Фактура може виглядати професійно — логотип, QR-код, кольорова таблиця — і водночас не давати клієнтові зрозуміти, хто, за що й коли просить гроші. Інший документ може бути простим PDF без слова «faktura», але містити все потрібне. У чеському праві важливі зміст документа та статус сторін, а не дизайн.
Перед створенням шаблону треба відповісти на два питання: чи є постачальник платником DPH і чи має документ виконувати вимоги daňový doklad. Звичайний рахунок неплатника та податковий документ платника ПДВ не можна перевіряти за одним списком.
Базовий рахунок має дозволити відтворити угоду
У практичному рахунку зазначають постачальника, його адресу та IČO, одержувача, унікальний номер документа, опис товару або послуги, суму, дату виставлення, дату виконання чи постачання, строк і спосіб оплати. Номер рахунку має бути послідовним у межах обраної серії, щоб у документах не з’являлися невмотивовані дублікати.
Опис «послуги за договором» іноді достатній лише разом із договором і актом. Якщо клієнт або податкова не можуть з документа встановити обсяг роботи, місяць чи проєкт, краще додати конкретику. Банківський рахунок, IBAN або variabilní symbol полегшують оплату, хоча їхня роль відрізняється від обов’язкових податкових реквізитів.
У платника DPH з’являється інший рівень деталей
Daňový doklad зазвичай містить DIČ сторін у випадках, передбачених законом, evidenční číslo dokladu, обсяг і предмет постачання, дату виставлення, дату uskutečnění zdanitelného plnění або отримання платежу, базу податку, ставку та суму DPH. Для звільнення, reverse charge або транскордонної операції потрібне відповідне формулювання.
Ставку не визначають за тим, скільки «зазвичай» бере конкурент. Спочатку класифікують товар або послугу, місце постачання і покупця. Чеський закон про DPH доступний в офіційній e-Sbírka.
Документ до 10 000 Kč не завжди можна спростити
За певних умов платник може видати zjednodušený daňový doklad, якщо загальна сума не перевищує 10 000 Kč. Такий документ має менше реквізитів, але це не універсальний дозвіл прибрати покупця або ПДВ з кожного невеликого рахунку. Закон містить ситуації, в яких спрощена форма не застосовується.
Касовий чек також може бути податковим документом лише тоді, коли відповідає відповідним вимогам. Сам факт оплати карткою не перетворює термінальний сліп на доказ змісту покупки.
Неплатник не нараховує DPH «для солідності»
Якщо підприємець не є платником, у рахунку не показують вигадану ставку і суму ПДВ. Можна прямо зазначити, що постачальник není plátce DPH, аби клієнт не очікував податкового відрахування. DIČ, якщо воно існує для іншої податкової мети, не змінює цього статусу.
Перевірити різницю між IČO, DIČ і VAT ID допомагає окремий матеріал про реквізити підприємця. Для самого бізнесу базові кроки зібрані в путівнику про OSVČ у Чехії.
Помилку не стирають із бухгалтерської історії
Якщо неправильний рахунок ще не відправили, його можна виправити в системі, зберігаючи логічну нумерацію. Після відправлення або проведення документа діють обережніше: видають виправлений документ, storno чи opravný daňový doklad — залежно від характеру помилки й статусу операції. Початковий файл не підміняють новим PDF з тим самим номером так, ніби помилки не було.
У листі клієнтові варто назвати номер первісного документа, пояснити зміну та чітко вказати, який файл використовувати для оплати й обліку. Загальні вимоги до бухгалтерських документів містить закон про бухгалтерський облік, але обов’язки конкретної OSVČ залежать і від того, який облік вона веде.
Можна читати далі
Після налаштування шаблону перевірте податкові обов’язки в Чехії та момент, коли виникає обов’язок реєстрації DPH. Реквізити слід оновлювати після кожної зміни адреси, статусу або банківського рахунку.
Денис Галандзовський — український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном.