Роботодавець заповнив документ, роздрукував його, поставив підпис ручкою та надіслав працівникові скан у PDF. Чи можна долучити такий файл до справи про карту побиту?
Якщо йдеться про Załącznik nr 1 до заяви, поданої через новий портал MOS, скану недостатньо. Роботодавець повинен заповнити призначену для нього частину в системі та підписати її електронно. Зображення рукописного підпису не є електронним підписом.
В іншій ситуації — наприклад, у старій паперовій справі — скан може потрапити до матеріалів як копія. Проте це не означає, що воєвода визнає його достатнім. Управління може попросити паперовий оригінал або правильно підписаний електронний документ.
Скан і електронний підпис — не одне й те саме
Після сканування паперового документа утворюється його цифрове зображення. На сторінці видно підпис, але всередині PDF немає даних, за якими можна перевірити особу підписанта, час підписання та незмінність документа.
Справжній електронний підпис працює інакше. Він пов’язаний із конкретною особою та дозволяє перевірити, чи редагували файл після підписання.
Саме тому для воєводи важлива не лише картинка внизу сторінки. Значення має форма, у якій документ було створено та підписано.
| Файл | Що він підтверджує | Чи є електронним підписом |
|---|---|---|
| PDF зі вставленим зображенням підпису | Лише те, що в документі є відповідне зображення | Ні |
| Скан паперового документа з рукописним підписом | Є цифровою копією паперового документа | Ні |
| PDF, підписаний через Profil Zaufany | Дозволяє перевірити особу підписанта та цілісність файла | Так |
| PDF із кваліфікованим електронним підписом | Містить перевірюваний електронний підпис | Так |
Що змінилося після переходу на новий MOS
У справах про тимчасове перебування і роботу Załącznik nr 1 більше не повинен просто переходити від роботодавця до працівника у вигляді заповненого PDF.
Під час підготовки заяви в MOS іноземець зазначає електронну адресу роботодавця. На неї надходить посилання на частину формуляра, яку роботодавець має самостійно заповнити та підписати.
В офіційній інструкції щодо дозволу на тимчасове перебування і роботу прямо зазначено, що додаток повинен бути підписаний роботодавцем електронно. Без завершення цього етапу працівник не зможе правильно закінчити подання заяви.
Тому схема «роздрукувати — підписати ручкою — відсканувати — завантажити» для нового Załącznik nr 1 не замінює процедуру в MOS.
Чому інші документи можна завантажувати сканами
Плутанина виникає через те, що MOS справді дозволяє додавати скани багатьох документів. Наприклад, у справу завантажують цифрові копії паспорта, підтвердження оплати, страхування або окремих документів про працевлаштування.
Але це не означає, що будь-який документ із підписом можна подати таким самим способом. Załącznik nr 1 належить до окремої категорії: його формує та підписує інша особа — роботодавець.
Отже, потрібно розрізняти:
- скан документа, який у справі використовується як доказ або копія;
- документ, для якого процедура прямо вимагає електронного підпису конкретної особи.
Załącznik nr 1 у новій електронній заяві належить до другого випадку.
Чи допоможе відправлення скана через e-Doręczenia
Сам канал відправлення не змінює статусу документа. Якщо працівник додасть скан до повідомлення в e-Doręczenia та натисне «Podpisz treść i wyślij», він підпише текст свого повідомлення. Підпис роботодавця на вкладеному PDF від цього не стане електронним.
На офіційній сторінці про правильне підписання вкладень у e-Doręczenia окремо попереджають: підписання повідомлення не підписує автоматично додані файли. Скан документа з рукописним підписом залишається копією.
Це один із найпоширеніших помилкових сценаріїв:
- роботодавець надсилає працівникові скан;
- працівник додає його до електронного листа;
- працівник підписує повідомлення своїм Profil Zaufany;
- вважає, що тепер увесь комплект має правильні підписи.
Насправді підпис працівника підтверджує лише дію працівника. Він не може замінити підпис роботодавця.
Що буде, якщо все-таки надіслати скан
У новій заяві через MOS система може взагалі не дозволити завершити процедуру, поки роботодавець не заповнить і не підпише свою частину.
Якщо скан надіслали під час уже відкритого провадження, він може бути зареєстрований у матеріалах справи. Але реєстрація вкладення ще не означає, що документ визнали правильним.
Працівник управління може:
- попросити надати оригінал документа;
- вимагати електронно підписаний файл;
- запросити новий Załącznik nr 1;
- перевірити повноваження людини, яка поставила підпис;
- встановити строк для усунення недоліку.
Наслідки залежать від того, як сформульоване wezwanie і який саме документ вимагав воєвода. Якщо недолік не виправити в зазначений строк, це може зашкодити розгляду справи.
Що робити зі справою, поданою до запуску нового MOS
Старі паперові справи не потрібно автоматично закривати й подавати заново. В офіційних роз’ясненнях щодо нового MOS зазначено, що заяви, які надійшли до управління до запуску нової системи, продовжують розглядати.
У такій справі потрібно насамперед прочитати wezwanie. Формулювання мають значення.
Якщо управління просить:
- oryginał załącznika — потрібен паперовий оригінал;
- załącznik podpisany własnoręcznie — роботодавець ставить рукописний підпис, а до управління передають оригінал;
- dokument podpisany elektronicznie — потрібно надіслати оригінальний електронний файл із підписом;
- skan lub kopię dokumentu — цифрової копії може бути достатньо на цьому етапі.
Коли у wezwanie немає ясності, безпечніше уточнити вимогу у відділі, який веде справу. Номер телефону, електронна адреса або номер справи зазвичай зазначені в листі.
Як правильно виправити документ
Варіант 1. Роботодавець підписує додаток у MOS
Це основний шлях для нових електронних заяв. Працівник вказує правильну адресу роботодавця, роботодавець відкриває отримане посилання, заповнює формуляр і підписує його способом, передбаченим системою.
Не потрібно просити роботодавця друкувати сторінки або вставляти в них зображення підпису.
Варіант 2. Роботодавець підписує PDF електронно
Якщо воєвода дозволяє дослати окремий електронний документ, роботодавець може підписати остаточний PDF через Profil Zaufany або іншим прийнятним електронним підписом.
Після цього працівникові потрібно передати саме оригінальний підписаний файл. Інструкція про те, як підписати PDF через Profil Zaufany, пояснює послідовність дій і перевірку результату.
Підписаний PDF не слід друкувати, сканувати або повторно зберігати в редакторі. До воєводи надсилають той самий файл, який сформував сервіс після підписання.
Варіант 3. Передати паперовий оригінал
Цей спосіб може застосовуватися у старих провадженнях або процедурах, для яких досі передбачена паперова форма. Роботодавець підписує документ ручкою, після чого оригінал надсилають поштою або подають до канцелярії управління.
Перед відправленням зробіть копію для себе. На конверті або в супровідному листі обов’язково зазначте номер справи.
Хто повинен підписати документ від роботодавця
Навіть правильно обрана форма підпису не допоможе, якщо документ підписала неналежна особа.
У jednoosobowa działalność gospodarcza зазвичай підписує власник. У компанії, внесеній до KRS, потрібно перевірити спосіб репрезентації. Іноді достатньо одного члена правління, а іноді необхідні два підписи.
Працівник відділу кадрів або бухгалтер не завжди має право представляти компанію. Для підписання документа такою особою може знадобитися довіреність.
Проблема особливо важлива під час оформлення карти побиту через роботу. Воєвода перевіряє не лише зарплату та вид договору, а й те, хто підтвердив умови працевлаштування від імені роботодавця.
Що написати роботодавцеві
Якщо ви отримали лише скан, можна надіслати коротке повідомлення польською:
Dzień dobry,
otrzymany plik zawiera skan podpisu odręcznego. W mojej sprawie wymagany jest dokument podpisany elektronicznie przez pracodawcę.
Proszę o podpisanie ostatecznej wersji dokumentu profilem zaufanym, podpisem osobistym lub podpisem kwalifikowanym oraz przesłanie oryginalnego pliku elektronicznego.
Якщо справа подається через MOS, краще написати точніше:
Proszę o otwarcie linku przesłanego przez system MOS, uzupełnienie załącznika i podpisanie go elektronicznie. Skan dokumentu z podpisem odręcznym nie zastępuje podpisu wymaganego w systemie.
Що робити, якщо строк із wezwanie закінчується
Не варто чекати, поки роботодавець вирішить питання в останню годину. Надішліть йому письмове прохання одразу після отримання wezwanie.
Якщо правильного документа ще немає, до управління можна передати коротке пояснення та попросити врахувати, що ви очікуєте на виправлений файл від роботодавця. Додайте копію свого звернення до компанії.
Це не замінює належного документа й не гарантує продовження строку. Проте мовчання створює гіршу ситуацію: воєвода не знатиме, чи намагаєтеся ви виконати вимогу.
Для електронного листування можна скористатися інструкцією про те, як надіслати документи воєводі через e-Doręczenia. Сам виправлений PDF потрібно підписати окремо до його додавання у повідомлення.
Помилки, через які документ доводиться переробляти
- роботодавець вставляє у PDF фотографію свого підпису;
- працівник підписує чужий скан власним Profil Zaufany;
- електронно підписаний документ друкують і повторно сканують;
- після підписання в PDF виправляють зарплату, дату або посаду;
- файл підписує працівник HR без довіреності;
- за спільної репрезентації компанії ставлять лише один підпис;
- до e-Doręczenia додають непідписаний файл, вважаючи, що кнопка відправлення підпише всі вкладення.
Короткі цитати автора
«Скан підпису показує, як виглядав паперовий документ. Електронний підпис дозволяє перевірити, хто і який саме файл підписав».
«Підписання повідомлення в e-Doręczenia не означає автоматичного підписання кожного вкладення».
«Для нового Załącznik nr 1 безпечний шлях один: роботодавець сам заповнює свою частину в MOS і підписує її електронно».
Поширені запитання
Чи може воєвода все-таки прийняти скан підпису роботодавця?
Скан може бути долучений до матеріалів як копія. Але якщо процедура вимагає оригіналу або електронного підпису роботодавця, самої копії недостатньо. Управління може вимагати виправлення.
Чи підійде скан для Załącznik nr 1 у новому MOS?
Ні. Роботодавець отримує окреме посилання, заповнює свою частину формуляра та підписує її електронно.
Чи можна підписати скан своїм Profil Zaufany?
Технічно працівник може додати свій підпис до файла, але це не замінить підпису роботодавця. Система покаже, що документ підписав працівник.
Чи достатньо надіслати PDF з електронної адреси компанії?
Ні. Корпоративна електронна адреса не є електронним підписом і не підтверджує повноваження конкретної людини.
Що робити, якщо роботодавець має лише паперовий підпис?
Для старої паперової справи можна передати підписаний оригінал, якщо цього вимагає wezwanie. Для нового MOS роботодавцеві потрібно скористатися електронним підписом у системі.
Чи можна надіслати паперовий оригінал замість електронного додатка в MOS?
Для заяви, яку подають через новий MOS, паперовий Załącznik nr 1 не замінює електронної дії роботодавця в системі. Винятки стосуються окремих процедур, що залишилися паперовими, або справ, відкритих раніше.
Денис Галандзовський
український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном