Документи для PESEL UKR у 2026 році: повний список

20 Серпня, 2026

Людина приїжджає до Польщі, знаходить найближчий urząd gminy й лише біля віконця дізнається, що фотографія не підходить, дитина мала прийти особисто або в паспорті бракує даних, які працівник хоче перевірити.

Результат передбачуваний: новий запис, ще одна поїздка до установи й кілька втрачених днів.

У 2026 році оформлення PESEL UKR уже не варто планувати за інструкціями, написаними на початку повномасштабної війни. Тепер особу підтверджують чинним документом для подорожей, заяву потрібно подавати невідкладно після прибуття, а для деяких нових заявників можуть додатково перевіряти законність виїзду з України.

Короткий список документів для PESEL UKR

Повнолітньому заявнику варто підготувати:

заповнену заяву про надання номера PESEL зі статусом UKR;
чинний закордонний паспорт або інший чинний документ для подорожей;
кольорову фотографію розміром 35 × 45 мм;
відомості про дату в’їзду до Польщі;
інформацію про перетин зовнішнього кордону Шенгенської зони, якщо людина прибула через іншу країну;
український реєстраційний номер, якщо він є;
доказ законного виїзду з України, якщо цього потребує ситуація;
військово-обліковий документ, якщо польська установа має перевірити виконання військового обов’язку;
польський номер телефону та електронну адресу, якщо одночасно створюється Profil Zaufany.

Заяву подають особисто. Відбитки пальців знімає працівник ґміни, тому приносити окрему дактилоскопічну картку не потрібно.

Основний документ у 2026 році — чинний закордонний паспорт. Фото паспорта в телефоні, український внутрішній паспорт або усне пояснення не замінюють оригінал документа для подорожей.

Хто може отримати PESEL UKR

PESEL зі статусом UKR призначений не для кожного громадянина України, який перебуває у Польщі.

Його можуть отримати, зокрема:

громадяни України, які прибули до Польщі після 24 лютого 2022 року через війну;
люди, які виїхали з України через іншу державу, а вже потім приїхали до Польщі;
чоловік або дружина громадянина України, якщо вони самі не мають українського чи польського громадянства та відповідають умовам тимчасового захисту;
окремі члени сім’ї громадянина України з Картою поляка;
діти, народжені у Польщі, якщо їхня мати користується польським тимчасовим захистом і дитина не має громадянства Польщі або іншої держави ЄС.

Прямий в’їзд з України до Польщі не є обов’язковим. Людина може їхати через Молдову, Румунію, Словаччину, Угорщину, Чехію або іншу державу. Але в заяві потрібно правильно вказати маршрут і дату перетину зовнішнього кордону Шенгенської зони.

Загальне пояснення статусу є у матеріалі про те, що дає PESEL UKR у Польщі у 2026 році.

Кому PESEL UKR не нададуть

Тимчасовий захист за спеціальною польською процедурою не надається людині, яка вже має в Польщі одну з підстав перебування, що виключає UKR. Наприклад:

дозвіл на постійне проживання;
дозвіл довгострокового резидента ЄС;
чинний дозвіл на тимчасове проживання;
статус біженця;
додатковий захист;
дозвіл на толероване або гуманітарне перебування;
подану заяву про міжнародний захист у Польщі;
тимчасовий захист, отриманий в іншій державі Європейського Союзу.

Якщо людина вже має захист, наприклад у Німеччині або Чехії, приїхати до Польщі й просто оформити другий UKR не можна. Про цю проблему докладніше написано у статті про те, чи можна мати тимчасовий захист у двох країнах ЄС.

Заява на PESEL UKR

Бланк можна завантажити заздалегідь або отримати безпосередньо в urzędzie gminy. Працівник установи також може заповнити його на підставі наданої заявником інформації.

Офіційна державна сторінка послуги містить форму та загальну інструкцію. Однак частина старих пояснень на цій сторінці не враховує всіх пізніших змін, тому документи краще звіряти також із чинним законом.

У заяві зазначають:

ім’я та прізвище;
дату й країну народження;
громадянство;
стать;
дату в’їзду до Польщі;
місце та дату перетину зовнішнього кордону Шенгену, якщо в’їзд був не безпосередньо з України;
український обліковий номер, якщо він є;
дані батьків неповнолітньої особи;
інформацію про опікуна, якщо заяву подає не один із батьків;
підтвердження прибуття до Польщі через воєнні дії в Україні;
підтвердження відсутності іншого статусу, який виключає PESEL UKR.

За правдивість зазначених даних заявник відповідає особисто. У формі міститься попередження про кримінальну відповідальність за неправдиву заяву.

Чинний закордонний паспорт

Польська ґміна встановлює особу на підставі чинного документа для подорожей. Для громадянина України це передусім закордонний паспорт.

Працівник перевіряє:

ім’я та прізвище латиницею;
дату народження;
громадянство;
номер документа;
орган і країну видачі;
строк дії паспорта;
відповідність фотографії особі, яка подає заяву.

Ґміна зберігає копію документа разом із заявою. Тому показати паспорт через відеозв’язок або надіслати його фотографію електронною поштою недостатньо.

Якщо паспорт прострочений або загублений, спочатку потрібно з’ясувати в українській консульській установі, який документ можна оформити. Не варто покладатися на старе правило, за яким дані дозволяли записати лише зі слів заявника.

Що робити з простроченим документом, пояснює окрема стаття про те, що робити, якщо закінчується український паспорт у Польщі.

Фотографія 35 × 45 мм

До заяви додають одну актуальну кольорову фотографію на фотопапері. Вона повинна відповідати вимогам до польського посвідчення особи.

На фото мають бути:

обличчя, спрямоване прямо до камери;
відкриті очі;
нейтральний вираз;
природний колір шкіри;
світлий рівномірний фон;
чітке зображення без тіней і пошкоджень.

Не використовуйте фотографію, вирізану з іншого документа, роздруковану на звичайному папері або зроблену кілька років тому. Невідповідна фотографія є однією із законних підстав для відмови у наданні PESEL за цією процедурою.

Відбитки пальців і особиста присутність

Під час подання заяви працівник ґміни знімає відбитки пальців.

Відбитки не беруть:

у дітей, яким ще не виповнилося шість років;
якщо тимчасово фізично неможливо зняти відбитки жодного пальця;
якщо їх неможливо зняти через постійну фізичну особливість.

Заявник приходить особисто. Виняток передбачений для людини, яка через стан здоров’я або інвалідність не може відвідати установу. У такій ситуації ґміна повинна забезпечити можливість подати заяву та зняти відбитки за місцем її перебування.

Якщо відбитки не були зняті й людина не належить до передбачених законом винятків, ґміна може відмовити в оформленні.

Документи для PESEL UKR дитині

Для дитини готують:

чинний закордонний паспорт дитини, якщо він уже виданий;
свідоцтво або повний акт народження;
фотографію 35 × 45 мм;
паспорт батька, матері або опікуна;
номер PESEL батька й матері, якщо вони мають такі номери;
документ про встановлення опіки, якщо заяву подає не один із батьків;
відомості про дату й маршрут прибуття дитини до Польщі.

За дитину заяву подає один із батьків, опікун, куратор, тимчасовий опікун або людина, яка фактично здійснює догляд.

Дитина, якій уже виповнилося шість років, повинна бути присутня під час подання заяви. У дітей до шести років відбитки пальців не беруть і їхня присутність не є обов’язковою.

Після досягнення 12 років дитина також ставить власний підпис на заяві, якщо фізично може це зробити.

Повна процедура для неповнолітніх описана у матеріалі про те, як отримати PESEL UKR дитині в Польщі.

Як оформити PESEL UKR дитині, народженій у Польщі

Для новонародженої дитини маршрут трохи інший. Спочатку народження реєструють у польському Urzędzie Stanu Cywilnego й отримують акт народження.

До ґміни беруть:

польський акт народження;
паспорти батьків;
номери PESEL батьків;
підтвердження статусу UKR матері;
документ дитини для подорожей, якщо він уже оформлений;
фотографію дитини.

Якщо українського закордонного паспорта у новонародженої дитини ще немає, порядок внесення даних потрібно погодити з ґміною. Після оформлення документа його дані необхідно додати до реєстру.

Закон передбачає, що людина, якій номер раніше надали на підставі документа про народження, повинна показати чинний документ для подорожей протягом 60 днів після його отримання.

Чи потрібне підтвердження перетину кордону

У заяві потрібно назвати дату в’їзду до Польщі. Якщо людина їхала не безпосередньо з України, зазначають також місце і дату перетину зовнішнього кордону Шенгенської зони.

Наприклад, українець міг виїхати до Молдови, потім через Румунію прибути до Угорщини, а вже звідти — до Польщі. У такій ситуації важливо не переплутати:

дату виїзду з України;
дату в’їзду до Шенгенської зони;
дату фактичного приїзду до Польщі.

Підтвердженням можуть бути паспортні штампи, квитки, електронні записи прикордонних служб або офіційна довідка про перетин кордону.

Відсутність штампа сама собою не означає незаконного виїзду. Але коли інформація не відображається в польському реєстрі, додатковий документ допоможе уникнути суперечки з установою.

Коли можуть попросити військово-обліковий документ

Із 31 липня 2026 року для нового надання тимчасового захисту діє додаткова умова, встановлена рішенням Ради ЄС 2026/1912.

Якщо заявник має військові обов’язки в Україні, польська установа може перевірити їх виконання. Доказом може бути:

законно зареєстрований виїзд з України;
відмітка про виїзд у паспорті;
офіційна довідка прикордонної служби;
паперовий військово-обліковий документ;
офіційний електронний документ, зокрема дані з «Резерв+»;
підтвердження відстрочки, звільнення або іншої законної підстави.

«Резерв+» не входить до стандартного переліку документів для кожного заявника. Він може знадобитися, коли законність виїзду або виконання військового обов’язку не вдається підтвердити іншим способом.

Нова перевірка не стосується людей, які вже мали тимчасовий захист у Польщі до 30 липня 2026 року та безперервно зберігають його після цієї дати.

Чи потрібні польський номер телефону й електронна пошта

Для самого номера PESEL телефон та електронна адреса не є головними документами.

Вони потрібні, якщо заявник хоче одночасно:

створити Profil Zaufany;
додати контакти до польського Rejestru Danych Kontaktowych;
отримувати повідомлення від державних установ.

Для створення Profil Zaufany потрібен активний номер польського мобільного оператора, яким користується сам заявник, та його особиста електронна адреса.

Не варто вказувати номер знайомого або роботодавця. Коди підтвердження та повідомлення про державні справи надходитимуть саме на цей телефон.

Чого не потрібно приносити до ґміни

До стандартного переліку документів для PESEL UKR не входять:

договір оренди квартири;
meldunek;
договір із роботодавцем;
довідка з банку;
підтвердження польського доходу;
номер банківського рахунку;
медичне страхування;
підтвердження отримання соціальних виплат.

Заяву можна подати в будь-якому urzędzie gminy або urzędzie miasta незалежно від місця проживання. Реєстрація адреси не є умовою надання UKR.

Куди і коли подавати документи

Заяву подають особисто до будь-якого органу ґміни в Польщі. Послуга безкоштовна.

Чинне правило не встановлює окремого 30-денного строку. Закон вимагає звернутися невідкладно після прибуття до Польщі.

Це не обов’язково означає похід до установи в перший день, особливо якщо людина приїхала вночі, потребує медичної допомоги або ще не має фотографії. Але відкладати подання на кілька тижнів без об’єктивної причини ризиковано.

Перед візитом перевірте сайт конкретного міста. Одні установи приймають без запису, інші вимагають забронювати термін через інтернет або телефон.

Окремий строк до 31 серпня 2026 року

Цей строк стосується не нової заяви, а людей, які вже отримали PESEL UKR без пред’явлення чинного документа для подорожей.

Якщо під час попередньої реєстрації особу підтверджували лише заявою, старим документом, Картою поляка, свідоцтвом про народження або іншим документом із фотографією, потрібно показати чинний паспорт у будь-якій ґміні до 31 серпня 2026 року.

Польське Управління у справах іноземців попереджає, що пропуск цього строку призведе до втрати UKR і тимчасового захисту.

Якщо після отримання PESEL людина оформила новий паспорт, його номер також потрібно внести до реєстру. Покроковий порядок є у статті про те, як оновити дані нового паспорта в PESEL UKR.

Що перевірити одразу після оформлення

Перед виходом з установи уважно прочитайте видане підтвердження.

Звірте:

написання імені та прізвища;
дату народження;
громадянство;
номер паспорта;
зв’язок між записами дитини та батьків;
наявність статусу UKR.

Не обмежуйтеся перевіркою самого одинадцятизначного номера. PESEL є ідентифікатором, а UKR — окремим записом про тимчасовий захист.

Після повернення додому дані можна повторно перевірити через польський державний реєстр. Інструкція є у матеріалі про те, як перевірити PESEL UKR онлайн.

Короткі цитати автора

Найчастіше заявника повертають не через складну юридичну проблему, а через прострочений паспорт, неправильне фото або відсутність дитини, яка вже повинна бути присутня.

У 2026 році не варто орієнтуватися на переліки документів 2022 року. Правило реєстрації лише на підставі усної заяви більше не є безпечним маршрутом.

Перевірте не лише номер PESEL. Людині потрібен саме запис UKR, бо він підтверджує тимчасовий захист у Польщі.

Поширені запитання

Чи можна оформити PESEL UKR без закордонного паспорта?

Чинний закон вимагає підтверджувати особу за допомогою дійсного документа для подорожей. Якщо паспорта немає, потрібно звернутися до українського консульства та ґміни, щоб визначити можливий порядок дій. Не покладайтеся лише на старі інструкції про заяву зі слів.

Чи підійде прострочений закордонний паспорт?

Для нового підтвердження особи потрібен чинний документ. Прострочений паспорт можна взяти як додатковий доказ попередніх даних, але він не замінює дійсний документ для подорожей.

Чи потрібен meldunek?

Ні. PESEL UKR можна оформити в будь-якій ґміні незалежно від реєстрації місця проживання.

Чи потрібно перекладати українське свідоцтво про народження?

Присяжний переклад не зазначений як універсальний додаток для кожної заяви. Якщо документ складно прочитати або на його підставі потрібно встановити важливі родинні зв’язки, конкретна ґміна може попросити переклад. Краще уточнити це до замовлення платної послуги.

Чи можна подати заяву через інтернет?

Ні. PESEL UKR оформлюють особисто, оскільки працівник перевіряє оригінал паспорта, фотографію, підпис і знімає відбитки пальців.

Чи потрібно платити за PESEL UKR?

Ні. Подання заяви та надання номера є безкоштовними. Окремо людина оплачує лише фотографію, переклад або оформлення документів, якщо вони потрібні.

Чи потрібен «Резерв+» кожному чоловікові?

Ні. Він не є стандартним обов’язковим додатком для кожної заяви. Під час нового надання захисту установа може перевіряти виконання військового обов’язку, але законний виїзд з України або інший офіційний документ також можуть бути доказом.

Чи має дитина приходити до ґміни?

Дитина віком від шести років повинна бути присутня. Для дітей до шести років закон передбачає виняток, а відбитки пальців у них не беруть.

Чи можна оформити PESEL UKR у Варшаві, якщо людина живе в іншому місті?

Так. Заяву приймає будь-який urząd gminy в Польщі. Однак у великих містах може знадобитися попередній запис.

Читайте також

Висновок

Для оформлення PESEL UKR у 2026 році повнолітньому заявнику насамперед потрібні заява, чинний закордонний паспорт і фотографія 35 × 45 мм.

До ґміни потрібно прийти особисто. Працівник перевірить документ, зніме відбитки пальців і внесе дані про в’їзд до Польщі. Якщо людина прибула через іншу країну, потрібно правильно вказати маршрут і дату перетину зовнішнього кордону Шенгену.

Для дитини додатково готують акт народження, дані батьків або документи опікуна. Діти від шести років мають бути присутні під час подання заяви.

Нових заявників, на яких поширюється військовий обов’язок, можуть попросити підтвердити законний виїзд з України або надати військово-обліковий документ. Але «Резерв+» не є універсальним документом для кожного.

І головне: заяву потрібно подати невідкладно після прибуття. Чинного загального правила про 30 днів для нового оформлення PESEL UKR більше немає.

Матеріал має інформаційний характер. Якщо у заявника немає паспорта, раніше був захист в іншій державі або польська ґміна відмовляється приймати документи, варто отримати індивідуальне юридичне роз’яснення.

Денис Галандзовський
український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном

Які документи потрібні для PESEL UKR у 2026 році?