Ґміна прийняла заяву на PESEL UKR, але не розглядає: як подати ponaglenie?

Якщо ґміна прийняла заяву на PESEL UKR, але протягом тривалого часу не присвоює номер, не повідомляє про відмову і не просить доповнити документи, заявник може подати ponaglenie.

Це не звичайна скарга на працівника установи. Ponaglenie є процесуальним документом, за допомогою якого заявник повідомляє орган вищого рівня про бездіяльність або надмірне затягування справи.

У справі, яку веде орган ґміни, документ зазвичай адресують відповідному воєводі, але подають через вуйта, бурмістра або президента міста. Це означає, що під час відправлення через e-Doręczenia одержувачем потрібно вибрати ґміну, яка прийняла заяву.

Коли можна вважати, що заява на PESEL UKR прийнята

Початок строку потрібно рахувати не від першого візиту до установи, а від дня, коли заява фактично надійшла до компетентного органу.

Прийняття заяви можуть підтверджувати:

• копія формуляра зі штампом і датою;
• письмове підтвердження працівника ґміни;
• номер справи або реєстраційний номер документа;
• підтвердження внесення заяви до внутрішньої системи;
• квиток із системи обслуговування разом з іншими доказами;
• лист ґміни про додаткові документи або перевірку даних;
• інша офіційна кореспонденція, у якій зазначена дата подання.

Сам запис на прийом не підтверджує подання заяви. Так само недостатньо усної фрази працівника про те, що документи «передані далі», якщо у заявника не залишилося жодного доказу.

Якщо документи взагалі не прийняли, спочатку перевірте, як зафіксувати відмову ґміни прийняти заяву на PESEL UKR.

Якщо заяву прийняли, але підтвердження не видали, можна письмово попросити:

Proszę o potwierdzenie daty złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR oraz wskazanie numeru sprawy.

Відповідно до статті 63 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego орган повинен підтвердити подання документа, якщо заявник цього вимагає.

Скільки часу має ґміна на розгляд заяви

Для присвоєння PESEL UKR немає окремого універсального правила, за яким ґміна завжди повинна завершити справу, наприклад, протягом семи днів.

Не слід також плутати строк подання заяви зі строком її розгляду. Законодавство про тимчасовий захист встановлює строк, у який особа повинна звернутися після перетину польського кордону. Проте цей строк не означає, що ґміна отримує стільки ж часу на присвоєння номера.

Загальні строки визначає Kodeks postępowania administracyjnego:

• справа, яка не потребує додаткових доказів або пояснень, повинна бути завершена невідкладно;
• справа, що потребує пояснювальних дій, як правило, повинна бути завершена протягом місяця;
• особливо складна справа повинна бути завершена протягом двох місяців.

До цих строків можуть не зараховуватися, зокрема, періоди очікування на дії самого заявника, законне зупинення провадження та затримки, які виникли з причин, незалежних від органу.

Якщо ґміна не встигає завершити справу, вона повинна повідомити заявника про причину затримки, визначити новий строк і пояснити право на ponaglenie. Такий обов’язок виникає також тоді, коли затримка сталася не з вини працівників ґміни.

Коли ponaglenie не буде передчасним

За статтею 37 KPA ponaglenie подають після закінчення строку, встановленого законом або в повідомленні ґміни про продовження розгляду.

Докладніше дивіться в матеріалі «Ponaglenie у справі карти побиту».

Документ, поданий до закінчення відповідного строку, можуть залишити без розгляду. Тому перед відправленням потрібно перевірити:

1. точну дату прийняття заяви;
2. чи вимагала ґміна доповнити документи;
3. коли заявник виконав останню вимогу;
4. чи надсилала ґміна повідомлення на підставі статті 36 KPA;
5. який новий строк зазначений у цьому повідомленні;
6. чи не було формального зупинення провадження.

Місячний строк закінчується у відповідний день наступного місяця. Наприклад, якщо повну заяву прийняли 12 червня, місячний строк за загальним правилом закінчиться 12 липня. Якщо останній день припадає на суботу або державне свято, строк переноситься на наступний робочий день.

На практиці позиція заявника є сильнішою, якщо після закінчення місячного строку ґміна не присвоїла PESEL UKR, не попросила доповнити документи і не повідомила про законне продовження строку. Після двох місяців повної бездіяльності аргумент стає ще вагомішим, якщо справа не була особливо складною та не існувало періодів, які не зараховуються до строку.

Bezczynność і przewlekłość: у чому різниця

Якщо важко визначити правильну підставу, у документі можна написати:

Wnoszę ponaglenie z powodu bezczynności organu, ewentualnie przewlekłego prowadzenia sprawy.

Воєвода сам оцінить, яка форма порушення виникла в конкретній справі.

Кому адресувати ponaglenie

Справи реєстру PESEL, які виконує ґміна, належать до завдань державної адміністрації. Відповідно до статті 5 закону про реєстр населення, органом вищого рівня щодо ґміни в таких справах є воєвода.

У заголовку документа потрібно зазначити:

Do Wojewody [назва воєводства]
za pośrednictwem [Wójta Gminy / Burmistrza / Prezydenta Miasta]

Наприклад:

Do Wojewody Mazowieckiego
za pośrednictwem Prezydenta m.st. Warszawy

Ponaglenie не потрібно надсилати безпосередньо воєводі. За статтею 37 § 3 KPA воно подається через орган, який веде справу. Ґміна повинна передати документ воєводі разом із необхідними матеріалами та своєю позицією.

Важливо також правильно назвати орган. Справу формально веде не будівля «Urząd Gminy», а вуйт, бурмістр або президент міста.

Що написати у ponagleniu

Документ не потребує складної юридичної мови. Проте одного речення «прошу швидше видати PESEL» недостатньо.

У ponagleniu потрібно зазначити:

• ім’я, прізвище та адресу заявника;
• номер справи, якщо його надала ґміна;
• дату подання заяви на PESEL UKR;
• назву органу, який прийняв заяву;
• відомості про доповнення документів;
• дату останньої дії ґміни;
• опис бездіяльності або затягування;
• обґрунтування того, що належний строк уже закінчився;
• чітке прохання розглянути ponaglenie;
• підпис заявника або представника.

Не потрібно доводити особисту провину конкретного працівника. Для ponaglenia головне показати дату початку справи, перебіг розгляду і прострочення.

Зразок ponaglenia польською

[miejscowość, data]

Do Wojewody [nazwa województwa]
za pośrednictwem:
[Wójta Gminy / Burmistrza / Prezydenta Miasta]
[nazwa i adres organu]

Wnioskodawca:
[imię i nazwisko]
[adres do korespondencji]
[numer telefonu lub adres e-mail, opcjonalnie]
[numer sprawy, jeżeli został nadany]

PONAGLENIE
z powodu bezczynności organu, ewentualnie przewlekłego prowadzenia sprawy

Na podstawie art. 37 § 1 pkt 1 Kodeksu postępowania administracyjnego wnoszę ponaglenie z powodu bezczynności [nazwa organu], ewentualnie przewlekłego prowadzenia sprawy dotyczącej mojego wniosku o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR.

Wniosek został przeze mnie złożony osobiście w dniu [data] w [nazwa urzędu]. Wraz z wnioskiem przedstawiłem wymagane dokumenty, fotografię oraz przekazałem odciski palców, jeżeli ich pobranie było wymagane.

[Jeżeli dotyczy:] W dniu [data] uzupełniłem dokumenty wskazane przez organ.

Do dnia sporządzenia niniejszego ponaglenia numer PESEL ze statusem UKR nie został mi nadany. Nie doręczono mi również rozstrzygnięcia, wezwania do uzupełnienia braków ani zawiadomienia o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy na podstawie art. 36 KPA.

Od dnia złożenia kompletnego wniosku upłynęło [liczba] dni. W mojej ocenie sprawa trwa dłużej niż jest to niezbędne do jej załatwienia, a termin wynikający z art. 35 KPA został przekroczony.

W związku z powyższym wnoszę o:

1. stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności albo przewlekłego prowadzenia sprawy;
2. ustalenie, czy bezczynność lub przewlekłość miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa;
3. wyznaczenie organowi terminu załatwienia sprawy;
4. zarządzenie wyjaśnienia przyczyn opóźnienia oraz podjęcia działań zapobiegających podobnym opóźnieniom;
5. doręczenie mi odpisu postanowienia wydanego po rozpatrzeniu ponaglenia.

Załączniki:

1. kopia potwierdzenia złożenia wniosku;
2. kopia wezwania i potwierdzenie uzupełnienia dokumentów, jeżeli dotyczy;
3. kopia dotychczasowej korespondencji z organem;
4. inne dokumenty potwierdzające przebieg sprawy.

[podpis]

Якщо ґміна надсилала повідомлення за статтею 36 KPA, відповідний абзац потрібно змінити. Замість твердження, що повідомлення не було, напишіть:

Organ wyznaczył nowy termin załatwienia sprawy do dnia [data]. Termin ten upłynął, jednak sprawa nadal nie została załatwiona.

Які документи додати

До ponaglenia варто додати копії документів, які допоможуть відтворити хронологію справи:

• заяву або першу сторінку зі штампом прийняття;
• підтвердження дати подання;
• лист із номером справи;
• wezwanie до доповнення документів;
• доказ виконання wezwania;
• повідомлення про продовження строку;
• відповіді Straży Granicznej, якщо справа стосується перевірки перетину кордону;
• попередні письмові запити до ґміни;
• підтвердження відправлення електронної кореспонденції.

Не потрібно повторно надсилати повний комплект документів на PESEL UKR, якщо це не допомагає пояснити затримку. Достатньо матеріалів, які підтверджують подання, комплектність заяви та подальший перебіг справи.

Як подати ponaglenie через e-Doręczenia

Ponaglenie можна підготувати як окремий PDF, підписати підписом zaufanym, особистим або кваліфікованим електронним підписом і надіслати через e-Doręczenia.

Порядок дій:

1. Підготуйте ponaglenie польською мовою.
2. Підпишіть документ належним електронним підписом.
3. Увійдіть до своєї скриньки e-Doręczenia.
4. Знайдіть офіційну адресу ADE ґміни, яка веде справу.
5. Вкажіть тему: „Ponaglenie w sprawie nadania numeru PESEL ze statusem UKR”.
6. Додайте підписаний документ і докази.
7. Перевірте назву органу та адресу ADE.
8. Відправте повідомлення і дочекайтеся появи системного підтвердження.
9. Завантажте dowód wysłania та dowód otrzymania.

Покроково перевірити одержувача допоможе інструкція про те, як знайти адресу ADE ужонду в e-Doręczenia.

Хоча документ адресований воєводі, фактичним одержувачем у e-Doręczenia має бути ґміна. Саме вона повинна приєднати ponaglenie до матеріалів справи та передати його органу вищого рівня.

Після відправлення перевірте, чи повідомлення перейшло до папки «Wysłane». Якщо воно залишається у «Wychodzące», не слід вважати процедуру завершеною. Окремо збережіть докази, скориставшись інструкцією про завантаження dowód wysłania та dowód otrzymania.

Як подати документ у паперовій формі

Якщо заявник не користується e-Doręczenia, ponaglenie можна:

• подати особисто в kancelarii або biurze podawczym ґміни;
• надіслати рекомендованим листом через польського призначеного поштового оператора.

За особистого подання підготуйте два однакові примірники. Один залишиться в установі, а на другому попросіть поставити штамп, дату та підпис працівника.

Звичайна електронна пошта не є безпечним способом подання процесуального документа. Звернення, надіслане на звичайний email установи, може бути залишене без розгляду, якщо не дотримано вимог до електронного подання.

Що повинно відбутися після подання

Орган ґміни повинен протягом семи днів передати ponaglenie органу вищого рівня разом із необхідними копіями матеріалів справи та своєю позицією.

Воєвода також має сім днів на розгляд документа після його отримання. За результатом він видає postanowienie, у якому:

• визначає, чи виникла бездіяльність або надмірна тривалість;
• оцінює, чи було порушення грубим;
• за потреби встановлює ґміні строк завершення справи;
• може наказати з’ясувати причини затримки та відповідальних осіб;
• може вимагати заходів для запобігання подібним затримкам.

Ці два семиденні строки не означають, що PESEL UKR автоматично буде присвоєно протягом 14 днів. Вони стосуються передання та розгляду самого ponaglenia.

Ponaglenie також не гарантує позитивного результату. Воно змушує орган оцінити затримку та виконати необхідну дію, але не замінює перевірку підстав для PESEL UKR.

Що робити, якщо ґміна чекає на відповідь Straży Granicznej

Перевірка інформації про в’їзд може об’єктивно збільшити тривалість справи. Проте фраза «чекаємо на Straż Graniczną» не повинна залишатися єдиною відповіддю протягом необмеженого часу.

Попросіть ґміну письмово повідомити:

• коли запит передали до Straży Granicznej;
• які саме дані перевіряються;
• чи отримано відповідь;
• який новий строк завершення справи;
• чи надсилалося повідомлення за статтею 36 KPA.

Якщо Straż Graniczna вже виправила запис або додала категорію Q, додайте отримане підтвердження до ponaglenia. Окремо перевірте, що робити, коли категорія Q уже додана, але ґміна досі бачить негативну верифікацію.

Що робити, якщо ponaglenie залишили без розгляду

Спочатку перевірте підставу. Якщо документ визнали передчасним, потрібно повторно визначити строк за статтями 35 і 36 KPA. Після його закінчення ponaglenie можна подати знову з оновленим обґрунтуванням.

Якщо воєвода не визнав бездіяльність, порівняйте його висновок із матеріалами справи:

• чи правильно визначена дата подання;
• чи враховано дату доповнення документів;
• чи справді ґміна надсилала повідомлення про новий строк;
• які періоди виключено з розрахунку;
• чи виконувала ґміна реальні дії, а не лише внутрішню реєстрацію листів.

Якщо справа залишається без результату, наступним кроком може бути скарга на бездіяльність або надмірну тривалість до Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

За чинними правилами Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi таку скаргу можна подати після внесення ponaglenia. Скаргу до WSA також передають через орган, бездіяльність якого оскаржується.

Судова скарга є значно формальнішим документом. Перед її поданням варто перевірити матеріали справи та за потреби отримати індивідуальну юридичну консультацію.

Типові помилки під час подання

• документ надсилають одразу воєводі, а не через ґміну;
• ponaglenie подають до закінчення належного строку;
• не враховують повідомлення про новий строк за статтею 36 KPA;
• не додають доказ дати прийняття заяви;
• пишуть лише загальне прохання «прискорити справу»;
• не пояснюють, у чому полягає бездіяльність або затягування;
• надсилають документ звичайною електронною поштою;
• вибирають ADE воєводи замість ADE ґміни;
• не підписують електронний документ;
• плутають ponaglenie зі звичайною скаргою на поведінку працівника;
• не зберігають dowód wysłania та dowód otrzymania.

План дій заявника

1. Встановіть точну дату прийняття повної заяви.
2. Зберіть листи, підтвердження та номер справи.
3. Перевірте, чи надсилала ґміна wezwanie або повідомлення за статтею 36 KPA.
4. Порахуйте місячний або інший відповідний строк.
5. Напишіть ponaglenie з короткою хронологією.
6. Адресуйте документ воєводі через орган ґміни.
7. Подайте його особисто, поштою або через ADE ґміни.
8. Збережіть доказ подання та отримання.
9. Через сім днів перевірте, чи ґміна передала документ воєводі.
10. Після отримання postanowienia перевірте встановлений строк і подальші дії ґміни.

Короткі цитати автора

«Ponaglenie адресують воєводі, але подають через ґміну. Саме ця деталь найчастіше визначає, чи документ одразу потрапить до матеріалів справи».

«Місяць потрібно рахувати від прийняття повної заяви, а не від першої розмови з працівником або запису на прийом».

«Ponaglenie не присвоює PESEL автоматично. Воно змушує адміністрацію пояснити затримку та завершити необхідні дії у визначений строк».

Поширені запитання

Чи можна подати ponaglenie через місяць після заяви?

Так, якщо закінчився належний строк, заява була повною, а ґміна не завершила справу і не встановила нового строку. Потрібно також перевірити, чи не виникали періоди, які не зараховуються до строку.

Чи потрібно чекати два місяці?

Не завжди. Загальний строк для справи, яка потребує пояснень, становить місяць. Двомісячний строк стосується особливо складних справ. Водночас передчасне ponaglenie можуть залишити без розгляду.

Чи можна подати ponaglenie без номера справи?

Так. Вкажіть ім’я, прізвище, дату народження, дату подання заяви, назву ґміни та інші дані, які дозволять знайти матеріали. Додайте копію підтвердження прийняття документів.

Кому надсилати документ через e-Doręczenia?

Офіційній адресі ADE ґміни, яка веде справу. У самому документі одержувачем зазначають воєводу, а нижче пишуть, що ponaglenie подається через відповідного вуйта, бурмістра або президента міста.

Чи потрібний адвокат?

Ні. Заявник може самостійно підготувати й подати ponaglenie. Допомога юриста може бути корисною, якщо незрозуміло, коли почався строк, ґміна заперечує прийняття заяви або справа переходить до адміністративного суду.

Чи можна вимагати негайно присвоїти PESEL UKR?

У документі можна просити завершити справу в найкоротший строк. Проте воєвода оцінює насамперед бездіяльність або затягування, а не замінює ґміну під час перевірки документів.

Що робити, якщо ґміна після ponaglenia видала відмову?

Потрібно прочитати саме рішення та pouczenie про порядок його оскарження. Після видання формального акта проблема бездіяльності може припинитися, але виникає окреме питання законності відмови.

Чи можна подати одне ponaglenie за себе і дитину?

У документі повинно бути однозначно зазначено кожного заявника та кожну заяву. Для уникнення плутанини безпечніше підготувати окремий документ для кожної справи, підписавши ponaglenie дитини як її законний представник.

Читайте також

• SG додала категорію Q, але ґміна досі бачить негативну верифікацію
• Як звернутися до WSA через бездіяльність у справі PESEL UKR
• Як перевірити статус повідомлення в e-Doręczenia
• Як завантажити dowód wysłania та dowód otrzymania
• Як надіслати документи воєводі через e-Doręczenia

Денис Галандзовський — український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном.