenie terminu. До пояснення долучіть UPO та докази того, чому ви використали ePUAP.
Чи гарантує UPO поновлення строку?
Ні. Воно підтверджує попередню спробу, але не доводить автоматично, що строк пропущено без вашої вини. Остаточну оцінку здійснює компетентна установа.
Чи можна відправити документи звичайною електронною поштою?
Звичайний email зазвичай не замінює офіційного подання через e-Doręczenia, спеціальну електронну систему або паперовий канал. Email можна використати для інформаційного контакту, але не варто покладатися на нього для дотримання процесуального строку.
Читайте також
- Як надіслати документи воєводі через e-Doręczenia?
- Як підписати PDF через Profil Zaufany перед відправленням до ужонду?
- Як українцю створити Profil Zaufany у Польщі?
- Як повідомити воєводу про зміну адреси під час розгляду карти побиту?
- Як повідомити воєводу про звільнення під час розгляду карти побиту?
Денис Галандзовський
український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном