Як підписати załącznik безпосередньо у e-Doręczenia?

Підписати załącznik можна безпосередньо під час створення повідомлення в e-Doręczenia. Додайте файл, натисніть три крапки біля його назви, виберіть «Podpisz», перейдіть до електронного підпису та підтвердьте операцію через Profil Zaufany, e-dowód або кваліфікований сертифікат.

Після успішного підписання біля файла повинен з’явитися статус «Podpisano». Лише після цього можна відправляти повідомлення до установи.

Важливо не переплутати підписання файла з кнопкою «Podpisz treść i wyślij». Ця кнопка підписує текст повідомлення, але не підписує додані PDF та інші załączniki.

Які документи можна підписати у e-Doręczenia

Вбудована функція призначена для документів, які ви додаєте до нового повідомлення як załączniki. Це можуть бути:

• заяви та клопотання;
• пояснення до відкритої справи;
• відповіді на wezwanie;
• оскарження та odwołania;
• повідомлення про зміну обставин;
• довіреності;
• формуляри, які заявник має право підписувати самостійно;
• інші документи, для яких потрібний електронний підпис.

Офіційна інструкція дозволяє використати один із двох способів. Документ можна підписати заздалегідь, зберегти на комп’ютері та додати до повідомлення вже підписану версію. Другий варіант полягає у підписанні файла безпосередньо у e-Doręczenia.

Другий спосіб зручний, коли готовий PDF уже є на комп’ютері, але електронного підпису на ньому ще немає.

Що потрібно підготувати

Перед початком перевірте, чи маєте:

• активну скриньку e-Doręczenia;
• готовий документ у читабельному форматі;
• активний Profil Zaufany, e-dowód або кваліфікований сертифікат;
• доступ до способу підтвердження підпису;
• правильну адресу ADE одержувача;
• номер справи, якщо документ надсилається до вже відкритої справи.

Якщо ви використовуєте Profil Zaufany, він повинен бути активним і підтвердженим. Також перевірте, чи маєте доступ до номера телефону, банківського входу або іншого способу авторизації.

Як підписати załącznik у e-Doręczenia покроково

1. Увійдіть до своєї скриньки e-Doręczenia.
2. Натисніть «Napisz wiadomość».
3. Виберіть відправлення через e-Doręczenia.
4. Знайдіть установу та перевірте її адресу ADE.
5. Заповніть тему і текст повідомлення.
6. У розділі Załączniki натисніть «Dodaj plik z dysku».
7. Виберіть документ на комп’ютері.
8. Дочекайтеся повного завантаження файла.
9. Натисніть три крапки біля його назви.
10. Виберіть «Podpisz».
11. Натисніть «Przejdź do podpisu».
12. Перевірте документ у попередньому перегляді.
13. За потреби перемістіть позначку підпису у відповідне місце.
14. Натисніть «Zapisz», а потім «Podpisz».
15. Виберіть спосіб електронного підпису.
16. Підтвердьте операцію.
17. Поверніться до повідомлення і перевірте статус файла.

Правильно підписаний załącznik повинен мати статус «Podpisano». Система автоматично замінює початковий файл його підписаною версією.

В актуальній офіційній інструкції користувача e-Doręczenia також зазначено, що після підписання розмір файла може збільшитися через додані дані електронної авторизації.

Який спосіб підпису вибрати

Для більшості українців із PESEL найпростішим варіантом буде Profil Zaufany. Якщо профілю ще немає, скористайтеся інструкцією про те, як українцю створити Profil Zaufany.

Як підписати załącznik через Profil Zaufany

Після вибору «Podpisz» система перенаправить вас до державної послуги електронного підпису.

Далі потрібно:

1. вибрати Profil Zaufany;
2. увійти через ім’я користувача, електронну адресу або банк;
3. перевірити, який документ підписується;
4. підтвердити підпис передбаченим способом;
5. дочекатися автоматичного повернення до e-Doręczenia.

Не закривайте вкладку відразу після підтвердження. Система повинна повернути підписаний файл до повідомлення. Якщо закрити сторінку занадто рано, підписана версія може не приєднатися.

Після повернення переконайтеся, що біля документа з’явився напис «Podpisano». Якщо статусу немає, не відправляйте повідомлення, доки не перевірите файл.

Як перевірити електронний підпис перед відправленням

Натисніть три крапки біля підписаного załącznika та виберіть «Sprawdź podpis».

Система повинна показати:

• дані власника підпису;
• дату і час підписання;
• результат перевірки;
• статус підпису.

Перевірте не лише повідомлення про технічну правильність. Ім’я власника підпису повинно відповідати людині, яка має право підписати конкретний документ.

Наприклад, документ роботодавця повинен підписувати роботодавець або уповноважений представник компанії. Підпис працівника може бути технічно справним, але він не замінює підпису належної особи.

Докладніше це питання розібране в матеріалі про те, як перевірити електронний підпис роботодавця на PDF.

Чим відрізняються «Podpisz» і «Podpisz treść i wyślij»

Це дві різні операції.

Якщо заява міститься у PDF, натискання «Podpisz treść i wyślij» не поставить підпис на цьому PDF.

Офіційний портал у матеріалі про правильне підписання załączników у e-Doręczenia прямо попереджає, що додані файли потрібно підписувати окремо.

«Кнопка “Podpisz treść i wyślij” не підписує PDF. Якщо офіційна заява знаходиться у файлі, підпис повинен бути поставлений саме на цьому файлі».

Чи потрібно підписувати і текст, і załącznik

Це залежить від того, де міститься ваше офіційне звернення.

Якщо в тексті повідомлення написано лише короткий супровід, наприклад «у додатку надсилаю відповідь на wezwanie», основним документом є załącznik. У такому випадку критично важливо підписати файл.

Якщо повна заява написана безпосередньо в полі повідомлення, можна використати «Podpisz treść i wyślij».

Якщо і текст, і PDF містять окремі заяви або юридично важливі твердження, можна підписати обидва елементи. Але подвійний підпис не виправить ситуацію, коли документ підписала неналежна особа.

Чи потрібно підписувати кожний доданий файл

Ні. Електронного підпису потребують документи, які у паперовій формі потрібно було б підписати власноруч.

Зазвичай окремого підпису можуть потребувати:

• заява;
• клопотання;
• пояснення;
• оскарження;
• довіреність;
• офіційне повідомлення про зміну обставин;
• формуляр із місцем для підпису.

Як правило, немає сенсу окремо підписувати:

• копію паспорта;
• скан карти побиту;
• копію договору, який уже підписали сторони;
• банківську виписку;
• рішення установи;
• отримане wezwanie;
• інформаційний додаток, який не є вашою заявою.

Конкретна процедура може встановлювати інші вимоги. Якщо в офіційній інструкції зазначено, що всі копії потрібно засвідчити або підписати, дотримуйтеся саме цієї вимоги.

Чи достатньо скана з рукописним підписом

Не завжди. Документ, який роздрукували, підписали ручкою і відсканували, залишається електронною копією паперового оригіналу.

Якщо процедура вимагає електронно підписаного документа, сам скан із видимим підписом не замінює Profil Zaufany, підпис e-dowodem або кваліфікований електронний підпис.

Установа може попросити усунути формальний недолік, надіслати електронно підписану версію або показати паперовий оригінал.

Тому безпечніше підготувати чистий PDF і підписати його електронно. Окрема покрокова інструкція доступна в матеріалі про те, як підписати PDF через Profil Zaufany.

Хто повинен підписувати документ роботодавця

Вбудована функція e-Doręczenia підписує файл даними людини, яка виконує авторизацію. Вона не перевіряє, чи ця людина має право діяти від імені роботодавця.

Якщо документ повинен походити від компанії, його підписує:

• власник jednoosobowej działalności gospodarczej;
• член правління відповідно до способу репрезентації в KRS;
• кілька представників, якщо потрібна спільна репрезентація;
• належно уповноважений представник.

Працівник не може підписати своїм Profil Zaufany Załącznik nr 1 замість роботодавця. Технічно система дозволить поставити підпис, але документ буде підписаний неправильною особою.

«Статус “Podpisano” підтверджує наявність електронного підпису. Він не підтверджує, що підписант мав право представляти компанію».

Що робити за спільної репрезентації компанії

Якщо в KRS зазначено, що компанію представляють дві особи разом, одного підпису може бути недостатньо.

Не варто передавати іншій людині свій пароль, SMS-код або доступ до Profil Zaufany. Кожен представник повинен використовувати власний спосіб електронного підпису.

Для документа з кількома підписантами практичніше підготувати його заздалегідь, послідовно поставити всі необхідні підписи та лише потім додати готовий файл до повідомлення e-Doręczenia.

Перед відправленням перевірте кожний підпис і порівняйте дані підписантів зі способом репрезентації компанії.

Вимоги до назви та розміру файла

За офіційною інформацією e-Doręczenia, максимальний розмір однієї кореспонденції становить 500 МБ. Після підписання файл може збільшитися приблизно на 30 відсотків, тому не завантажуйте документ на межі допустимого розміру.

Назва файла:

• не повинна містити пробілів;
• не повинна містити спеціальних символів;
• разом із розширенням не повинна перевищувати 128 символів;
• має зрозуміло описувати документ.

Замість назви:

Załącznik nr 1 – ostateczna wersja (підписаний!).pdf

краще використати:

Zalacznik_nr_1_podpisany.pdf

Це зменшує ризик технічних проблем під час завантаження та обробки файла.

Чому біля файла немає кнопки «Podpisz»

Спочатку перевірте, чи файл повністю завантажився. Біля правильно доданого документа повинна з’явитися зелена позначка.

Якщо функція підпису не відображається:

1. переконайтеся, що створюєте повідомлення саме через e-Doręczenia;
2. дочекайтеся завершення завантаження;
3. відкрийте меню з трьома крапками біля конкретного файла;
4. перейменуйте файл без пробілів і спеціальних символів;
5. видаліть документ із чернетки та додайте його повторно;
6. оновіть сторінку або відкрийте скриньку в іншому браузері;
7. за потреби підпишіть документ заздалегідь через державну послугу підписання PDF.

Не відправляйте непідписаний документ лише тому, що кнопка тимчасово не відображається. Якщо строк закінчується, збережіть скриншот проблеми та спробуйте підписати файл зовнішнім способом.

Що робити, якщо підписання перервалося

Якщо після авторизації система не повернула вас до повідомлення, відкрийте чернетку та перевірте статус załącznika.

Можливі два варіанти:

• біля файла є статус «Podpisano», тоді підписана версія приєдналася правильно;
• статусу немає, тоді операцію потрібно повторити.

Не орієнтуйтеся лише на отриманий SMS-код або повідомлення від банку. Остаточним підтвердженням на цьому етапі є статус файла у e-Doręczenia та успішна перевірка через «Sprawdź podpis».

Що перевірити перед відправленням

• вибрана правильна установа;
• адреса ADE відповідає одержувачу;
• вказаний номер справи;
• додані всі документи;
• підпис поставлений на правильному файлі;
• біля документа є статус «Podpisano»;
• дані власника підпису правильні;
• файл відкривається після підписання;
• у тексті пояснено, що саме надсилається;
• залишився час для перевірки статусу доставки.

Після натискання «Wyślij» повідомлення спочатку може потрапити до Wychodzące. Після правильної відправки воно повинно перейти до Wysłane.

Відкрийте відправлене повідомлення та завантажте potwierdzenie wysłania і potwierdzenie odebrania. Сам статус «Podpisano» підтверджує підпис файла, але не підтверджує, що установа вже отримала всю кореспонденцію.

Поширені запитання

Чи підписує «Podpisz treść i wyślij» усі додатки?

Ні. Ця функція підписує тільки текст повідомлення. Кожний załącznik, який потребує підпису, потрібно підписати окремо.

Як зрозуміти, що PDF підписаний?

Біля файла повинен з’явитися статус «Podpisano». Додатково відкрийте меню з трьома крапками та виберіть «Sprawdź podpis».

Чи можна підписати файл через Profil Zaufany безпосередньо у скриньці?

Так. Додайте файл, виберіть «Podpisz», перейдіть до підпису та авторизуйте операцію через Profil Zaufany.

Чи можна підписати кілька załączników?

Так, але кожний файл потрібно перевірити окремо. Біля кожного документа, який ви підписали, має відображатися статус «Podpisano».

Чи потрібно підписувати копію паспорта?

Зазвичай ні, якщо інструкція конкретної процедури не передбачає засвідчення копії. Підпис насамперед потрібний на заяві, поясненні, клопотанні або іншому документі, який ви складаєте від свого імені.

Чи можна підписати Załącznik nr 1 замість роботодавця?

Ні. Цей документ повинен підписати належний представник роботодавця. Підпис працівника не замінює підпису компанії.

Чи можна додати PDF, який уже підписаний?

Так. Офіційна інструкція дозволяє підписати документ заздалегідь і додати готовий файл. Перед відправленням перевірте чинність підпису.

Чи достатньо статусу «Podpisano», щоб вважати документ поданим?

Ні. Після підписання повідомлення ще потрібно відправити. Фактичну доставку підтверджують статус у Wysłane та сформоване підтвердження отримання.

Читайте також

• Як підписати PDF через Profil Zaufany перед відправленням до ужонду?
• Як перевірити електронний підпис на PDF від роботодавця?
• Як надіслати документи воєводі через e-Doręczenia?
• Як українцю створити Profil Zaufany із номером PESEL?

Денис Галандзовський
український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном