Ґміна відмовляється прийняти заяву на PESEL UKR: як зафіксувати звернення?

Усна відповідь працівника ґміни «система не пропускає» або «спочатку виправте дані у Straż Graniczna» майже не залишає доказів, що людина намагалася подати заяву на PESEL UKR у межах установленого строку.

Якщо документи не приймають, потрібно того самого дня письмово зафіксувати дату візиту, наявність заповненої заяви та названу працівником причину. Найкращі докази: копія документа зі штампом kancelarii, офіційне підтвердження через e-Doręczenia та письмова відповідь ґміни.

Водночас така фіксація не замінює особистого подання заяви на PESEL UKR і не гарантує автоматичного збереження 30-денного строку. Її мета полягає в тому, щоб довести: заявник своєчасно з’явився до органу, був готовий виконати процедуру, але ґміна не дозволила завершити подання.

Як за законом подається заява на PESEL UKR

Чинні правила передбачають, що заява про надання номера PESEL зі статусом UKR подається особисто у приміщенні будь-якого органу ґміни в Польщі. Формуляр має бути паперовим і підписаним власноруч.

Заяву може заповнити сам заявник або працівник ґміни на підставі наданої інформації. Під час процедури також перевіряють чинний паспорт, приймають фотографію та, за передбаченими законом винятками, знімають відбитки пальців.

Ці вимоги встановлені статтею 44a Закону Польщі про реєстрацію населення. Стаття 110a закону про надання іноземцям захисту дозволяє звернутися до будь-якого органу ґміни, але вимагає зробити це протягом 30 днів від перетину польського кордону.

Це означає, що людина не прив’язана до ґміни за місцем проживання. Якщо один орган відмовляється почати процедуру, можна спробувати подати документи в іншому місті, не припиняючи письмово фіксувати дії першої ґміни.

Усна відмова не є адміністративним рішенням

Потрібно розрізняти три ситуації:

Стаття 44a пункт 19 прямо передбачає адміністративне рішення про відмову, якщо фотографія не відповідає вимогам або не були зняті відбитки пальців, крім установлених винятків. Звичайна усна фраза про негативну перевірку в системі таким рішенням не є.

Від рішення, виданого на підставі статті 44a пункту 19, закон не передбачає звичайного адміністративного odwołania. Тому після отримання такого документа потрібно негайно перевірити pouczenie та можливість подання скарги до Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Чому ґміни відмовляються приймати заяви

Серед типових пояснень, які заявники чують у ґмінах:

• в’їзд не зареєстровано як ewakuacja або ochrona czasowa;
• перевірка у реєстрі Straż Graniczna дала негативний результат;
• потрібно спочатку отримати категорію Q;
• дані паспорта не збігаються із записом про в’їзд;
• у системі відображається тимчасовий захист в іншій країні ЄС;
• від дати в’їзду вже минуло 30 днів;
• працівник вважає, що конкретна ґміна не є компетентною;
• установа не має доступних термінів або технічної можливості провести перевірку.

Не всі ці причини означають, що людина має право на PESEL UKR. Але кожна з них повинна бути чітко названа, щоб заявник міг виправити дані, надати пояснення або оскаржити дії органу.

Rzecznik Praw Obywatelskich повідомив про випадки, коли ґміни відмовлялися приймати заяви через відсутність у записі SG категорії «ewakuacja/ochrona czasowa». Водночас RPO звернув увагу, що закони, які регулюють PESEL UKR, прямо не встановлюють конкретний спосіб реєстрації в’їзду як окрему умову надання номера. Опис проблеми опублікований на офіційному сайті RPO.

Що сказати працівникові за стійкою

Не починайте суперечку про незаконність дій ґміни. Спочатку спокійно попросіть зробити одну з конкретних дій:

• прийняти заповнений формуляр і провести передбачену процедуру;
• покликати керівника відділу ewidencji ludności;
• письмово зазначити причину неможливості прийняття заяви;
• видати підтвердження, що ви з’явилися до установи з документами;
• дозволити подати окреме письмове звернення через kancelarię або biuro podawcze.

Корисні польські фрази:

Proszę o przyjęcie mojego wniosku i potwierdzenie daty jego złożenia.

Jeżeli przyjęcie wniosku nie jest możliwe, proszę o pisemne wskazanie przyczyny.

Proszę o rozmowę z kierownikiem wydziału.

Chcę złożyć w kancelarii pismo potwierdzające, że stawiłem się dziś w celu złożenia wniosku.

Proszę o potwierdzenie wpływu na mojej kopii.

Підготуйте два примірники окремого звернення

Якщо формуляр PESEL UKR не приймають, підготуйте короткий окремий документ. Один примірник залиште в kancelarii, а на другому попросіть:

• штамп установи;
• дату прийняття;
• номер вхідної кореспонденції;
• підпис або позначення працівника, який прийняв документ.

Такий документ не є заявою про PESEL UKR, тому що повна процедура вимагає особистої ідентифікації та інших дій. Він підтверджує, що заявник особисто прийшов до ґміни, мав документи та повідомив про відмову.

Кодекс адміністративного провадження передбачає, що орган повинен підтвердити внесення письмового звернення, якщо заявник цього вимагає. Це правило міститься у статті 63 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Зразок документа для kancelarii ґміни

Temat: Potwierdzenie stawiennictwa w celu złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR

Do Wójta / Burmistrza / Prezydenta Miasta [nazwa]

Ja, niżej podpisany/a [imię i nazwisko], informuję, że w dniu [data] o godzinie [godzina] stawiłem/am się osobiście w Urzędzie [pełna nazwa] w celu złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR.

Posiadałem/am wypełniony formularz, aktualną fotografię, ważny dokument podróży nr [numer paszportu] oraz pozostałe dokumenty wymagane do przeprowadzenia czynności.

Pracownik obsługujący stanowisko [numer stanowiska, jeżeli jest znany] odmówił rozpoczęcia procedury i przyjęcia wniosku. Jako przyczynę ustnie wskazano: [dokładnie zapisać podaną przyczynę].

Proszę o:

1. potwierdzenie, że zgłosiłem/am się do Urzędu w dniu [data] w celu osobistego złożenia wniosku;
2. niezwłoczne umożliwienie mi przeprowadzenia procedury, w tym złożenia formularza i pobrania odcisków palców;
3. pisemne wskazanie podstawy prawnej odmowy, jeżeli Urząd nadal uważa, że przyjęcie wniosku nie jest możliwe;
4. wyjaśnienie, czy przeszkoda dotyczy wyniku weryfikacji Straży Granicznej, terminu, dokumentu podróży czy innej okoliczności;
5. uwzględnienie, że zgłosiłem/am się do Urzędu przed upływem 30 dni od przekroczenia granicy Rzeczypospolitej Polskiej.

Niniejsze pismo dokumentuje próbę osobistego złożenia wniosku. Nie zastępuje ono formularza składanego osobiście na podstawie art. 44a ustawy o ewidencji ludności.

Załączniki:

1. kopia wypełnionego wniosku;
2. kopia strony paszportu z danymi;
3. potwierdzenie daty wjazdu;
4. kopia korespondencji ze Strażą Graniczną, jeżeli dotyczy.

[miejscowość, data]
[czytelny podpis]
[adres do korespondencji]
[adres e-mail lub ADE]

Не залишайте у kancelarii єдиний оригінал паспорта, фотографії чи інших документів. Для фіксації достатньо копій, якщо працівник не розпочав передбачену законом особисту процедуру.

Що робити, якщо kancelaria також не приймає документ

Якщо працівник відмовляється поставити штамп або прийняти окреме звернення, надішліть його того самого дня:

• на офіційну адресу e-Doręczenia ґміни;
• паперовим рекомендованим листом із підтвердженням відправлення;
• через інший офіційний електронний канал, якщо він прямо вказаний установою.

Звичайний email є слабшим варіантом. Відповідно до загальних правил KPA, звичайний лист на електронну пошту установи може залишитися без розгляду. Для електронного подання краще використовувати офіційну адресу ADE.

Адресу можна перевірити за інструкцією про те, як знайти ADE польської установи в e-Doręczenia.

Після відправлення збережіть:

• остаточний текст документа;
• додані файли;
• dowód wysłania;
• dowód otrzymania;
• номер повідомлення;
• знімок екрана зі статусом кореспонденції.

Якщо ґміна пізніше стверджуватиме, що нічого не отримувала, використайте алгоритм зі статті що робити, коли ужонд не бачить документів з e-Doręczenia.

Які докази підтверджують своєчасний візит

Один талон черги не доводить, що людина мала повний комплект документів і намагалася подати саме заяву на PESEL UKR. Тому його потрібно поєднувати з письмовим зверненням і копією підготовленого формуляра.

Подайте скаргу воєводі

Органи ґміни виконують завдання, передбачені законом про реєстрацію населення, як делеговані завдання державної адміністрації. Стаття 5 цього закону визначає воєводу органом вищого рівня щодо адміністративних рішень ґміни та надає йому повноваження наглядати за виконанням обов’язків у сфері PESEL.

Тому, якщо керівництво ґміни не реагує, скаргу на неналежне виконання цього завдання можна направити відповідному воєводі.

Стаття 227 KPA дозволяє скаржитися, зокрема, на:

• неналежне виконання завдань органом або його працівниками;
• порушення законності чи інтересів заявника;
• затягнутий або надмірно бюрократичний розгляд справи.

Навіть якщо скаргу помилково направили не тому органові, стаття 231 KPA зобов’язує передати її за належністю або вказати компетентний орган.

Зразок скарги воєводі

Temat: Skarga na odmowę przyjęcia wniosku o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR

Do Wojewody [nazwa województwa]

Na podstawie art. 227 Kodeksu postępowania administracyjnego składam skargę na sposób realizacji przez [pełna nazwa organu gminy] zadań wynikających z ustawy o ewidencji ludności.

W dniu [data] o godzinie [godzina] stawiłem/am się osobiście w Urzędzie [nazwa] w celu złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR.

Posiadałem/am wypełniony formularz, ważny paszport, fotografię oraz pozostałe wymagane dokumenty. Pracownik Urzędu odmówił rozpoczęcia procedury i przyjęcia wniosku, wskazując ustnie jako przyczynę: [dokładna przyczyna].

Nie wydano mi decyzji administracyjnej, pisemnej informacji ani dokumentu potwierdzającego, że zgłosiłem/am się do Urzędu. W dniu [data] złożyłem/am w kancelarii / wysłałem/am przez e-Doręczenia pismo dokumentujące próbę złożenia wniosku.

Proszę o:

1. zbadanie prawidłowości działania organu gminy;
2. wyjaśnienie podstawy prawnej odmowy rozpoczęcia procedury;
3. podjęcie czynności nadzorczych umożliwiających mi niezwłoczne osobiste złożenie wniosku;
4. uwzględnienie, że pierwsza próba złożenia wniosku nastąpiła przed upływem 30 dni od przekroczenia granicy;
5. pisemne poinformowanie mnie o sposobie załatwienia skargi.

Załączniki:

1. kopia wniosku o PESEL UKR;
2. kopia pisma skierowanego do gminy;
3. potwierdzenie przyjęcia pisma lub dowody z e-Doręczeń;
4. odpowiedź gminy, jeżeli została udzielona;
5. dokumenty dotyczące weryfikacji Straży Granicznej;
6. potwierdzenie daty wjazdu do Polski.

Z poważaniem,
[imię i nazwisko]
[adres]
[data urodzenia]
[PESEL, jeżeli został wcześniej nadany]

Скарга не замінює заяву на PESEL UKR і сама собою не зупиняє 30-денний строк. Якщо час дозволяє, паралельно спробуйте звернутися до іншої ґміни.

Що робити за негативної перевірки Straż Graniczna

Якщо причина полягає у неправильній категорії в’їзду, паралельно подайте заяву про корекцію до placówki Straży Granicznej, яка проводила контроль.

У ґміні попросіть письмово зазначити:

• дату перевірки;
• який паспорт використано;
• який саме результат отримано;
• чи стосується проблема мети в’їзду;
• чи існує інша перешкода для PESEL UKR.

Сам формуляр, передбачений статтею 44a, містить поле для позначення результату або причини відсутності перевірки. Це ще один аргумент на користь того, що проблема повинна бути зафіксована, а не завершуватися лише усним повідомленням працівника.

Після виправлення запису SG потрібно повторити перевірку. Якщо ґміна знову отримує негативний результат, необхідно порівняти номер паспорта та звернутися до Komendy Głównej Straży Granicznej.

Якщо Straż Graniczna вже додала категорію Q, але ґміна й надалі бачить негативну верифікацію, це окремий технічний сценарій. Для нього використайте алгоритм перевірки категорії Q та синхронізації даних у ґміні.

Чи захищає письмова фіксація строк 30 днів

Вона створює доказ своєчасної спроби подати заяву, але не можна гарантувати, що цього буде достатньо для визнання строку дотриманим.

Закон говорить саме про подання заяви протягом 30 днів. Окремої норми про автоматичне переривання строку через усну відмову ґміни або очікування корекції SG немає.

RPO 20 серпня 2026 року звернувся до MSWiA з питанням, чи перериває строк заява про виправлення помилкового запису Straż Graniczna. Опублікованої відповіді на це питання поки немає.

Тому найкраща стратегія виглядає так:

1. зафіксувати відмову першої ґміни;
2. того самого дня або якомога швидше звернутися до іншої ґміни;
3. надіслати письмове звернення керівництву першої установи;
4. подати скаргу воєводі;
5. паралельно виправляти дані SG, якщо проблема стосується запису про в’їзд;
6. зберегти кожен документ із датою.

Що робити, якщо немає вільного терміну

Відсутність запису в електронній черзі не повинна залишатися лише проблемою заявника, особливо коли спливає законний строк.

Збережіть:

• знімки екрана з відсутніми термінами;
• підтвердження телефонних або електронних звернень;
• запис на найближчу доступну дату;
• письмове прохання прийняти вас до завершення 30 днів;
• відповідь установи.

Паралельно шукайте прийом в іншій ґміні. Закон дозволяє подати заяву у будь-якому органі ґміни на території Польщі, тому відсутність місць в одному місті не забороняє звернутися до сусіднього.

Поширені помилки

• піти після усної відмови без жодного документа;
• покладатися лише на фотографію талона електронної черги;
• надсилати сам формуляр PESEL UKR через email або e-Doręczenia;
• вважати, що електронна скарга автоматично замінила особисту заяву;
• чекати відповіді Straż Graniczna до завершення 30 днів;
• не попросити назвати конкретну причину негативної перевірки;
• залишити єдиний оригінал важливого документа у kancelarii;
• звертатися лише до однієї ґміни, хоча закон дозволяє обрати іншу;
• пропустити інформацію про новий паспорт або захист в іншій країні ЄС;
• плутати усну відмову працівника з адміністративним рішенням.

Короткий алгоритм дій

1. Попросіть керівника відділу та письмову причину відмови.
2. Подайте через kancelarię окреме звернення у двох примірниках.
3. Отримайте штамп, дату та номер на своїй копії.
4. Якщо документ не приймають, надішліть його через e-Doręczenia.
5. Збережіть талон черги, підтвердження запису і копію формуляра.
6. Спробуйте подати заяву в іншій ґміні.
7. Якщо проблема пов’язана із записом про в’їзд, паралельно зверніться до SG.
8. Подайте скаргу воєводі з повним комплектом доказів.
9. У разі завершення строку негайно зверніться до міграційного юриста та RPO.

Короткі цитати автора

«Усна фраза “система не пропускає” не показує ні дату звернення, ні причину відмови, ні готовність заявника виконати процедуру».

«Штамп kancelarii не замінює PESEL UKR, але перетворює розмову за стійкою на документально підтверджену подію».

«Якщо одна ґміна не приймає заяву, закон не забороняє звернутися до іншої. Головне, не витратити весь 30-денний строк на суперечку з одним працівником».

«Фіксація своєчасного візиту не гарантує поновлення строку, але без неї заявникові буде значно складніше довести, що проблему створила установа».

Поширені запитання

Чи зобов’язана ґміна поставити штамп на копії звернення?

Якщо ви подаєте окреме письмове звернення і просите підтвердити його внесення, стаття 63 § 4 KPA передбачає обов’язок органу надати таке підтвердження.

Чи можна подати заяву на PESEL UKR через e-Doręczenia?

Ні. Заява подається особисто у паперовій формі. Через e-Doręczenia можна надіслати скаргу, пояснення та документ, який фіксує попередню відмову.

Чи можна звернутися до іншої ґміни?

Так. Закон дозволяє подати заяву до будь-якого органу ґміни на території Польщі.

Що робити, якщо працівник не називає свого прізвища?

Запишіть дату, час, номер вікна або стійки, назву відділу та точні слова працівника. Попросіть покликати керівника. Для скарги важливо, щоб установа могла встановити, хто працював на цьому місці.

Куди подавати скаргу на відмову ґміни?

Спочатку можна звернутися до керівника відділу та wójta, burmistrza або prezydenta miasta. Оскільки завдання з реєстрації PESEL є делегованим державним завданням, нагляд за органом ґміни здійснює відповідний воєвода.

Чи є негативна перевірка SG законною причиною не приймати заяву?

Практика ґмін свідчить, що негативна перевірка фактично блокує процедуру. Водночас RPO звернув увагу, що закон прямо не встановлює конкретний спосіб позначення в’їзду як окрему умову PESEL UKR. Тому вимагайте письмової підстави, а не обмежуйтеся усним поясненням.

Чи зберігає штамп kancelarii 30-денний строк?

Автоматичної гарантії немає. Штамп підтверджує своєчасне звернення, але не замінює повністю подану заяву. Тому потрібно одночасно шукати можливість завершити процедуру в іншій ґміні.

Що робити, якщо ґміна видала адміністративне рішення?

Перевірте правову підставу та pouczenie. Якщо рішення видано на підставі статті 44a пункту 19 Закону про реєстрацію населення, звичайне адміністративне odwołanie не передбачене. Можливість і строк звернення до адміністративного суду потрібно оцінити негайно.

Читайте також

• Які документи потрібні для PESEL UKR у 2026 році
• Як відновити втрачений PESEL UKR у Польщі
• Як підтвердити дату в’їзду до Польщі для PESEL UKR
• Як знайти адресу ADE ужонду в e-Doręczenia
• Як поскаржитися воєводі на відмову ґміни у PESEL UKR

Денис Галандзовський — український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном.