Як оформити закордонний паспорт дитині, народженій у Польщі?

Після реєстрації народження в польському Urząd Stanu Cywilnego батьки отримують акт народження дитини. Однак цей документ не дає права перетинати кордон і не замінює український закордонний паспорт.

Закордонний паспорт дитині, народженій у Польщі, можна оформити відразу після народження. Для цього потрібно отримати повний польський акт народження, підготувати його переклад українською мовою, визначити, чи необхідна окрема реєстрація громадянства, а потім звернутися до українського консульства або центру ДП «Документ».

Сам номер PESEL, статус UKR або запис дитини в mObywatel не є документами для перетину кордону.

Коротка відповідь: із чого почати?

Послідовність дій для більшості батьків виглядає так:

1. зареєструвати народження дитини в польському USC;
2. отримати повний акт народження — odpis zupełny aktu urodzenia;
3. зробити офіційний переклад документа українською мовою;
4. перевірити, чи потрібна довідка про реєстрацію дитини громадянином України;
5. обрати українське консульство або центр ДП «Документ»;
6. записатися на прийом і подати документи;
7. перевірити написання імені та прізвища дитини латиницею;
8. після отримання паспорта оновити дані дитини в польських реєстрах.

На практиці найбільше часу забирає не фотографування немовляти, а підготовка документа про народження та з’ясування питання громадянства.

Де можна оформити дитячий паспорт у Польщі?

Батьки мають два основні варіанти.

У Польщі центри ДП «Документ» працюють, зокрема, у Варшаві, Кракові, Вроцлаві та Гданську. Адреси, графік і доступні послуги потрібно звіряти в офіційному переліку паспортних центрів.

Правила прийому можуть відрізнятися. Наприклад, у Варшаві та Вроцлаві подання документів проводиться за попереднім електронним записом. Під час бронювання система може запропонувати підтвердження особи через Дія.Підпис або BankID. Запис здійснюється через офіційну електронну чергу ДП «Документ».

Який польський документ про народження потрібен?

Для української паспортної процедури батькам дитини, народженої в Польщі, потрібен не звичайний скорочений документ, а odpis zupełny aktu urodzenia — повна копія акта народження.

Після реєстрації народження USC зазвичай видає безкоштовний скорочений витяг. Повну копію доведеться замовити окремо. Це можна зробити в будь-якому польському Urząd Stanu Cywilnego, поштою або електронно. Порядок отримання та вартість документа пояснені на офіційному порталі польського уряду.

Для подання краще замовляти паперовий примірник. Електронний акт є повноцінним електронним документом, але його звичайна роздруківка може не мати юридичної сили.

Чи потрібно спочатку реєструвати громадянство дитини?

Народження дитини в Польщі саме по собі не означає автоматичного отримання польського громадянства. Для оформлення українського паспорта потрібно підтвердити належність дитини до громадянства України.

Після зміни українського законодавства ключове значення мають дата народження дитини та громадянство обох батьків.

Польське посольство України окремо пояснює процедуру набуття громадянства України за народженням.

Не варто бронювати подання на паспорт, поки питання громадянства залишається нез’ясованим. Якщо довідка потрібна, але її немає, паспортну заяву можуть не прийняти.

Які документи підготувати?

Основний комплект для першого закордонного паспорта дитини складається з таких документів:

• оригінал повного польського акта народження — odpis zupełny aktu urodzenia;
• офіційний переклад акта українською мовою;
• закордонний або внутрішній паспорт того з батьків, хто подає заяву;
• паспорти обох батьків, якщо вони потрібні для підтвердження громадянства дитини;
• довідка про реєстрацію дитини громадянином України — якщо вона необхідна у конкретній ситуації;
• попередній закордонний паспорт дитини, якщо він уже оформлювався;
• РНОКПП дитини — за наявності;
• документ про повноваження опікуна або іншого законного представника — якщо заяву подає не один із батьків;
• фотографія 10 × 15 сантиметрів, якщо дитині ще немає 12 років і її не приводять на подання;
• підтвердження оплати.

Повний перелік для дітей до 16 років опублікований на сайті Посольства України в Польщі. Перед візитом його потрібно перечитати ще раз, оскільки комплект залежить від віку дитини, громадянства батьків та наявності попередніх українських документів.

Чи потрібен апостиль на польський акт народження?

Не варто замовляти апостиль автоматично тільки тому, що акт виданий у Польщі. У консульському переліку для оформлення паспорта дитині зазначені повний акт народження та його офіційний переклад українською мовою.

Водночас правила засвідчення іноземних документів залежать від конкретної дії та установи. Якщо акт спочатку подається для реєстрації громадянства, а не безпосередньо для паспорта, перелік може відрізнятися.

Перед оплатою апостиля краще перевірити три речі:

• до якої саме установи подаватиметься документ;
• чи йдеться про паспорт або окрему процедуру громадянства;
• який вид перекладу приймає обране консульство або ДП «Документ».

Так можна не витрачати гроші на засвідчення, якого у вашій процедурі не вимагатимуть.

Чи повинна дитина бути присутня?

Якщо немовля можна безпечно привезти до установи, фотографування на місці часто зручніше. Працівник одразу бачить, чи відповідає зображення технічним вимогам.

Якою має бути фотографія немовляти?

Якщо дитину до 12 років не приводять, фотографію роблять у фотоательє. Основні вимоги такі:

• розмір — 10 × 15 сантиметрів;
• світлий, білий або світло-сірий фон;
• голова займає приблизно 70–80% фотографії;
• обличчя чітке, без тіней та ретушування;
• у кадрі немає рук дорослого, іграшок, спинки крісла чи інших предметів.

Для немовляти допустимий природний вираз обличчя. Проблема виникає не через заплющені на мить очі, а через нечітке зображення, закрите обличчя або неправильний фон.

Чи потрібна згода другого з батьків?

Для оформлення закордонного паспорта дитині до 14 років заяву може подати один із батьків або законний представник. За загальними українськими правилами згода другого з батьків для цього не потрібна.

Однак паспорт другого з батьків може знадобитися не як дозвіл, а для підтвердження його громадянства. Це особливо важливо під час оформлення першого паспорта дитині, народженій за межами України.

Не слід плутати дві різні процедури:

• згоду на оформлення паспорта;
• документи, що підтверджують походження та громадянство дитини.

Як подати документи через українське консульство?

1. Перевірте, до якого консульського округу належить ваше місце проживання.
2. Відкрийте офіційний перелік документів для дитини до 16 років.
3. З’ясуйте, чи потрібна попередня реєстрація громадянства.
4. Зареєструйтеся в системі «е-Консул».
5. Оберіть паспортну дію для дитини.
6. Підготуйте оригінали, копії та переклад польського акта народження.
7. Подайте документи й перевірте заяву-анкету до її підписання.
8. Збережіть підтвердження прийняття заяви та номер для відстеження документа.

У консульстві сплачується консульський збір. Український адміністративний тариф, зазначений на сайті ДМС для оформлення всередині України, не можна автоматично переносити на консульську процедуру.

Як оформити паспорт через ДП «Документ»?

Цей варіант часто обирають батьки, яким зручніше подати заяву у великому сервісному центрі та самостійно вибрати місто.

1. На сайті ДП «Документ» оберіть Польщу та потрібний центр.
2. Перевірте режим прийому й запишіться в електронну чергу.
3. Оберіть послугу оформлення закордонного паспорта дитині.
4. Візьміть оригінали польського акта, перекладу та паспортів батьків.
5. Сплатіть адміністративний збір, сервісну послугу, доставлення документа та банківську комісію.
6. Перевірте заяву-анкету й транслітерацію перед підписанням.

Для виготовлення паспорта в системі встановлені базові строки: до 20 робочих днів за звичайною процедурою та до семи робочих днів за терміновою. Але ці строки не охоплюють доставлення готового паспорта до закордонного центру.

Державна міграційна служба зазначає адміністративний збір 1147 гривень за звичайне та 1787 гривень за термінове оформлення. У закордонному центрі до цих сум додаються сервісні й логістичні платежі. Перед оплатою потрібно користуватися тарифами, показаними на сторінці обраного центру.

Перевірте транслітерацію до підписання заяви

Ім’я та прізвище дитини в польському акті можуть бути записані не так, як система автоматично транслітерує їх з української мови.

Наприклад, у польському акті ім’я може мати польську або міжнародну форму, а в українському паспорті система запропонує варіант відповідно до української таблиці транслітерації.

Якщо батьки хочуть, щоб написання прізвища дитини відповідало їхнім паспортам, це потрібно сказати працівникові до підписання заяви та показати підтвердні документи.

Зміна однієї літери після виготовлення паспорта вже вимагатиме обміну документа. Особливо уважно перевірте:

• ім’я та прізвище українською мовою;
• латинське написання;
• дату й місце народження;
• стать дитини;
• дані того з батьків, хто подає заяву.

Як перевіряти готовність паспорта?

Якщо документи подавалися через ДП «Документ», стан можна перевірити в сервісі Державної міграційної служби. Для консульських заяв використовується паспортний трекер Міністерства закордонних справ.

Повідомлення про персоналізацію ще не завжди означає, що паспорт можна забирати. Потрібно дочекатися статусу про доставлення документа саме до установи, де подавалася заява.

Що зробити після отримання паспорта?

Спочатку порівняйте готовий паспорт із польським актом народження та заявою. Якщо помилка помітна одразу, повідомте працівника до завершення видачі.

Потім зверніться до польської ґміни або міської адміністрації, щоб оновити дані нового паспорта в PESEL UKR. Це потрібно, щоб у реєстрі з’явилися номер, серія та строк дії документа дитини.

Після внесення змін варто перевірити:

• чи правильно записані ім’я та прізвище;
• чи зберігся статус UKR, якщо дитина ним користується;
• чи правильно вказане громадянство;
• чи встановлений зв’язок між PESEL дитини та PESEL одного з батьків;
• чи відображається дитина в електронних державних сервісах.

Якщо відомості не збігаються, скористайтеся інструкцією про те, як виправити дані дитини в польських реєстрах.

Що робити, якщо потрібно терміново повернутися в Україну?

Якщо паспорта ще немає, а дитині необхідно терміново виїхати саме в Україну, консульство може оформити посвідчення особи на повернення. Його іноді неофіційно називають «білим паспортом».

Це аварійний документ для повернення в Україну, а не повноцінна заміна закордонного паспорта. Він не призначений для туристичних поїздок Шенгенською зоною або подальшого повернення до Польщі.

Окремий перелік документів для дітей, народжених у Польщі, розміщений на сайті Посольства України.

Помилки, через які подання доводиться переносити

• батьки приносять скорочений акт народження замість odpis zupełny;
• переклад зроблений не українською мовою або не має належного засвідчення;
• не оформлена довідка про громадянство, хоча для цієї дитини вона необхідна;
• відсутній паспорт другого з батьків, потрібний для перевірки громадянства;
• дитину старше 12 років не привели на здавання відбитків;
• фотографія немовляти має неправильний фон або в кадр потрапили руки дорослого;
• у заяві залишили транслітерацію, яка відрізняється від прізвища батьків;
• після отримання паспорта не оновили його дані в реєстрі PESEL.

Польський акт народження підтверджує факт народження, але не замінює український паспорт і не вирішує автоматично питання громадянства.

Короткі цитати автора

Для першого дитячого паспорта головний документ — не довідка з пологового будинку і не номер PESEL, а повний польський акт народження з належним перекладом.

Перш ніж платити за апостиль, потрібно з’ясувати, для якої саме процедури він нібито потрібен. Паспорт і реєстрація громадянства — це не одна й та сама консульська дія.

Найкращий момент перевірити транслітерацію — до підписання заяви. Після виготовлення паспорта одна неправильна літера перетворюється на нову процедуру обміну.

Поширені запитання

На скільки років видають дитячий закордонний паспорт?

Дитині, яка ще не досягла 16 років, паспорт видається на чотири роки. З 16 років закордонний паспорт оформлюється на десять років.

Чи можна оформити паспорт одразу після народження?

Так. Мінімального віку для отримання закордонного паспорта немає. Спочатку потрібно зареєструвати народження в USC та отримати повний акт.

Чи потрібно приводити немовля?

Ні. Дитину до 12 років можна не приводити, якщо батьки подадуть фотографію 10 × 15 сантиметрів, яка відповідає встановленим вимогам.

Чи достатньо PESEL для поїздки з дитиною?

Ні. PESEL є реєстраційним номером, а статус UKR підтверджує тимчасовий захист. Для перетину кордону дитині потрібен чинний проїзний документ. Додаткові правила описані у статті про те, чи можна виїжджати з Польщі з PESEL UKR і на який термін.

Чи отримує дитина польське громадянство через народження в Польщі?

Не автоматично. Польське громадянство переважно визначається громадянством батьків, а не самим місцем народження. Якщо один із батьків є громадянином Польщі, ситуація потребує окремої перевірки.

Чи можна подати документи лише матері?

Так. Для дитини до 14 років заяву може подати один із батьків. Згода другого з батьків на оформлення паспорта за загальним правилом не потрібна, хоча його документи можуть знадобитися для перевірки громадянства дитини.

Чи можна подорожувати, поки паспорт виготовляється?

Без чинного паспорта дитина не повинна виїжджати у звичайну закордонну поїздку. Для термінового повернення в Україну можна звернутися по посвідчення особи на повернення.

Читайте також

• Які документи повинен мати українець у Польщі?
• Як оновити дані нового паспорта в PESEL UKR?
• Як виправити дані дитини в польських реєстрах?
• Чи можна виїжджати з Польщі з PESEL UKR і на який термін?

Матеріал має інформаційний характер. Остаточний комплект документів залежить від дати народження дитини, громадянства батьків, віку та установи, до якої подається заява.

Денис Галандзовський
український автор, медійний коментатор і digital creator, який спеціалізується на темі українців за кордоном