Як подати скаргу воєводі через відмову ґміни у PESEL UKR?

Скарга воєводі може бути доречною, коли ґміна не приймає заяву на PESEL UKR, обмежується усною відмовою, посилається на негативну верифікацію Straży Granicznej або не пояснює, на якій правовій підставі заявник не може пройти процедуру.

Проте спочатку потрібно визначити, що саме сталося. Skarga, ponaglenie та оскарження адміністративного рішення виконують різні функції. Якщо використати неправильний засіб, воєвода може лише переслати звернення іншому органу або розглянути його як загальну скаргу, не вирішуючи самої справи про PESEL UKR.

Особливо небезпечно покладатися тільки на скаргу, коли спливає 30-денний строк подання заяви. Звернення до воєводи саме по собі не замінює особистого візиту до ґміни та не гарантує зупинення цього строку.

Чому скаргу на ґміну подають саме воєводі

Відповідь міститься в Ustawie o ewidencji ludności. Відповідно до статті 4, органи ґміни виконують передбачені цим законом завдання як делеговані завдання державної адміністрації.

Стаття 5 цього закону визначає, що:

• воєвода є органом вищого рівня щодо адміністративних рішень органів ґміни, виданих на підставі цього закону;
• воєвода здійснює нагляд за виконанням ґмінами обов’язків у сфері реєстрації населення.

Додатковою підставою є статті 227 та 229 пункт 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. Скарга може стосуватися неналежного виконання завдань, порушення законності або інтересів заявника, бездіяльності та бюрократичного ведення справи. Якщо йдеться про делеговане державне завдання органу місцевого самоврядування, компетентним органом може бути воєвода або інший орган вищого рівня.

У справі PESEL UKR ці положення потрібно читати разом. Ґміна виконує державне завдання за Ustawą o ewidencji ludności, а воєвода є органом нагляду та органом вищого рівня.

Спочатку визначте, що саме зробила ґміна

Назвати кожне звернення словом skarga недостатньо. Подальший порядок залежить від того, чи була заява прийнята, чи виникла адміністративна справа та чи отримали ви офіційний документ.

Різниця принципова. Skarga перевіряє правильність роботи органу або його працівників. Ponaglenie використовується тоді, коли провадження вже розпочато, але орган пропустив строк або веде справу довше, ніж це необхідно.

Коли скарга воєводі має практичний сенс

Подання скарги можна розглядати, якщо ґміна:

• відмовляється допустити заявника до подання заяви;
• не приймає формуляр через негативний результат перевірки в системі Straży Granicznej;
• посилається на внутрішню інструкцію, але відмовляється назвати її або надати правову підставу;
• не видає жодного письмового документа після усної відмови;
• не дозволяє залишити письмове звернення в канцелярії;
• стверджує, що заяву можна подати тільки за місцем проживання;
• відмовляє через відсутність meldunku, хоча для PESEL UKR закон передбачає звернення до будь-якого органу ґміни;
• не перевіряє дані за попереднім паспортом або іншими документами заявника;
• після виправлення запису Straży Granicznej продовжує показувати старий результат і не вживає дій для з’ясування розбіжності.

За статтею 110a Ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej заяву можна подати до будь-якого органу ґміни на території Польщі. Водночас заявник повинен зробити це протягом 30 днів після перетину польського кордону.

Негативна верифікація Straży Granicznej не повинна залишатися усною відповіддю

Одна з найпоширеніших проблем у 2026 році пов’язана з тим, як Straż Graniczna записала в’їзд іноземця. Ґміна може повідомити, що система показує negatywna weryfikacja, оскільки в’їзд не зареєстрований як «ewakuacja/ochrona czasowa» або в записі немає категорії Q.

Rzecznik Praw Obywatelskich повідомив про численні звернення українців, яким ґміни відмовляли через спосіб реєстрації їхнього в’їзду. RPO окремо зазначив, що закони, які регулюють надання PESEL UKR, прямо не встановлюють вимоги про реєстрацію в’їзду саме з таким службовим позначенням.

Це не означає, що працівник ґміни може самостійно змінити прикордонний запис. Але негативний результат у системі не повинен перетворюватися на ситуацію, коли заявника просто відправляють додому без прийняття документів, зазначення правової підстави та пояснення подальших дій.

У скарзі воєводі варто просити перевірити:

• чи мала ґміна право відмовлятися від прийняття заяви;
• чи зафіксовано результат або причину відсутності верифікації;
• яка конкретна норма права стала підставою для відмови;
• чи мав орган можливість перевірити дані за іншим документом;
• чи надала ґміна заявникові необхідні пояснення;
• чи не позбавила поведінка працівника заявника можливості дотриматися 30-денного строку.

Якщо Straż Graniczna вже додала категорію Q, але ґміна продовжує бачити негативну відповідь, скористайтеся окремим алгоритмом із матеріалу про те, що робити, коли категорія Q є, а PESEL UKR не проходить.

Чи повинна ґміна видати адміністративне рішення

Стаття 44a пункт 19 Ustawy o ewidencji ludności прямо передбачає адміністративне рішення про відмову у наданні номера PESEL у двох випадках:

• фотографія не відповідає встановленим вимогам;
• відбитки пальців не були взяті, за винятком передбачених законом випадків.

Пункт 20 тієї самої статті встановлює, що звичайне адміністративне оскарження такого рішення не передбачене.

З цього не варто робити висновок, що будь-яка проблема з правом на тимчасовий захист автоматично повинна завершуватися рішенням за пунктом 19. Але якщо ви отримали документ із назвою decyzja administracyjna, не обмежуйтеся загальною скаргою воєводі.

Перевірте останню частину рішення, яка називається pouczenie. Там повинно бути вказано, чи можна подати скаргу до Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, через який орган це робиться та в який строк. У такій ситуації варто невідкладно звернутися до юриста, оскільки загальна skarga на роботу ґміни не зупиняє строк судового оскарження.

Якому воєводі адресувати скаргу

Скаргу потрібно адресувати воєводі того воєводства, на території якого розташована ґміна, що відмовила заявникові.

Наприклад:

• якщо відмова сталася в Кракові, адресатом буде Wojewoda Małopolski;
• якщо в Познані, Wojewoda Wielkopolski;
• якщо у Вроцлаві, Wojewoda Dolnośląski;
• якщо у Варшаві, Wojewoda Mazowiecki;
• якщо у Гданську, Wojewoda Pomorski.

Орієнтуйтеся на місце розташування ґміни, а не на місце перетину кордону, адресу проживання в Україні чи підрозділ Straży Granicznej, який виправляє прикордонний запис.

Якщо ви помилково надішлете скаргу некомпетентному органові, стаття 231 KPA зобов’язує його протягом семи днів передати звернення правильному адресатові або повідомити, куди його потрібно подати. Проте через 30-денний строк PESEL UKR краще не витрачати час на таке пересилання.

На кого саме скаржитися

У тексті краще вказувати не лише назву будівлі або відділу обслуговування. Формально завдання виконує відповідний орган ґміни:

• Wójt Gminy;
• Burmistrz Miasta або Burmistrz Miasta i Gminy;
• Prezydent Miasta.

Якщо ви не знаєте прізвища працівника, це не перешкоджає поданню скарги. Зазначте дату, приблизний час, адресу управління, номер віконця, назву відділу та зміст отриманої відповіді.

Не потрібно звинувачувати конкретного працівника у навмисному порушенні закону, якщо ви не можете цього довести. Для воєводи важливі факти: хто звернувся, коли це сталося, які документи були підготовлені, що відповів орган і чому заяву не прийняли.

Що обов’язково написати у скарзі

Звернення повинно дозволяти воєводі відтворити події та зрозуміти, чого ви вимагаєте. Укажіть:

• ім’я та прізвище;
• адресу для листування або власну адресу e-Doręczenia;
• номер PESEL, якщо він уже був присвоєний раніше;
• дату народження та громадянство;
• назву і адресу ґміни;
• дату та час візиту;
• дату останнього в’їзду до Польщі;
• документи, які ви принесли;
• точну або максимально близьку до точної відповідь працівника;
• причину відмови, названу ґміною;
• інформацію про попередні письмові звернення;
• опис ризику пропуску 30-денного строку;
• конкретні вимоги до воєводи.

Якщо працівник послався на внутрішню інструкцію, напишіть про це окремо. Зазначте, чи назвали вам номер, дату або автора документа та чи дозволили ознайомитися з його змістом.

Які документи додати

Докази краще розташувати у хронологічному порядку та пронумерувати. Наприкінці скарги складіть перелік załączników.

Залежно від ситуації можна додати:

• копію заповненої заяви на PESEL UKR;
• підтвердження запису на візит;
• талон електронної черги;
• копію письмового звернення до ґміни зі штампом канцелярії;
• письмову відповідь ґміни;
• скриншот повідомлення про відмову або скасування візиту;
• підтвердження останнього в’їзду до Польщі;
• листування зі Strażą Graniczną;
• підтвердження подання заяви про корекцію прикордонних даних;
• відповідь SG про додавання категорії Q;
• dowód wysłania та dowód otrzymania попередніх електронних звернень;
• коротку власну нотатку про перебіг візиту до управління.

Не додавайте без потреби повні копії документів, які не стосуються спору. Якщо копія паспорта необхідна для ідентифікації прикордонного запису, достатньо сторінки з персональними даними та сторінок зі штампами, що мають значення для справи.

Як подати скаргу через e-Doręczenia

Електронну скаргу потрібно надсилати на офіційну адресу ADE відповідного воєводського управління. Звичайна електронна адреса секретаріату не є рівнозначною e-Doręczenia.

Стаття 63 KPA передбачає, що електронні подання направляються на adres do doręczeń elektronicznych або через офіційний інформаційний сервіс органу. Звернення, відправлене на звичайний email, може залишитися без розгляду.

Перед надсиланням:

1. Знайдіть повну офіційну назву воєводського управління.
2. Перевірте його REGON та активну адресу ADE.
3. У полі теми напишіть, що звернення стосується відмови ґміни у процедурі PESEL UKR.
4. Вставте короткий супровідний текст у саме повідомлення.
5. Додайте скаргу у форматі PDF.
6. За можливості підпишіть PDF підписом zaufanym, osobistym або kwalifikowanym.
7. Додайте пронумеровані докази.
8. Після відправлення завантажте підтвердження відправлення та отримання.

Правильного адресата можна знайти за інструкцією про те, як перевірити адресу ADE ужонду в e-Doręczenia. Загальний порядок підготовки електронного повідомлення описаний у матеріалі про те, як надіслати документи воєводі через e-Doręczenia.

Сама заява на PESEL UKR не подається через e-Doręczenia. Закон вимагає особистого звернення до органу ґміни, оскільки під час процедури перевіряють особу, приймають паперову заяву, фотографію та, за загальним правилом, відбитки пальців.

Як подати скаргу на папері

Паперову скаргу можна:

• подати особисто до канцелярії воєводського управління;
• надіслати рекомендованим листом;
• передати через польського поштового оператора з підтвердженням відправлення;
• подати до пункту приймання кореспонденції, якщо такий працює у відповідній делегатурі.

Для особистого подання підготуйте два однакові примірники. Один залишиться в управлінні, а на другому попросіть поставити штамп із датою прийняття.

Якщо відправляєте поштою, збережіть копію всього комплекту, чек, номер відстеження та підтвердження вручення.

Зразок скарги воєводі польською

Do Wojewody [nazwa województwa]
za pośrednictwem / na adres
[pełna nazwa urzędu wojewódzkiego]

Skarżący:
[imię i nazwisko]
[adres do korespondencji]
[adres do doręczeń elektronicznych, jeżeli dotyczy]
[numer PESEL, jeżeli został wcześniej nadany]
[numer telefonu lub e-mail]

Skarga na sposób realizacji przez organ gminy zadań dotyczących nadania numeru PESEL ze statusem UKR

Na podstawie art. 227 oraz art. 229 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, w związku z art. 4 i art. 5 ustawy o ewidencji ludności, składam skargę na działanie [Wójta Gminy / Burmistrza / Prezydenta Miasta] oraz sposób obsługi mojego wniosku przez [pełna nazwa urzędu].

W dniu [data] około godziny [godzina] stawiłem się osobiście w [nazwa i adres urzędu] w celu złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR.

Posiadałem przygotowany formularz, fotografię, ważny dokument podróży oraz dokumenty dotyczące mojego wjazdu do Polski. Mój ostatni wjazd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nastąpił dnia [data].

Pracownik urzędu odmówił przyjęcia wniosku, wskazując, że [dokładny powód podany przez pracownika, na przykład negatywny wynik weryfikacji w systemie Straży Granicznej, brak kategorii Q, brak meldunku lub inna przyczyna].

Nie otrzymałem pisemnego potwierdzenia zgłoszenia się do urzędu, pisemnego wyjaśnienia podstawy prawnej odmowy ani dokumentu umożliwiającego mi zakwestionowanie stanowiska organu. [Jeżeli dotyczy: Pracownik powołał się na instrukcję, której nazwy, daty ani treści mi nie udostępniono].

W mojej ocenie opisany sposób postępowania może stanowić nienależyte wykonywanie zadania zleconego z zakresu administracji rządowej oraz naruszać mój interes prawny. Brak przyjęcia wniosku naraża mnie również na przekroczenie terminu 30 dni określonego w art. 110a ust. 2 ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W związku z powyższym wnoszę o:

1. zbadanie sposobu postępowania [nazwa organu gminy] w opisanej sprawie;
2. ustalenie, na jakiej podstawie prawnej odmówiono przyjęcia mojego wniosku;
3. ustalenie, czy wynik albo przyczyna braku weryfikacji zostały prawidłowo odnotowane;
4. podjęcie odpowiednich czynności nadzorczych w granicach kompetencji Wojewody;
5. zapewnienie mi możliwości osobistego złożenia wniosku oraz formalnego załatwienia sprawy przez właściwy organ;
6. zbadanie wpływu odmowy przyjęcia wniosku na możliwość zachowania przeze mnie ustawowego terminu;
7. przekazanie mi pisemnej informacji o sposobie załatwienia skargi wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

Z uwagi na upływ terminu do złożenia wniosku proszę o pilne rozpatrzenie sprawy.

Załączniki:

1. kopia przygotowanego wniosku o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR;
2. potwierdzenie wizyty lub rezerwacji terminu;
3. kopia pisma złożonego w urzędzie gminy;
4. dokumenty potwierdzające datę wjazdu do Polski;
5. korespondencja ze Strażą Graniczną;
6. inne dokumenty wskazane w skardze.

[miejscowość, data] [podpis]

Зразок потрібно адаптувати. Не залишайте у готовому документі вимоги, які не відповідають вашій ситуації. Якщо заяву прийняли, але справа не розглядається, основним документом має бути ponaglenie, а не твердження про відмову у прийнятті заяви.

Чого можна вимагати від воєводи

У скарзі краще просити про дії, які належать до компетенції воєводи. Це може бути:

• перевірка законності та правильності дій ґміни;
• отримання пояснень від органу або працівників;
• перевірка організації приймання заяв;
• встановлення правової підстави відмови;
• застосування наглядових заходів;
• забезпечення належного розгляду заяви компетентним органом;
• надання заявникові письмової відповіді з обґрунтуванням.

Недостатньо написати: «Прошу дати мені PESEL UKR». Воєвода не замінює працівника ґміни, не приймає замість неї фотографію та відбитки пальців і не виправляє прикордонний запис Straży Granicznej.

Докладніше дивіться в матеріалі «Відмова в повторному наданні статусу UKR».

Правильна вимога полягає в тому, щоб воєвода перевірив дії ґміни, використав наглядові повноваження та забезпечив можливість законного завершення процедури.

Скільки воєвода розглядає скаргу

За статтею 237 KPA компетентний орган повинен розглянути скаргу без зайвої затримки, але не пізніше ніж протягом одного місяця.

Після розгляду заявникові надсилають zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi. Якщо скаргу визнано необґрунтованою, відповідь повинна містити фактичне та правове обґрунтування.

Місячний строк не означає, що варто припинити інші дії. Якщо до завершення 30-денного строку подання заяви на PESEL UKR залишилося кілька днів, паралельно:

• спробуйте звернутися до іншої ґміни;
• попросіть першу ґміну письмово зафіксувати ваш візит;
• подайте заяву про корекцію даних до Straży Granicznej;
• збережіть усі підтвердження звернень;
• за потреби зверніться до юриста або безкоштовної правової консультації.

Чим skarga відрізняється від ponaglenia

Якщо заява вже прийнята і справа формально існує, загальна скарга на працівника може не вирішити проблему із затримкою. У такій ситуації застосовується стаття 37 KPA.

Ponaglenie подається органові вищого рівня через орган, який веде справу. Для справи, яку розглядає ґміна на підставі Ustawy o ewidencji ludności, адресатом зазвичай буде воєвода, але документ потрібно направити через відповідний орган ґміни.

Чи зупиняє скарга строк 30 днів

Не слід автоматично вважати, що скарга воєводі, звернення до Straży Granicznej або технічна проблема з реєстром зупиняють 30-денний строк.

20 серпня 2026 року Rzecznik Praw Obywatelskich звернувся до MSWiA з питанням, чи повинно подання заяви про корекцію помилкового запису Straży Granicznej переривати перебіг цього строку. На офіційній сторінці RPO опубліковано саме запит, але немає відповіді, яка дозволяла б усім заявникам безпечно вважати строк зупиненим.

Тому в скарзі потрібно окремо вказати дату в’їзду, дату першої спроби подання заяви та кількість днів, які залишаються. Доказ своєчасного візиту може мати значення для подальшого захисту прав, але не варто обіцяти заявникові автоматичне зарахування цієї дати як дати подання заяви.

Що робити, якщо воєвода не відповів

Якщо минув місяць, а відповіді немає, спочатку перевірте dowód otrzymania, поштове повідомлення про вручення або штамп канцелярії. Строк потрібно рахувати від фактичного отримання скарги компетентним органом.

Стаття 237 пункт 4 KPA передбачає застосування положень про затримку та ponaglenie, якщо скаргу не розглянуто вчасно. У такій ситуації можна подати ponaglenie до компетентного органу вищого рівня через воєводу. Залежно від предмета справи ним може бути міністр, відповідальний за внутрішні справи.

У ponagleniu зазначте:

• дату подання первинної скарги;
• дату її отримання воєводою;
• номер звернення, якщо його надали;
• факт спливу місячного строку;
• відсутність відповіді або повідомлення про новий строк.

Що робити після негативної відповіді воєводи

Негативна відповідь на skargę не завжди є адміністративним рішенням, яке можна оскаржити так само, як decyzję. Це повідомлення про спосіб розгляду скарги.

Перевірте, чи воєвода:

• відповів на всі сформульовані питання;
• назвав правову підставу дій ґміни;
• отримав пояснення від відповідного органу;
• врахував додані документи;
• відділив проблему ґміни від корекції даних Straży Granicznej;
• надав фактичне та правове обґрунтування відмовної відповіді.

Якщо відповідь формальна або не враховує важливих обставин, можна звернутися до Rzecznika Praw Obywatelskich, додавши скаргу, відповідь воєводи та всі докази. За наявності адміністративного рішення або тривалої бездіяльності варто окремо оцінити можливість звернення до адміністративного суду.

Типові помилки у скаргах

• Надсилання скарги на звичайний email управління.
• Відсутність імені, адреси для відповіді або підпису.
• Опис емоцій без зазначення дати, місця та конкретних дій ґміни.
• Вимога до воєводи самостійно надати PESEL UKR.
• Відсутність доказу першої спроби подання заяви.
• Плутанина між skargą та ponagleniem.
• Ігнорування pouczenia у формальному рішенні.
• Очікування відповіді воєводи замість паралельного звернення до іншої ґміни.
• Припущення, що звернення до SG автоматично зупинило 30-денний строк.
• Надсилання документів не тому воєводі або на неактивну адресу ADE.

Короткий алгоритм дій

1. Запишіть дату, час, адресу ґміни та зміст усної відмови.
2. Спробуйте подати коротке письмове звернення до канцелярії ґміни.
3. Попросіть указати правову підставу та надати письмову відповідь.
4. Якщо проблема стосується запису про в’їзд, паралельно зверніться до Straży Granicznej.
5. Підготуйте skargę до воєводи з конкретними вимогами.
6. Додайте докази та пронумеруйте вкладення.
7. Надішліть документ через e-Doręczenia, поштою або подайте особисто.
8. Збережіть dowód wysłania та dowód otrzymania.
9. Не припиняйте спробу подати заяву в іншій ґміні.
10. Якщо видане формальне рішення, дійте відповідно до pouczenia.

Короткі цитати автора

«Скарга воєводі потрібна не для того, щоб воєвода замінив ґміну. Її мета полягає в тому, щоб змусити систему письмово пояснити відмову та перевірити законність дій органу».

«Усне “система не пропускає” не пояснює правової підстави відмови. Заявник повинен знати, який результат отримала ґміна і що саме перешкоджає процедурі».

«Подання скарги не дає права забути про 30-денний строк. Захищати свої права потрібно паралельно: через воєводу, Straż Graniczną та повторну спробу в іншій ґміні».

Поширені запитання

Чи можна подати скаргу воєводі українською мовою?

Для офіційного провадження найбезпечніше підготувати документ польською. Українські докази можна додати, але орган може попросити переклад, якщо їхній зміст необхідний для розгляду справи.

Чи потрібно платити за подання скарги?

Звичайна skarga у порядку розділу VIII KPA не потребує сплати адміністративного збору. Інша ситуація може виникнути, якщо документ фактично стосується окремого платного провадження або подається через повіреного.

Чи можна подати скаргу без письмової відмови ґміни?

Так. Опишіть усну відмову максимально точно та додайте непрямі докази: запис на візит, талон черги, копію підготовленої заяви, нотатку про розмову та подальше письмове звернення до ґміни.

Чи надасть воєвода PESEL UKR замість ґміни?

Ні. Воєвода здійснює нагляд і може перевірити дії органу. Особиста процедура, фотографія та відбитки пальців залишаються у компетенції ґміни.

Чи можна подати саму заяву на PESEL UKR разом зі скаргою через e-Doręczenia?

Ні. Скаргу, пояснення та докази можна передати електронно, але заява на PESEL UKR подається особисто в органі ґміни.

Чи треба чекати відповіді воєводи перед зверненням до іншої ґміни?

Ні. Закон дозволяє звернутися до будь-якого органу ґміни в Польщі. Якщо спливає строк, повторна спроба може бути важливішою за очікування результату скарги.

Коли потрібно подавати ponaglenie?

Ponaglenie подають, якщо заява вже прийнята, але справа не вирішена в належний строк або орган веде її довше, ніж це об’єктивно необхідно. Документ адресують воєводі та подають через орган ґміни.

Як довести, що воєвода отримав скаргу?

Для e-Doręczenia збережіть dowód wysłania та dowód otrzymania. Покроковий порядок є у матеріалі про те, як завантажити підтвердження відправлення та отримання.

Читайте також

• Категорія Q є, а PESEL UKR не проходить: алгоритм
• Як подати ponaglenie, якщо заява на PESEL UKR не розглядається
• Як надіслати документи воєводі через e-Doręczenia
• Як завантажити dowód wysłania та dowód otrzymania
• Як зафіксувати відмову ґміни прийняти заяву на PESEL UKR

Денис Галандзовський — український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном.